从折旧费快速增长角度谈共享服务中心的资产管理漏洞

孟西敏

（艾默生科技资源（西安）有限公司 陕西·西安 710075）

一、折旧费快速增长的问题

所谓折旧费，就是企业固定资产在使用过程中所发生损耗的补偿，根据相关规定自投入使用月份的次月开始计提折旧；同时，停止使用的固定资产，自停止使用月份次月开始不再进行计提。在实践中固定资产的具体用途存在着一定的差异性，折旧费科目也不尽相同，通常用制造费用、或者管理费用。如，2015 年4 月20 日，计提固定资产折旧费20000 元，其中：生产车间固定资产折旧费15000 元，管理部门固定资产折旧费5000 元。则会计分录如下：

借：制造费用——折旧费 15000

管理费用——折旧费 5000

贷：累计折旧 20000

通过以上分析可知，企业固定资产投用以后的发生的折旧费用，直接关系着企业的资产状况，如果折旧费用增长过快，则企业的总体资产额就会降低，单位的成本就会增加，这对企业的发展非常不利。近年来，很多企业集团在建立共享服务中心后，随着部分人员和业务转移到共享中心，与业务单位相关的资产采购也需要在共享中心完成，加上共享中心自身发展所需的资产，导致共享中心资产增加，折旧费急剧上升，对企业资金状况也提出了挑战。折旧费用快速增长问题是企业财务管理过程中需要面对的问题，如果处理不好，必须会影响企业的资金状况，影响资金的集中管控。

二、相关部门折旧费快速增长的原因和解决方法

（一）相关部门折旧费快速增长的原因

企业的资产管理者缺乏责任感，目前的状况是，一方面，共享服务中心的IT资产管理人员缺乏资产管理基本知识，管理手段欠缺，意识淡漠。IT 采购部门只要有新增加的员工，就会为其申请采购新的电脑，但是对于老员工离职所归还的电脑，却没有及时进行登记，并实现调剂使用，而是简单的入库，造成账面库存资产大量积压。另一方面，监督机制和监督力度也不够，根据固定资产的管理要求，对于固定资产保管不善的应该做出处罚，但是这项管理在实际工作中未得到落实。在日常管理中，没有做到对固定资产进行及时清查盘点，资产的配置也不是很合理，普遍表现为资产的闲置和利用率不高等现象。经过查看财务报表，发现固定资产投入占比重大，占总资产投资73%，经过对财务资产台账整理，发现公司在册电脑数量1300 多台，几乎为员工总人数的2 倍，资产使用率非常低，而在实物上，IT库房中存在大量已经完全不能使用的电脑,IT未进行报废处理，另外有部分电脑被业务部门长期借用折旧却仍在IT支持部门，IT因为没有资产而在加大采购。共享服务中心的特征，导致资产采购存在控制缺陷。共享服务中心的建立使得各工厂的不同业务被集中在一起，对共享中心的管理者而言，评估各业务单位采购资产的合理性和必要性是一个很大的挑战。而对各业务单位而言，其购买资产，仅从自身业务需要考虑，因为实施的是远程管理，致使其财务人员远离业务，根据数字也无法准确的分析实际情况，对资产的采购评估也会产生偏差，这导致业务单元的资产采购变成工厂和共享中心双方监督的薄弱区，极易发生重复采购、无效采购的现象。造成公司资金流失，资产、折旧迅速增长，资产使用效率低下。员工绩效考核目标存在矛盾，IT 支持部门迫于员工满意度指标的压力，根据业务部门的要求，频繁给予更换电脑，或者给予配置多部电脑。为此采购的电脑数剧增，而换入IT 部门的旧电脑资产，则加大了支持部门的折旧费用。IT 资产管理部门资产信息缺乏，没有资产的完整信息、使用人、使用状况等的记录和跟踪，年度电脑采购预算中，达到使用期需要更换的电脑数量预测完全依赖财务的会计折旧年限进行判断，脱离实际资产使用状况。在编制预算时，留下预算空间，预算采购数量年年上升。资产采购审批环节存在问题，IT 部门往往迫于业务部门的业务紧急等压力，先行购买资产，然后才根据公司流程的要求补办资产采购申请等相关手续。

（二）折旧费快速增长的解决方法

第一，建立资产管理部门的资产台账，对企业资产进行全面的记录、监督，并建立起相应的考核机制。协助IT部门，通过对财务资产台账的整理和公司实物盘点，帮助IT 建立资产台账。并要求台账完善资产信息。信息与财务共享，对于电脑的购买、使用、转出、报废环环相扣，所有环节及时更新。财务通过单据和台账进行核对。在核查IT部门年度预算时，根据台账，严格控制IT预算数字，不允许留冗余。严格按照资产采购流程进行采购，对于先购买，后审批的予以杜绝。从源头保证采购的合理性。降低不必要采购。IT 部门日常申请采购时，应当严格按照要求进行审核，要求提供相关信息；同时，还要建立采购绩效考核机制，其中包括对资产管理部门的采购金额、库存率的考核，并且对库存、采购进行严格控制。

第二，加大对财务人员和资产管理部门的培训力度。高素质的人才是企业财务共享工作得以顺利进行的关键，应当加大人才培养力度，不断提高员工的综合素质和业务技能，实现日常管理目标。对于企业新进员工，要求IT 部门在配备电脑时，尽量使用库存电脑，以减少库存量，提高固定资产使用率，对于需要更换电脑的，要求进行使用人现有电脑的信息核对，同时还要全面了解资产是否达到使用年限或者是否可用。培养各业务单元资产管理人员的资产管理意识和采购成本效益意识，强化与工厂沟通，加强资产采购的可行性评估。

第三，不断完善企业的资产管理制度，建立起相应的资产使用、管理机制。对由于资产出借造成的费用中心和使用人不一致的，要求IT 部门必须予以清理。对已经不能使用的资产，督促其尽快进行实物处置，减少帐存资产数量。逐步提高其库存帐的质量，使之更真实反映公司现有可供使用电脑状况。建立资产使用政策，对业务部门要求更换的资产，如果未达到资产使用年限的，向工厂收取费用。培养员工良好资产使用习惯，延长资产使用时间。对于员工不善加使用，致使资产使用期限降低的，IT 部门在更换电脑时，由工厂补偿资产处置的损失，提高员工爱护资产的意识。

第四，建立资产管理模块，加强与IT 和各业务单位之间的相互协调与配合，及时了解资产的应用情况。实践中，将办公室自动化系统与企业固定资产管理工作结合在一起，实现数据资源的有效共享，提高资产管理水平。同时，还要不断完善和健全企业财务管理系统，加强信息化建设，各业务单位应该根据自己的实际情况，搭建信息化平台，及时更新系统确保信息平台平稳运行。实现业务单元的资产与工厂管理部门的共享，提高工厂对各自在外资产的监督。

第五，增强职工的风险意识和防范能力。共享服务中心的业务是集团其他工厂业务的一部分，所以，必须增强风险防范意识和能力，以确保各业务单位能够平稳运行。由于电脑属于服务共享中心的最关键的资产，对各业务单元开展远程业务起着至关重要的作用，所以IT部门应该定期对电脑使用运行状况进行分批、有序的摸底，随时掌握资产运行状况，有计划的进行替换，在消化现有库存的基础上，设置少量公用电脑，防范业务运行中的突发风险。同时避免因业务中断而引起的不符合流程的非常规资产采购。

[1]任晓艳.实施共享服务中心的风险管理研究[D].西南交通大学,2008.

[2]张永娇.财务共享服务中心构建问题研究[D].河南大学,2014.

[3]朱凯.跨国公司财务共享服务中心问题研究[D].苏州大学,2013.