关于构建档案应急机制的思考

高 峰

(黑龙江省农垦总局佳木斯离退休干部休养所 黑龙江 佳木斯 154002)

一、建立档案应急机制的重要性

(一)档案应急机制是提高档案安全的重要手段之一

档案作为宝贵的社会财富，对于社会的发展具有极为重要的意义和价值。档案通过对国家各个方面的历史的进行记录，可以说是记忆的缩影，由于其所记录的资料较多，所以档案数量和信息价值都较大，这自然就对其保管提出了较高的要求。通常情况下，档案中的一些原始资料都具有孤本性的特征，一旦受到损毁，则会无法补救，导致其失去利用价值。

(二)档案应急机制的构建可以更好的应对档案突发事件的发生

构建档案应急机制是为了能够更好的应对突发性公共事件，一些人为或是自然原因所导致的突发性公共事件发生时，其会带来区域性的严重破坏发生，人员和财产安全都会受到较大的威胁。所以建立档案应急机制，可以预防自然灾害和人为灾害的发生，同时在公共安全事件发生时也能够灵活应对，占据先机，从而有效的提高档案的安全系数，使档案资料的完整性能够得到保障。

二、档案应急机制系统构建

(一)预防系统

预防系统是整个应急系统的基础性工作。包括强化工作人员危机意识、进行应急处理模拟训练、制定应急计划、做好物资储备、确定突发性公共事件指挥决策机构成员、建立档案容灾系统等内容。其中，物资储备包括人力、物力和财力的储备。人力资源储备指档案机构应与诸如消防等专业抢险救援队伍建立联系，从政策法律上取得国家军队武装力量的支持，在档案安全受到灾害威胁时能够及时地进行救援;物力资源储备指档案馆应备有突发性公共事件发生时用以保护档案的必要救援设施和装具，在遇到突发性公共事件又无法及时转移档案时可以暂时用这些装置减少档案损失;财力资源储备指应建立档案应急工作专项基金，用于确保档案应急机制的有效运转，减少档案在突发性公共事件发生时的损失。

(二)应对系统

由于突发性公共事件爆发的具体情况是很难准确预测和防范的，所以档案工作在突发性公共事件中的应对系统是应急机制的重要组成部分，也可以说是在突发性公共事件发生时档案安全的最后一道防线。一旦事件发生，预防系统无法确保档案安全时，如何抢救档案、优先抢救哪些档案等问题都应建立相关制度或规章对其进行规定，并及时对事件进行监测，在突发性公共事件的显现爆发期到来之前对档案进行转移或采取其他措施将其与事件可能造成的灾害隔离，控制灾害对档案的影响。

(三)组织领导系统

在突发性公共事件发生时，应急机制的有效运行必须依靠有效的组织领导机构来进行运作。因此。建立明确的组织领导机构是十分必要的。在应急指挥决策机构中应明确一名分管突发事件的领导，成立档案工作应急决策机构，指定专门的档案安全负责人。在突发性公共事件危及档案安全时指挥部署档案救援工作，该负责人可由政府部门分管档案系统的相关领导兼任，档案工作应急决策机构的成员还应包括档案馆馆长以及政府相关专业救援部门领导。同时，应在档案馆内建立档案工作应急小组以便及时配合专业救援部门开展档案救援工作。

(四)保障系统

即在事件发生时，除预防系统中的储备工作外，档案应急机制的运转要有相关法律法规的保障，如地震、洪灾发生时，什么人来转移档案、怎么转移档案、优先转移什么档案等许多事项都需要有法律法规的保障。同时，保障系统还应包括信息传递途径的保障等内容。

三、建立档案应急机制过程中应注意的问题

(一)强化档案工作的应急意识

通过构建档案应急机制，当档案的预防系统及灾害防御政策都相对较为完善时，可以有效的降低突发事件过程中档案的受灾程度，但相对来讲，在完善的机制下档案工作人员对档案保护的安全意识也会随之松懈，在思想上容易麻痹大意。所以需要档案部门要加强档案人员的安全教育工作，强化档案人员及全社会对档案的防灾减灾意识，从而营造一个良好的灾害应急氛围，确保档案保管的安全。

(二)应急机制建立中各子系统应均衡发展

在构建档案应急机制工作中，对预防工作更为重视，所以在预防系统建立时受到的关注度较多，但在档案应急机制中，预防系统只是其中一项内容，在突发性公共事件发生时，需要预防、应对、组织和保障系统的共同作用才能确保档案的安全。所以在应急机制构建过程中，需要确保应急机制中各系统的均衡发展，只有这样各系统才能在应对突发事件时相互作用、相互支撑，确保事故影响降至最低。

(三)应急机制建立中对于灾种的考虑应较为全面

在当前档案安全工作中更注重于对火灾的防范。尽管火灾在突发性公共事件中是较为常发生的一类灾害，但在各种突发事件中，火灾也只是众多种类灾害中的一种，突发性事件种类较多，因此需要在构建档案应急机制过程中要全面对各种灾害可能带来的破坏性进行考虑和分析，确保所采取的预防措施的全面性。

四、结束语

档案应急机制的建立属于对档案安全性的事前预防，在当前我国构建档案应急机制过程中，由于在这方面制度建上不仅缺乏相应的资料，而且制度上也处于空白状态，这就需要在应急机制构建过程中要深入到实地进行考虑，从而获得第一手资料，这样才能确保所构建的档案应急机制具有较好的可操作性和科学性，有效的提高档案资料的安全性和完整性。

［1］戴金英.城建档案馆灾害应急体系的建立［J］.城建档案，2010(3).

［2］吴加琪.周林兴.档案部门灾害事件应急准备能力研究［J］.浙江档案，2012年6 期.