论高校教学档案管理工作的缺失及对策

房翠苹

（安徽建筑大学，安徽 合肥230022）

教学管理工作是高等院校常规的中心工作，在高校管理中占有特别重要的地位。伴随着教学管理工作而产生的教学档案，真实地反映了教学管理工作的整个过程，是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志。在一定程度上可以说，教学档案是高校档案的主体、核心和重点。教学档案理应是高校档案中收集最为齐全、管理最为完善的门类，然而事实并非如此，高校教学档案管理工作还存在不少棘手的问题。鉴于此，不妨就其管理的缺失和对策进行有益的探讨。

一、高校教学档案管理工作的缺失

（一）顶层设计的不足

我国档案工作法规体系是以《档案法》为核心，由符合《立法法》规定的若干有关档案工作的法律、行政法规、地方性法规、规章和其他规范性文件构成的相互联系、相互协调的统一体。在高校档案管理中，教学档案除了接受档案法律调整之外，还接受教育部门规章的规范。纵观这些法律法规，不难看出，其制定的时间较为久远，无论是在内容设计上，还是在执行力和协同发展方面，都与当前现实要求相差甚远。

1、内容设计滞后

改革开放后，我国高等教育事业得到了快速发展，档案工作体系也逐步建立起来。就教学档案工作而言，《高等学校教学文件材料归档范围》（教办字［87］016号）和《高等教育档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》（教办［1993］429号）的颁布和实施有力地促进了当时教学档案工作的发展，具有积极的意义。随着高等教育的深入发展，这些规范性文件暴露出的弊端愈发明显。宏观上，部门规章和规范性文件未做到实质性的衔接。《高等学校档案管理办法》第15条对教学档案的归档范围进行了阐述，对其规定上升到了部门规章的高度。乍一看，2者似乎已经衔接的天衣无缝了。然而，规章的规定是在原封不动的套用原国家教委、国家档案局发布的教学文件材料归档范围，显然不合时宜，多少让人感到有点遗憾。微观上，通览这些规定，其在教学计划管理、运行管理、质量管理与评价方面进行了简单罗列，而在教学基本建设管理、教学组织系统建设、教学管理与教育研究方面不是轻描淡写，就是无据可查。

2、执行力不足

执行力问题，是制度建设的核心问题，更是当前高校教学档案管理顶层设计面临的一个亟待解决的问题。结合制度执行力的构成要素，笔者认为，教学档案制度体系执行力的不足主要体现在制度自身质量和制度主体行为2个方面。

不可否认，就20世纪八、九十年代的时代环境而言，教育部颁发实施的一系列规章制度是与时俱进和切合实际的，可谓质量上乘，对当时教学档案工作的发展功不可没。然而，一切事物都处在不断的运动、变化和发展之中，我们要用发展的眼光来看待不断变化的实际。众所周知，制度来源于实践，又高于和指导着实践，应随着实践的发展而发展。发展性是制度的生命力所在。1987年原国家教委、国家档案局颁布的《高等学校教学文件材料的归档范围》，1989年原国家教委又颁布了《普通高校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，这几个文件虽然对教学档案的归档范围、实体分类作了一定的规定，但经过10余年的应用和实践，相关规定多未得到更新，与现实结合得不够紧密，明显滞后于时代给我们提出的新任务。2008年国家教育部和国家档案局颁布了《高等学校档案管理办法》（27号令），此文只有教学档案的归档范围和保管期限的简单划分，没有任何具体实务的规定，内容少，覆盖面狭窄，甚至要求教学档案管理仍然按照1987年原国家教委［教办字016号］文件执行，无法满足新型学科建设中产生的新型教学材料的归档要求。通过梳理这些规章制度，可以发现教学档案的制度建设甚为薄弱，存在与现实脱节的问题。与此同时，陈旧的制度给执行主体带来了认同的障碍。高等教育的发展给教学档案工作的开展带来了新情况和新问题，若无法可依，势必会使高校档案工作者对该项制度产生疑虑。久而久之，档案工作者对制度的认同感会大幅降低，从而会阻碍制度的有效执行。

3、协同程度不高

当前，我国高校教学档案建设存在条块分割、各自为政的问题。各高校往往按照现行的管理机制做好本单位的档案管理工作，缺乏高校间业务协同的组织规划，造成优质教学资源业务分立、数据隔离，跨高校、跨地区协调决策难度很大，协同程度亟待提高。此外，各校的教学档案侧重于内部服务，是以提升内部教学水平为目标，在资源共享和面向服务社会方面存在欠缺。反观北美，其高校教学资源数据库建设呈现共建、共享和共赢3个特征。“北美高校教学资源库有的以政府机构为主体，有的以高校或高校联合体为主体，有的以专业协会为主体；既有国家基金投资，也有专业机构投资，还有企业投资，充分体现了组织主体和开发途径的多样化。”［1］学校之间资源共享较为普遍，运营方式也比较灵活。

（二）行为层面的缺失

在档案利用方面，教学档案利用程度最为频繁，为高校档案工作者所津津乐道。然而对这些档案的内容和利用的对象进行分析后不难发现，所利用的多数为学生的学籍档案，利用者大多为在校或者毕业的学生，真正利用教学档案进行教学和研究的甚少。这种现象的出现在很大程度上与教学档案管理行为层面的缺失有关。

1、管理理念偏颇

厚此薄彼是现今教学档案管理偏颇的重要体现，具体表现在有“学”无“教”、有“内”无“外”2个方面。有“学”无“教”指的是有学籍档案而没有相应的教师业务档案。教学档案生成的主体是管理层、教师和学生，他们在教学过程中相互交融，生成了独特的教学档案。教学档案内容应该包含教学综合、学籍档案和教师业务档案，3者缺一不可。可是现实与理想往往不是一条直线，相差较远。在教改核心理念“一切为了学生，为了一切学生，为了学生一切”的指导下，各高校对教学综合和学籍档案重视程度较高，收集较为齐全。但是，在重视学籍档案的同时，人们却忽视了同样重要的教师业务档案的收集工作，人为地割离了原本集“教”“学”于一体的档案工作。有“内”无“外”指的是重视理论教学档案工作，忽视了实践教学建设档案工作。理论教学和实践教学是教学的2个基本形式，是辩证统一的关系。因此，从另一个方面来说，高校教学档案理应是理论教学档案和实践教学档案的统一体，而这在实际工作中未得到很好的体现。

2、信息化水平整体落后

信息化水平落后主要表现为基础设施建设落后和对外协同服务能力差2个方面。目前，高校档案信息化建设整体较为落后，作为高校优质资源的教学档案信息化建设也不容乐观，不同地区、不同层次的高校信息化水平参差不齐。具体来说，可以归纳为3种类型：其一，信息化建设尚未起步。究其原因，除了人力和财力的限制以外，发展意识的薄弱也占了很大的成分。与综合性档案馆相比，高校档案馆馆藏档案规模较小，在利用中，人工调阅已经能满足需求。这就使得管理层和档案工作者产生了一种错觉，认为信息化除了会带来繁琐的工作任务之外，并不能给实际利用工作带来多少便捷。其二，信息化建设已经开始，但仍处于起步阶段。通过分析教学档案的利用频率，很多高校开始对招生录取信息、成绩信息和毕业信息进行了数字化扫描；对教学过程中形成的电子档案进行有意识的收集。但这种扫描和收集工作还处于局部和初步的阶段，往往还是个人自发性的一项工作，尚未全面正规化开展。其三，高校内部档案信息的全方位对接。在做好馆藏教学档案数字化进程的同时，与教学、招生就业部门进行数据对接，做好教学电子档案的前端控制。笔者通过走访和咨询省内外部分高校得知，大多数高校的信息化水平还处于第一、二阶段，整体形势不容乐观。此外，高校教学档案利用现代手段对外服务方面也显得不足，利用者利用高校教学档案往往需要本人或者委托人到现场办理，在时空方面受到极大的限制。

二、高校教学档案管理工作的对策

（一）梳理法规，健全法制

立法总是时代的反映，作为立法的内在精神品格的立法原则，总要与时俱进。如前所述，就目前档案法律体系来说，不仅立法时间较为久远，而且立法内容和立法效果也不尽如人意。因此，在梳理相关法律法规时，需要注重法律法规形式的衔接和内容的调整，以此来健全教学档案管理工作的制度。

1、形式建设

就法制形式建设来说，做好相关法律法规之间的衔接显得尤为重要。《档案法》作为档案管理领域的最高法律，规范和调整着全国档案管理工作，因而教学档案制度首先需要与《档案法》进行有效地衔接。也就是说，在建设教学档案制度时，要与《档案法》的立法理念保持高度一致，参照其与时俱进的法律条款。不过，作为上位法的《档案法》至1996年修订以来，已接近20年时间，不少立法理念和内容已不合时宜，需要重新修订。作为部门规章的《高等学校档案管理办法》第15条在规范教学档案归档范围时要求参照原国家教委、国家档案局发布的教学文件材料归档范围，虽然多少让人感到遗憾，但是其立法理念和内容还是符合时宜的，同时在立法形式上为教学档案的法制建设留下了充足的空间。换句话说，待教学档案规章制度建设成熟时，只需要把《高等学校档案管理办法》第15条参照的规章制度修改一下就行了，具体程序操作起来相对比较简单。

2、内容建设

完善的教学档案管理制度应是高质量的制度内容和高度的认同主体的统一体，2者缺一不可。

高质量的制度，首先内容要全面、完整、系统，不能厚此薄彼。针对目前高校教学档案制度内容缺失的情况，要适时增加教学基本建设管理、教学组织系统建设、教学管理与教育研究方面的内容，以确保教学档案管理内容的完整性。其次，应体现出较高的协同程度。在宏观上，以共建、共享和共赢为导向，组织规划高校教学档案资源的协同发展，实现高校优质教学资源的整合。笔者认为，在教学资源协同发展方面，中国高等教育学生信息网（学信网）的毕业信息查询就是一个比较典型的案例，具有一定的参考意义。在微观上，能够有助于实现高校二级学院教学档案集成管理。具体来说，二级学院教学档案集成管理就是“系统化、规范化、标准化的制度建设，形成母体系下由许多子体系群组成的金字塔式的网络框架；提炼教学档案内涵成为‘精品’，重视编研成果凝练‘特色’，打造开发利用的创新经典，追求更高境界”［2］。

高度的执行主体认同，需同时满足2个条件：一是制度内容具有较高的质量，此处不再赘述；二是该项制度具有较好的操作性和执行力。制定和完善教学档案管理制度应从实际出发，注重时代发展而产生的变化，与现实紧密联系，在兼顾一般性的同时，考虑到问题的特殊性，这样才能让高校基层档案人员感觉到制度易于贯彻执行，也便于档案执法人员对照制度发现实际工作过程中的不足。

（二）强化理念，深入信息化

1、强化理念，实现集中统一管理

上世纪50年代，我国档案分散的管理现状暴露出了很大的弊端，与档案管理的实际目标产生了严重脱节，鉴于此，国家发布了《关于加强国家档案工作的决定》，决定明确指出：“档案工作的基本原则是集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”，将集中统一管理确立为我国档案管理的基本原则。现阶段，针对高校教学档案管理厚此薄彼的现象，有必要强化集中统一管理的思想理念，实现精细化管理。

首先，统一领导关系，明确管理职责。《高等学校档案管理办法》第1章第5条明确规定，“高校档案工作由高等学校校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作”。这在领导机制上为高校教学档案工作提供了有力保障，各高校只需要有效执行即可。在管理职责层面，校级主管领导在充分重视教学档案管理工作的同时，积极搞好组织协调工作，从人力、财力上加大对教学档案管理工作的支持力度；档案管理人员应当提前介入学校教学管理工作，加大档案重要性的宣传，提升教职工的档案意识；从事教学档案管理工作的人员应在遵循学校档案管理规章制度的前提下，按照精细化管理的原则做好教学档案的收集和立卷工作。

其次，统一教学档案管理制度，实现教学档案管理工作的无缝对接。在教学档案管理制度的制定上，不仅要做到与时俱进，与各项档案管理规定有效衔接，而且还要与学校的教学管理工作规章制度无缝对接。“实现教学档案管理工作的无缝对接，能够完善高校教学档案和体现高校价值，同时会对高校评估的结果产生一定的影响。”［3］

最后，实现档案实体相对集中。高校档案管理部门收集和保管的教学档案实体必须具有一定的全面性，在内容上有“学”有“教”、有“内”有“外”，在载体上是纸质档案与电子档案的统一。

2、深入教学档案信息化建设

“现代技术在国内外一些高校档案馆成功应用的案例随处可见，借助现代开放途径，档案工作充分展示了应有的价值和魅力。”［4］教学工作是高校经常性的中心工作，其产生的档案应用价值相对较高，从高校档案利用情况来看，利用频率也是最高的，深入教学档案信息化建设势在必行。

各高校档案工作发展水平参差不齐，其信息化层次要求也各不相同，但总体目标都是完全实现教学档案信息化管理。档案信息化工作基础落后的高校，应该首先从重点、局部开始信息化扫描工作，信息化孤岛建设应当先行，在此基础上不断地推进信息化建设。档案信息化建设有所推进的高校，应不断丰富档案信息化的内容。学籍档案作为教学历史信息的教学档案在整个教学档案中占据着很大的比重且是利用频率较高的内容，对这部分档案应进行数字化扫描，并按照一定的原则做好著录和图片上传工作；对教学现实信息，尤其是教学数据库里面的珍贵教学信息，要做好档案管理系统与教学管理系统的对接，做好信息资源的前端控制。教学资源共享是教学档案信息化建设的一个重要环节。除了涉及秘密和隐私的内容外，其余教学档案应突破时空的限制，逐步实现网络共享。以明尼苏达大学为例，“该馆已公开档案中有10%的档案上传到网站上供利用者共享及利用”［5］。此外，在教学档案大数据中，实现数据精准挖掘应是信息化建设的灵魂和核心，值得进一步研究和探讨。众所周知，高校教学过程中产生的数据资源是极其丰富的，只有对这些大数据实现整合，并进行大数据深度分析和挖掘，才能及时、准确地找到利用者所需的信息。“高校档案信息服务中心不仅面向高校的教学、科研和管理，还向社会提供服务，也是一个具有全局观念、开放型的服务机构”［6］，教学档案的信息化建设是高校档案信息化的核心内容。

综上所述，教学档案在高校档案事业发展中起着至关重要的作用，在一定程度上影响着高校教学水平评估的结果，是衡量学校办学水平的重要标杆。在新常态下，如何深入剖析教学档案管理的缺失，与时俱进地提出相应的对策，以进一步推进高校教学档案建设，还需学界和基层档案工作人员共同努力。

［1］王峰，涂宝军，张仲谋．共建、共享与共赢：北美高校教学资源库建设及其启示［J］．中国大学教学，2011（8）：92-94．

［2］连红．当代高校二级学院教学档案集成管理模式透视［J］．档案学研究，2008（2）：39-42．

［3］张敏捷．高校教学档案的精细化管理研究［J］．兰台世界，2013（9）：50-51．

［4］刘社文．论高校信息公开对高校档案开放的影响与对策［J］．兰台世界，2013（5）：57-58．

［5］张娟娟．明尼苏达大学档案工作特点及其启示［N］．中国档案报，2010-06-28（3）．

［6］何秀清．基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨［J］．皖西学院学报，2013（6）：147-152．