Excel在财务管理中的应用

□文/孙丽霞

（郑州大学西亚斯国际学院 河南·新郑）

一、Excel在财务管理中的具体应用

（一）利用Excel建立标准化财务表格。财务表格的建立离不开Excel中工作表和工作簿的应用处理，利用Excel能够依据会计思维快速建立具有财务特色的数据表格资料。Excel工作簿的建立既可以通过Office菜单功能建立空白工作簿，然后自行进行工作表的数据有效性设置和数据字段的定义，也可以利用现存模板进行快捷的应用创建。当然，我们也可以利用网络链接，对网络上的财务数据工作簿模板进行下载和应用。而且Excel在财务工作簿的添加过程中宏的使用，不仅降低重复输入带来的系统误差，还极大地减轻了财务人员的工作。

例如：在员工工资模块中如果要创建相同的列表，或者其他类似操作可以利用宏来实现。首先，在工具栏中选择“宏”按钮，然后选择“录制宏”，更改宏名称为“员工信息表”，如图1。（图1）然后在相应的工作表中分别录入相应字段“员工编号”、“姓名”、“性别”等。（图2）选择“停止录入宏”，这样Excel就会记忆下相应的操作，一个完整的名称为“员工信息表”的宏就录制完成了。在以后的工作中，遇到相同操作，只要简单的查看宏并执行宏，就可以完成相应的操作，得到与之前相同的结果。

（二）利用Excel函数对财务数据进行处理。Excel在对数据的处理中不仅仅局限于标签栏和工具箱中功能按钮的使用，公式和函数的应用极大程度地便捷了财务数据处理工作。Excel庞大的函数群为我们进行数据分析提供了300多个函数，其中包含财务函数50多个，加之函数和公式的嵌套使用，更赋予了工作表发达的数据处理神经，提高了财务数据处理能力。财务管理中常用的 SUM（）函数、AVERAGE（）函数、LARAGE（）函数、SMALL（）函数、MAX（）函数、MIN（）函数、RANK（）函数、IF（）函数等能够让财务工作者实现对财务数据的计算排列分类等数据处理工作；VLOOKUP（）函数、HLOOKUP（）函数和OFFSET（）函数的使用能够满足财务人员对相同或关联财务数据的系统查询；财务管理函数更是能够实现财务数据优化处理，如折旧函数（直线法折旧函数SLN（）、年限总和法折旧函数SYD（）、双倍余额递减法函数DDB（）、固定余额递减法函数DB（）），货币时间价值函数（现值函数 PV（）、终值函数 FV（）），投资函数（净现值NPV（）函数、内涵报酬率函数IRR（）函数以及MIRR（）函数）等，有效地进行财务数据系统化处理分析。例如：某公司准备购买一项专利技术70万元，以改进生产规模，项目周期为5年，以后各年的净现金流量分别为12万元、15万元、18万元、21万元、26万元，如果资金成本为9%，重新投资成本回报率为11%，那么评价这项投资的NPV是否大于0。（图3）

（三）利用Excel进行财务数据的形象化输出。财务数据处理的目的是为了把杂乱且抽象化的财务数据信息转化成形象化具体化的信息数据供投资者所有者使用。Excel图表具有种类丰富、形象直观、二维坐标、图像和数据双向联动等特点。不仅如此，Excel还具有柱形图、面积图、XY散点图、股价图等14种图表类型和20种自定义图表类型。能够充分满足财务工作者的数据形象化输出要求。数据和图像的相互关联，能够实现数据到图表之间的自动统一，不至于因数据或图表的脱离而丧失价值。Excel的数据还可以同步实现多张工作表数据为来源创建图表，对于某些像是面积图、条形图、柱形图、XY散点图等二维图形还能够添加包括指数、对数、线性等六种类型的趋势线，充分体现数据的特征。

图1

图2

图3

（四）Excel对系统化数据的保护。Excel可以通过“Office按钮”下的“Excel选项”设置，选择保存工作簿的时间间隔，而保证财务工作人员在进行数据录入时的突发状况，保证了财务数据的完整性。另外，Excel建立的工作簿和工作表，都可通过财务人员设置的单元格保护、工作表保护，工作簿保护和加密等操作实现财务数据的隐藏和保护，防止了财务数据的随意更换和变化，在一定程度上保证了财务数据的安全性和真实性。

二、Excel在财务管理应用中存在的问题

（一）Excel工作表格功能分类不明确。Excel在财务数据的处理过程中涉及大量的工作表，工作表是我们日常数据的基本承载体和处理数据平面。一般情况下我们对数据过程中的工作表格依据不同的作用大致区分为原始数据表、数据源、数据处理表、数据输出表等，这样能够保证数据的处理规范性和准确性。其中原始数据表中的数据往往来自于企业内部会计处理或者企业外部数据源，这些数据往往不够规范，没有统一的数据格式，比如大多数据区域中多存在空格、空列或者空行，有些存在区域对单元格进行合并，有的多表头共存，或者数据的类型在同一区域存在差别。所以，财务人员在数据分析过程中往往无法直接使用。那么，为了充分满足数据的处理需求需要对数据进行初步的分析整理，形成可以运用的数据源。数据源表要求有较为规范的数据格式，具有数据库的基本特征，如单表头没有数据单元的缺失和单元格的合并等。而且可以合理对数据源表中的数据进行分析处理，在数据处理表中可以插入公式、函数等数据处理工具，对数据进行排序、求和、筛选等处理。数据处理的结果需要有合理的呈现，在数据输出表中可以将处理分析过的数据以图表化的形式输出，呈献给信息的使用者。而在实际的财务处理过程中，财务工作者往往忽略Excel表格的分类使用，表格功能分类不明确，致使数据在处理过程中的丢失或者错误。

（二）定义不科学导致数据缺乏动态性。为了实现数据的相互关联，实现数据的动态处理，Excel可以实现对公式函数、数据区域、甚至是工作表或者工作簿使用定义的名称。单元格是目前财务人员在函数和公式中使用较多的对象，而定义名称的使用就显得是凤毛麟角。Excel在函数的应用过程中可以利用已经被定义了的数据模块，可以实现对大规模数据的直接引用和关联。同时还能够利用函数对数据模块进行动态名称定义，使得数据源表中的财务数据发生变化时，实现数据图表的自动调节，从而满足数据和实际业务系统的动态统一，实现信息的及时性要求。而在实际应用Excel的财务管理过程中往往对数据的定义不够准确或者是对数据的引用不够合理，导致数据显示的动态性不足。

（三）VBA和宏的应用不足。宏是Excel中的一个特殊功能，它能够让用户的一些复杂任务实现自动化处理。能够在财务处理过程中简化财务人员繁琐的数据录入和表格创建等基础工作，从而实现办公效率的提高。而VBA是office Excel的一种扩展工具，能够通过条件语句、循环语句和WITH语句的使用，实现繁琐重复操作的自动执行、复杂的数据分析、Excel的二次开发等操作，使数据处理实现智能化。而实际的财务管理工作中VBA和宏，往往被财务工作者所忽视，使得大量的重复性操作在财务工作中不断出现，极大地增加了数据处理的任务，浪费了时间，导致事倍功半的结果。

三、提升Excel在财务管理中应用的建议

（一）加强财务人员Excel能力培养。随着对会计信息化的逐渐深入，Excel在财务管理中的优势日益凸显，但是目前财务人员对Excel工作表格的应用还不够充分和熟练，对财务工作人员进行Excel能力的培养，就要从数据的输入、处理和输出等环节进行培养学习，提升财务工作人应用Excel进行数据处理的能力。在数据的输入阶段，根据不同信息处理的需求，合理设计工作表的数据结构，对数据表中的数据进行合理定义，数据的输入过程中结合数据的自身特点进行不同的数据操作。同时掌握公式函数的应用，能够让财务人员的数据处理能力得到极大地提升。在数据的处理阶段财务人员应该掌握收据的筛选、分类汇总、数据透视表等数据处理的方法，这样公式与Excel的常规数据处理方式的结合使用，能够让财务人员的数据处理能力更加完善。数据的输出方面应该根据数据的实际需要合理地选择数据的输出形式和输出方式，可以适当的利用技术手段对数据输出格式进行设置。

（二）完善数据结构和工作表的结构和功能。Excel在财务管理中的应用，应该结合Excel和会计信息系统的各自特点，将Excel与会计信息系统优化整合。利用系统思想转变Excel工作表的传统使用方法，使Excel财务表格从原来纸张化的使用和计算式的使用思维中走出来，根据数据的结构特征正确的设置Excel工作簿、工作表，区分数据的输入、存储、处理、和输出功能，做到不同区域各司其职。对于数据输入的工作表要根据不同的数据特征以适当的数据输入方式进行数据的输入，对于需要重复输入的数据，在一个工作表中预先定义名称，就能够实现数据的引用，利用数据有效性形成列表序列输入。为了保证数据的可靠性还可以对数据的有效性进行设置，保证数据的准确有效。数据的存储和处理的工作表，一般以Excel工作表的标签作为识别标题，不对里面的单元格进行合并或者添加标题，保证数据的完整性，形成二元数据结构的数据库，以确保不影响数据的排序、筛选、分类汇总等处理，在数据的调用过程中最好能够通过独立的工作表进行数据的调用处理，以防数据处理过程中不必要的数据损失或者混乱。

（三）提高excel中宏的利用。在财务管理过程中，应该注意宏的应用，避免重复性操作。宏的应用可以使Excel更加的智能化，使财务处理工作更加简洁高效，财务工作人员能够通过Excel菜单或者Visual Basic工具栏对宏进行快速的录制和使用，可以实现通过简单的单击完成较为复杂的操作处理。因此，财务人员了解掌握宏的录制和使用，将能较大限度的避免重复性操作，大幅度的提高财务处理的工作效率。

（四）强化VBA程序语言的应用。VBA全称为Visual Basic for Application，是一种具有功能强大的程序扩展工具，它让实际生活中所遇到的很多Excel的复杂操作得到简化。能够实现自动的执行重复操作、自动进行复杂数据的比对分析、生成财务报表、个性化用户界面设置、Office组件的协同工作等甚至可以实现Excel的二次开发。利用VBA语言，通过定义各种变量并且对条件语句、循环语句、WITH语句三大程序结构的优化套用能够实现对不同对象的优化处理，便捷财务工作。因此，在使用Excel对财务数据进行处理的过程中应当强化VBA程序语言的应用。

（五）使用Excel进行协同。信息化的到来，互联网信息技术的不断成熟，促使我们办公环境信息化的程度不断加深，财务管理部门的团队合作呈现出日益明显的优势，利用Excel进行财务管理应该秉承团队合作精神，增强Office的各个组件实现对接的同时，实现团队协同逐步取代单击作业。因此，要利用Excel为我们提供的便利，通过网络实现与团队成员乃至其他用户的信息共享协同作业。同时利用信息权限确保数据信息的安全性，从而最大限度的发挥信息共享优势提升财务信息处理的科学性、准确性和安全性。

[1] 中国注册师协会.财务成本管理[M].北京：中国财政经济出版社，2014.

[2] 郭德贵.Excel财务管理应用研究[J].财会通讯，2012.3.

[3] 刘继伟，杨烨.EXCEL在财务管理中的应用[M].清华大学出版社，2012.