浅析新形势下房产档案的数字化管理

高 原

(哈尔滨市住房保障和房产管理局档案信息中心 黑龙江 哈尔滨 150000)

一、浅析房产档案数字化的含义

房产档案数字化是指借助一些诸如计算机、扫描、数据库和多媒体存储技术之类的新时代下的先进的、科学、发达的技术，有效的实现将各类形式的房产档案转化为简洁明晰的数字化的信息，并将其以数字化的信息储备起来，借助网络这一高新途径将其有机的结合起来，并最终通过计算机系统对其进行统一管理，力求建成一个系统、全面、科学、安全的信息数据库，以供企业和相关人士随时查阅和调取资料，方便了房产档案的管理和传递，在很大程度上实现资源在多个领域内的共享。

二、实现房产档案数字化管理的必要性分析

在经济飞速发展的今天，伴随着房地产业的不断兴起，房产交易无论是在方式还是在数量上都发生了巨大的变化，传统的房产档案管理模式已经无法适应现代化的房产发展水平。房产权属档案数字化管理可以很好的克服传统的管理模式所暴露出来的很多缺陷，在信息获取的途径方面、信息获取速度的大幅度提升层次上、在图文结合层面、在现代化的网络和计算机的运用上、在信息的储备能力方面、在档案的保存形式上、在档案的分类、整理、排序、查阅、统计等管理方面都表现出显著地优势，而这些优势能够不断地改善我国房产企业的档案管理水平，推动房产档案管理的发展，从而更好地为房地产企业的发展提供正确、科学的信息，不断地提高工作效率，有效的实现我国房产企业档案管理的科学化、规范化、数字化。

三、新形势下房产企业档案的数字化管理现状分析

1．对房产档案管理数字化的认识不足

近年来，虽然房产档案管理方法在不断地改进和完善当中，但是步伐缓慢，效果不是很明显，其中一个主要的原因就是相关人员对房产档案管理数字化的管理模式的实现缺乏足够的认识，对其重视程度明显不足。不注重房产档案信息采集的分析和归类，将其单纯的等同于简单的文字处理工作，忽视了档案管理工作队企业经营过程中的重要的作用。因此，在实际的管理实施过程中，缺乏严谨的信息采集与分类环节，使得档案材料归档与保存形式化，严重的破坏了信息的完整性，大大的降低了其使用价值，也耽误了大量的时间，拖延了工作进度。

2．缺乏专业的人员指导和开展档案管理工作［1］

随着社会的不断发展和变迁，我们必须清楚认识到现代化的知识型档案管理早已逾越传统的手工劳动范畴。我国在房产档案管理中缺乏对专业人才的投入，大多数档案管理人员都不是毕业于档案管理专业的人员，也没有经过严格的审核和培训，有些是临时从别的部门抽掉过来补充人员短缺的，他们只是单纯的认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集、分类、存放，根本意识不到档案管理工作对企业经济发展的重要性。

3．有效实现房产档案管理的数字化的若干措施

(1)提高房产业相关人员对档案管理数字化的深层认识

实现房产档案管理的数字化的主要目的在于科学、系统的管理房产档案，方便档案的调用、查阅等管理要求，保证档案的完整性、科学性和便利性，为企业管理者制定企业决策提供正确的依据。而一旦档案资料在管理过程中因为管理不善，而导致档案内容的缺损、不完整、记录不规范，这必将在很大程度上降低档案信息的真实性和实用性，从根本上失去了其本身存在的意义。房产企业档案管理的发展水平在某种意义上受到人力、财力、物力等相关因素的制约。所以想要快速实现房产档案管理的数字化，不断地提高相关业务管理水平和工作效率，房产档案管理人员应该注重从相关人员的思想认识上着手，深化员工对这一科学的管理模式重要性的认知，突出显示出其在企业在未来市场竞争中的核心竞争力，着重强调其相对于传统的管理模式相比所显示出的巨大的优势，让其从根本上意识到实现房产档案管理数字化的必要性，并在实践中不断地加大资金和人力的投入，更快更好的消除档案管理工作中存在的弊端，推动档案管理工作向着优质、高效的方向发展，促进房产档案管理现代化的建设。

(2)提高档案管理人员的业务能力，实现员工的专业化、规范化［2］

数字化房产档案管理，是一门集众多学科于一体，对专业性和技术性有着较高的要求。数字化房产档案管理人才，必须拥有全面系统的知识框架和敏锐的观察和信息处理能力，才能在数字档案建设过程中发挥出其作用。在竞争日益激烈的时代背景下，要想富有成效的实现房产档案管理的数字化，管理部门必须建立一支有专业素养高、文化水平高、思想觉悟高、业务水平高的卓越的房产档案管理人才。因此培养和造就高素质的既懂档案管理业务工作，又熟练掌握办公自动化技术的综合型人才则对企业的发展战略意义非凡。这就要求相关单位应该重视档案人才的教育和培养，充分激发和调动档案人员的自觉性、积极性，不断地提高房产档案人员的能力，打造出一直专业知识过硬、综合实力超强的团队。

结语:快速发展的房产业对我国房产档案管理工作既创造了机会，也带来了挑战，传统的房产档案管理模式因其诸多的缺陷已经很难顺应当下房产企业的不断地跨越式的发展。笔者认为，我们必须尽快实现房产档案管理的数字化模式，向科学、系统、全面、便利、完善、高效、先进的趋势进步，逐步推动我国房产档案管理完善，加大人才、财力和技术开发方面的投入，不断提升档案工作者的专业化程度，为房产档案管理数字化的全面实现打好坚实的基础。

［1］王斌.计算机技术在房产档案数字化管理中的几点思考［J］．硅谷，2011(03 －04)．

［2］陈霞红.房产档案数字化管理的建设与应用［J］．浙江档案，2010(07 －08)．