PDCA 理论在高职院校科研经费管理中的应用

周 琦

（南通卫生高等职业技术学校 江苏·南通 226000）

近年来，随着国家对高等职业教育的日益重视，如何规范科研经费的使用、加强对科研成本的核算、保证科研项目的顺利实施，已成为高职院校财务管理的重要课题。

一、高职院校科研经费管理过程中存在的问题

第一，科研经费申报缺少沟通，高职院校的科研项目以省市级项目为主，故单个科研项目经费金额较少，科研项目、课题的立项申报是一般由科研管理部门或项目负责人进行，其往往重立项，轻经费管理，与财务部门信息沟通不及时，缺乏协调，财务部门只有在经费划拨到单位或需要落实配套资金时才知道科研经费总额。

第二，在科研经费预算的编制过于粗犷，财务部门没有参与科研经费预算的制定，缺少统一的依据和方法，往往是项目负责人单方面的估算，预算的编制没能做到细化，不能按科研活动的步骤分解到分步任务、阶段目标之中。

第三，财务部门无法明确科研经费的支出内容、开支范围与支出标准，无法核实科研经费支出的必要性与真实性，不了解项目的进行程度，无法将经费的使用进度与科研项目的执行进度结合起来进行制约管理，科研经费的支出不按项目申报时的预算进行使用，科研项目结题时的实际支出数和支出项目与预算编制数偏差较大，科研项目管理与经费使用支出管理在一定程度上相脱节。

二、 循环

PDCA 循环理论诞生于20 世纪50 年代，是由美国耶鲁大学博士爱德华兹·戴明提出，故又称为戴明循环。PDCA 循环理论是现代企业管理的基本方法之一，它实质是在生产和管理活动中，为提高产品质量和管理效能，将工作过程分为计划（Plan）、实施（DO）、检查（Check）、处理（Act）4 个循环阶段，实现螺旋上升的过程。PDCA在高职院校科研经费管理中所代表的意义如下：①P——计划，即科研经费预算的编制，包括总体预算和与项目各阶段分步任务相匹配的阶段预算；②D——执行，即科研经费的按预算、分步骤实际使用；③C——检查，就是一要检查科研经费实际使用与预算间的偏离度，找出原因；二要检查科研经费使用进度与分步目标任务是否匹配；④A——行动（或处理）。对科研经费各阶段管理中存在的问题进行处理，成功的经验加以肯定，并予以标准化。在循环过程中这4 个阶段紧密衔接，环环相扣，大环包含小环、小环推动大环，在总结与改进中循环上升。PDCA循环法在生产管理中提升产品质量与企业管理水平发挥了重要作用，其对改进和提高职院校科研经费管理的质量与效果，也将起到积极有效的作用。

三、 循环在高职院校科研经费管理工作中的应用

（一）计划阶段

P 阶段（计划阶段），是实施PDCA 循环的第一步，高职院校科研经费管理的P阶段为科研立项的预算编制阶段。需要科研管理部门会同财务人员等根据科研项目的需要、任务及外部条件对科研活动的整个过程编制合理的预算，对所需的物质成本，如：设备购置及折旧、办公耗材费用、文献资料费用，运用历史成本法、参数模型法等方法作出测算,并加强对所需设备必要性的论证与管理；对所需的人力成本，如：劳务费、评审费等按科研课题的性质，以统一的分档标准测算，控制劳务费、评审费、差旅费等在整个科研经费中所占比重，并按科研项目的实施阶段对科研经费进行配比、细化。在分析以往科研经费预、决算差异的基础上，根据科研项目的各任务阶段，将预算作对应的分解，实行任务点管理及明确各个任务阶段做什么事，到达什么目标，及完成各任务阶段的费用。从预算编制角度把一项科研项目视作大循环，而各实施阶段就是这大循环中的小循环，由局部到整体，从而提高科研经费预算编制的科学性、合理性。

（二）实施阶段

D阶段（实施阶段），是实施PDCA循环的第二步，即在科研项目支出执行过程中应严格按预算规定的项目、范围实施。科研项目负责人应加强对科研经费的使用管理，是科研经费的第一责任人；学校科研管理部门对科研经费开支事项的真实性和科研项目各阶段开展情况及阶段成果进行鉴证；学校财务部门对科研经费开支范围及所提供票据的真实性合规性进行鉴证，并对各阶段科研经费使用情况进行监控，做好阶段经费使用情况小节和分析，在科研项目结题后及时完成项目决算。在财务报支单据中应附加阶段实验结果、研究成果及结论。科研项目负责人、学校科研管理部门和财务部门应对科研经费使用过程中所存在的问题及解决措施及时进行沟通与协调，从而所科研项目稳步推进，经费使用节简、高效。

（三）检查、考核阶段

C阶段（检查、考核阶段），是实施PDCA循环的第三步，学校科研管理部门、财务部门共同检查、考核科研经费的使用、开支范围和标准是否符合项目预算的要求；各时间点上科研经费的支出进度与科研项目进度是否匹配，如果未达到阶段预算的要求，因分析原因，如是未严格按预算执行，经费使用偏离项目目标则应由科研项目负责人修正并由相关人员清退已报支费用；如项目目标未达到要求应由科研项目负责人找到原因，只有达到或完成规定的目标要求，才能进入下一阶段的经费使用；如因科研经目计划制定的不足或研究方法、方向、设施设备发生重大调整、变更而需要调整经费预算时，应由项目负责人提出书面申请，经相关部门审批后方能实施。在检查、考核阶段还应重点检查寻找预算和决算或阶段性目标间的差异及原因，找到造成差异的因素，对其进行分析，提出改进措施，并在下一环节实施中检查上一阶段所提出的改进措施、方法是否得到有效落实。

（四）处理阶段

A阶段（处理阶段），是实施PDCA循环的第四步，对单步骤而言科研管理部门、财务部门，对检查阶段出现的未按预算执行、支出进度与科研项目步骤不相匹配等问题所采取的解决措施，如：明确劳务费的标准、差旅费的开支比例、修订和完善科研经费管理办法规章制度、充实使用管理规定，进一步保证科研的经费使用的合规性。加大宣传力度，使科研项目负责人及参与者了解科研经费预算编制的方法及经费使用的标准及原则，了解所发生问题的整改落实情况。对整个科研项目而言，处理阶段即结题阶段，结题后学校科研管理部门应向财务部门开据科研项目结题通知单，并通知科研项目负责人在规定的时间内办理课题结题决算手续，避免科研经费久拖不结现象的产生，从而促进科研项目预算编制的准确性，决算的及时性，促进科研项目降低成本，提高科研经费的使用效率。

四、 法应用于高职院校科研经费管理工作的优点

一是PDCA 循环的计划、实施、检查、处理的四个环节与财务管理中的预算、支出、审核、决算四个步骤相对应，便于组织与实施，二是将单个科研项目经费划分为多个分阶段的PDCA小环，便于科研经费的精细化管理，整个循环过程中环环相扣，能比较如实反映科研成本支出的真实性与相关性，便于测算出同类科研项目的标准成本。三是对科研经费管理工作而言，每次PDCA 循环都能在上次预算的基础上发现预、决算间偏差的原因并提出改进措施，为确定科研经费的合理的经费预算模型提供数据，从而不断提升科研经费管理水平。

[1]阮鹏.科研项目管理常见的风险与应对措施[J].中华医学科研管理杂志，2014，(2).

[2]刘恒义.关于加强高校科研经费管理工作的思考[J].中国管理信息化，2013，(5).