试论新时期事业单位档案的数字化管理

吴丽丽

一、新时期加强事业单位档案加强数字化建设的意义

事业单位的档案管理包含文书、人事、基建档案三部分，档案管理是事业单位做出科学决策的重要前提。信息技术的发展推动了档案数字化管理的发展进程，这种管理手段可以节约档案检索的时间，提高所查询信息的准确性，提高档案的利用率。数字化的档案管理有助于事业单位经济效益的提高。传统的档案管理需要耗费很多的办公费用，增加了事业单位的支出，档案的数字化管理可以节约档案存储空间和储存成本，同时在查询方面很便捷，在一定程度上可以提高事业单位的经济效益。档案的数字化管理可以提高行政效率,因为这种管理手段可以让档案及时、迅速地归档，管理人员可以拥有更充分的时间研究档案，开发档案潜在的价值，让工作的开展更加井然有序。

二、新时期事业单位档案的数字化建设中存在的问题

很多单位主要采用传统的档案管理方式，档案管理的重心放在人工管理纸质档的档案，查阅的过程中耗费很多的时间和金钱。同时很多档案只起到了存储的作用，这种宝贵的资源并没有获得开发，档案被查阅的限制很大，开发的价值没有体现出来。档案的查询与利用的便捷在数字化建设中存在一定的弊端，比如档案容易被别有用心的人复制和散播，安全系数不高，加上档案管理人员的专业素质较低，对档案安全存储的意识不足，容易将数据丢失或者损坏。事业单位在档案数字化的建设过程中对硬件和软件的投入不足，缺乏抵抗黑客盗取重要信息的系统，[1]容易泄露信息而导致国家或者单位的财产损失。我国事业单位的档案管理软件质量参差不齐，有些软件缺乏管理功能，有些软件在信息流通上是不完善的，针对本单位的特点自主开发的软件很少，在市场上购买的通用软件存在各种各样的缺陷。档案的数字化管理需要一个统一的管理标准，但是我国的事业单位收集、管理信息的质量较低，档案的目录和细则之间不兼容。软件之间不兼容导致档案的技术和程序缺乏全面、统一的管理标准，这对档案数字化的发展形成了一股强大的阻力。我国的事业单位的档案管理工作人员的专业素质较低，对计算机的操作仅仅局限于日常的基本操作，再加上档案管理的工作性质十分单调和枯燥，档案管理工作领域缺乏复合型的人才。

三、加快新时期事业单位档案的数字化管理步伐的措施

为了让事业单位档案的数字化建设更加全面，在档案管理中，管理者应将档案信息及时利用计算机将档案存储在安全的地方，严格规定档案审阅的流程和时间。利用信息技术及时提醒工作人员按时处理工作，保证档案管理的工作安全、可靠。这种数字化的管理方式可以缩短信息传递与反馈的时间，减轻工作人员的负担，提高办公效率。同时事业单位应从长远的角度看待数字化管理，构建数字化的管理系统，加大硬件设施和软件的投入，及时升级系统，确保档案的安全性。同时档案管理工作应该用明确的规章制度进行细分，落实监督和问责制度，在档案数字管理系统中的操作、维护等过程中做到科学管理，不断提高事业单位的档案管理效率。在新时期的大背景下，自动化办公系统的应用已经比较广泛，在这种背景下对办公自动化系统中添加档案查询功能和设置开放查询的权限，[3]将系统的功能与实际情况有效结合，才能提高管理的综合效率。档案数字化的管理系统必须具备良好的升级能力，只有这样才能跟上时代的变化，发挥出相应的管理功能。事业单位的档案数字化建设必须重视档案管理的可靠性，否则容易造成数据丢失和缺损等问题。

国家应对事业单位的各方面的软件投入提供资金支持，鼓励单位自主研发符合自身特点的管理软件，从而提高档案管理的效率和可靠性。同时单位应该鼓励工作人员不断学习补充计算机知识，提高计算机操作的能力。单位应提供员工的交流平台，提供更多的培训学习机会，提高管理人员各方面的素质。事业单位应针对档案数字化管理的特点制定符合本单位实际情况的档案管理机制。单位可采用档案使用安全机制、使用机制、工作制度相结合的方式实现档案数字化。数字化建设需要防范机密档案被窃取或者丢失，甚至恶意修改，做到保证信息安全，避免给将单位和国家带来损失。

四、结语

我国的档案管理工作如今仍存在着一些问题，但是加强档案管理数字化建设要以社会和科技的发展水平为前提，科学的改革遵循循序渐进的规律，运用比较先进的管理体制和手段进行改革。同时竞争日益激烈的情况下，国家更需要培养实用型的，具有创新性的人才。档案管理工作人员的综合素质需要不断提高，提 倡学习型的工作模式，构建和谐社会需要不断提高管理质量和工作效率。提高档案管理数字化水平对管理制度的规范和完善具有重大意义，这也是时代发展的必然要求。

[1]张巍.谈事业单位档案数字化管理[J].黑龙江档案,2014(02):134.

[2]张倩.事业单位档案的数字化管理研究[J].才智,2014(20):328.