地方志年度资料整理之我见

赵春满

(哈尔滨市人大常委会办公厅史志办 黑龙江 哈尔滨 150000)

地方志资料是编修志书的依据和基础，地方志资料是编修志书的先决条件。没有地方志资料，编纂地方志书将成为无源之水、无本之木，无法成书，可见资料在志书编纂中的决定性作用。

为了避免修志资料的缺失和不足，消除修志工作中“编着历史的，丢着现实的”状况，保证下一轮续修工作全面、客观、系统地编纂地方志，2008年，我市启动了地方志资料年度化工作，同年6月，市政府办公厅转发了《哈尔滨市地方志资料年度化实施办法》。2009年11月，市地方志办公室又制定了《哈尔滨市地方志资料年度化工作实施细则》。经过5年来的工作，在市地方志办公室的指导下，经过全市各责任单位的共同努力，我市地方志资料年度化工作取得了可喜的成绩，为下一轮编修志书奠定了良好的基础，在促进全市经济社会发展中发挥了积极作用。

然而，由于多方面的原因，我市地方志资料年度化工作还存在一些不足，特别是对地方志年度资料的整理工作还缺乏统一的认识和操作上的统一规范。有的责任单位提出的年度资料搜集、整理工作提纲粗糙不细，大而无当;有的将年度资料编写成修志用的资料长编或志书的初稿;还有的年度资料收入的不完整、不系统、不规范，难以适应下一轮修志工作的需要。这些问题亟待分析研究，认真加以解决。

地方志年度资料工作包括资料的搜集、整理、考证、保存、使用等方面内容，本文仅就资料整理问题，试图根据自己10年修志实践的体会和修志理论的理解，拙见如下。

一、要明确地方志资料年度化的定义及其目的

何为地方志资料年度化?地方志资料年度化是指以年度为单位，对本行政区域内地方志书编纂所需要资料进行的搜集、整理和保存工作。以年度为单位是其主要特征，即搜集、整理、保存每年1月1日至12月31日时间内所产生的全年的地方志资料。地方志年度资料的类型主要有:文字、照片、图表(地图、图片、表格)和音像等。承担编纂市志任务的参编单位负责本地区、本系统、本部门、本单位的地方志资料年度化工作，即为责任单位。

地方志资料年度化工作的主要目的是:为全面贯彻落实国务院《地方志工作条例》，促进地方志资料工作的常态化、制度化、规范化、法制化，为下一轮地方志书的续修提供全面、客观、系统、翔实、有用的资料，并向社会提供有关的咨询服务。具体地说，根据国务院《地方志工作条例》第十条关于“地方志书每20年左右编修一次”的规定，现在我们在本届(即第二轮)修志期间所搜集、整理、保存的地方志年度资料，是要在若干年后启动新一轮(即第三届)续修工作时为编纂地方志书所用，并为地方经济社会的全面发展提供服务。

二、要结合实际制定好地方志年度资料搜集、整理工作提纲

各责任单位要结合本地区、本系统、本部门、本单位的实际，根据自身的职能划分和职责范围，依据第二届承编市志的篇目，制定出年度资料搜集、整理工作提纲。资料搜集工作提纲和资料整理工作提纲可为一个提纲。工作提纲是志书的框架和总体设计，它的制定要反映出本地区、本系统、本部门、本单位的全貌和发展变化的情况，特别是要体现出社会主要变化的特点和时代的特征。资料搜集、整理工作提纲，它确定资料的搜集范围，制约志书的编写内容。因此，要科学、合理、全面、系统地制定工作提纲，使其设计合理，完备无缺，切合实际，便于操作，做到主题突出，详略得当，横不缺项，纵不断线，层次分明，简洁实用，以达到思想性，科学性和资料性的统一。笔者以为，专题和主体资料题目的设计和安排，宜多不宜少，宁多勿漏，以便按工作提纲广征博采，否则就限制了资料的搜集，不利于资料的整理，以至影响将来志书的编纂。当然，所谓广征博采、宁多勿缺也不是要漫无边际地搜罗与修志无关的资料。

年度资料搜集、整理工作提纲确定之后，要报送市地方志办公室审核，经批准后方能实施。如责任单位所记述的客观对象发生变化，依据实际情况，工作提纲可作适当调整。

三、要用原始资料说话，科学整理地方志年度资料

地方志年度资料的整理，要以资料整理工作提纲为依据、为纲目，坚持资料“使用要慎”的原则，精心组织安排资料，把较为完整的原始资料，按照修志的要求和需要，将他们编辑在一起，使其系统化，形成地方志年度资料整理汇编。形成的汇编，内容要详，取材要精，把最典型、最能说明问题的资料编排进去，少一些撰著，多用原始资料反映事物的全貌、发展变化、规律、经验和教训。年度资料的整理虽然最忌简单的资料排列、堆砌，但也不能将资料编写成修志用的资料长编或志书的初稿。对年度资料的整理，万万不可现在就将其加工成志书的毛坯或志书的雏形，若是如此，将大大限制住若干年后第三轮修志人员的创造性和聪明才智的发挥。须知，我们现在把年度资料编写为修志用的资料长编或志书的初稿，也是依据现有的原始资料而形成的再生品。对于这种已失去了资料原始性的再生品，下一轮修志人员对它的“可用性”、“信任度”是不会完全认可的，他们大都会依据原始资料进行志书的编纂的。实践告诉我们，还是谁编纂哪部志书，谁就编写哪部志书的资料长编和志书的初稿为好。从某种意义来说，在我们完成的地方志年度资料搜集、整理汇编中，若撰著的部分甚多，或原始资料全无，则可表明其年度资料搜集、整理工作不尽如意;反之，如原始资料居多，撰著的部分甚少，就能说明其资料搜集、整理工作富有成效。因此，我们在资料整理工作中，要切忌资料不足，硬拼乱凑，或随意撰著，抛东弃西，高度概括，空洞无物。一定要以原始资料为主，编写为辅，以资料取胜，用事实说话，多用第一手资料去说明一切、证明一切。

四、要区别不同情况，采取相应的资料处理方法

资料整理，要少一些撰著，多用原始资料说话，不是一律不编辑了，不改写了，而是要实事求是，因地制宜，区别不同情况，采取不同的资料处理方法。对有的专题资料的整理，如果所搜集上来的原始资料过于分散、零星，不集中、不完整，每份原始资料可用的内容很少，而所涉及的原始资料的件数又很多，则只能依据这些原始资料进行符合原意的综合撰写。这种撰写虽已失去资料的原始性，但不失资料的原意，可以说是起到了略而不缺，简而不遗的作用。有的原始资料，对今后编纂志书完全有用，需要删节和改写的地方不多，就应当保持资料的原样，原封不动为好，这样有利于下届修志人员编纂志书所用。否则，有些原始资料被掐头去尾，或摘其某段，会给人有“丈二和尚摸不着头脑”的感觉。总之，各责任单位的情况不同，所搜集的资料也各式各样，所以对资料整理的要求也不能完全强求划一，而应实事求是，具体情况，具体对待。但不管什么情况，整理出来的年度资料汇编要保证资料的准确性、完整性和科学性，符合规范要求，适用、对路，为下届修志而用。

各责任单位依据工作提纲完成的地方志年度资料搜集、整理汇编，除以电子版形式上报市地方志办公室并自存外，还应自存保留纸质的资料汇编，以方便平时查找资料和为下届修志所用。

有关地方志资料年度化的理论探讨和工作研究，在我国还是一项新的工作，对于地方志年度资料的整理问题，有待进一步深化理解和重新认识。由于本人理论水平、专业知识和实践经验所限，本文难免有纰漏之处，敬希专家、学者和同仁不吝指教。