我国档案业务外包前景展望

丁兆华

对于非专业从事档案管理的组织机构而言，档案管理与利用是一项非核心的业务职能，为了实现节约管理成本和提高管理效率的目标，外包已成为许多企业和社会组织处理档案业务的理性选择，呈现出日渐旺盛的市场需求，档案业务外包的市场前景乐观，档案中介机构也因此有了更为广阔的发展空间。

一、档案中介机构呈现规模化发展态势

档案中介机构经济成分多元化，档案业务外包市场化，以及档案服务内容多功能化的现状对促进档案中介机构的规模化发展趋势产生了强有力的推动。档案中介机构的源起是档案行政管理部门一部分微观职能的解构，最初大多为行政编制或国有性质，经过十多年的发展和探索，现阶段出现了国家所有、集体所有、个体私营和混合所有制并存的多元化局面。档案中介机构也因此展开了一定的行业竞争，档案业务外包市场由此形成。档案中介服务机构在设立方面采用企业建制，以开展各类档案业务创收，以提高业务质量和水平提高效益和利润，受市场供需要求影响明显。档案中介机构本质上是市场经济发展的产物，随着政府机构改革和社会主义市场经济体制的日益完善，档案业务外包市场化进程不断加快。档案中介机构要在市场中立于不败之地，必须与时俱进地拓展业务职能范围，提高服务效率和质量，以赢取更大的市场份额。就档案业务外包的范围来看，已从最初的档案咨询、档案管理方案策划，扩展延伸至更深层次的多媒体档案信息采集，电子化檔案编研、档案信息数字化、网络化远程存储利用等各个业务环节，而与之相配套的设备与技术手段也日益先进且多样化。档案中介服务机构从起初的单一经营，提供单一服务，逐渐开始规模化经营。目前档案业务外包市场上已有一些有实力、有品牌、有特色，在体制、竞争、业绩、诚信等综合优势较强的档案中介机构崭露头角，这些机构实行现代企业制度，经济实力强，拥有良好的信誉和品牌。能在社会效益和经济效益上获得双赢，是这些大型档案中介机构的共同特点。可见，在档案业务外包市场不断扩大的现实背景下，档案中介机构的规模化发展趋势已然形成，并显示出强大的发展后劲。

二、档案中介机构呈现规范化发展态势

规范化是档案中介行业得以持续发展的必然要求，档案业务外包市场自由、有序、良性的竞争依赖于档案中介机构依法经营，这与档案中介机构的规模化扩张是并行不悖的，且能获得“相得益彰”的最佳效果。在档案业务外包需求较为旺盛的经济发达地区，地方政府对档案中介机构表现出了较大的关注，相关的法规和标准制度建设已经出台或正酝酿出台，规范档案中介机构成立及其运作的外在监督机制已提上日程。而档案中介机构及其行业协会自身也有了建章立制的实践：制定和公布合理的服务收费标准、赔偿制度，不断完善的售后服务细则，以及严密的档案安防体系标准。在人力资源问题上，档案中介机构力求从科学专业的角度选拔人才，并定期对其从业人员进行职业道德教育和业务能力和资质认定考核。如今，档案行政管理部门宏观监管，档案行业协会自律协调，档案中介机构依法自主执业的档案中介机构全局化监督管理机制框架业已形成，必将对档案中介机构的健康发展产生积极而深远的影响。

三、档案中介机构拓展档案服务对象优势明显

档案中介机构服务对象广泛而多元，既有政府机关、国有大中型企业，也涵盖各类私营企业、外资企业以及个人。档案作为内向性表现最为明显的一类信息资源，知密范围最为严格且局限。既然这些组织或个人愿意选择由档案中介机构承接本部门或本人档案业务，极有把握赢得客户心理认同的，便是能提供高效优质的档案专业服务的档案中介机构。如今很多档案中介机构已具备较强的科研实力和物质条件，能够胜任高附加值信息服务的任务，因此，对于在档案业务外包过程中积累的人脉和已形成的客户群，档案中介机构完全可以适时地加以培育和开发，将其成为深层次业务服务方面的潜力客户，获得其他信息服务机构所不具备的客源优势。

四、档案中介机构扩展档案服务内容潜力巨大

除却特殊载体和表现形式的档案，对某一历史活动而言，档案是其文件运动的终点，是经过价值鉴定后确定有保存价值的重要文件。作为档案的前身，文件与档案有着天然的联系，在管理方式上亦存在相通之处。作为专业档案信息服务的提供者，档案中介机构对不同层次、不同范围和不同内容档案信息资源的形成规律、使用价值、处理程序、管理状况等都比较熟悉，档案中介机构的业务范围完全可以向前延伸至文件阶段，顺应“大文件观”所提倡的文档一体化管理的科学潮流。事实上，文件管理外包在国外早已成为企业普遍选择，85%的世界500强企业部分采用或全部采用文件外包服务。2009年度《外包产业黑皮书》调查报告显示，在文件（流程）管理外包服务（Document Process Outsourcing，DPO）行业中名列榜首的富士施乐公司，在全球外包服务最佳管理供应商中亦位列世界第三，文件管理外包已成为全球最为活跃的新兴市场。对于国外先进的管理理念、方法和技术，我国档案中介机构可适当加以借鉴，将文件流程与档案管理这两项原本一脉相承的业务紧密结合起来，形成并巩固文档流程一体化管理的中国市场。

五、档案中介机构优化档案服务方式渐入佳境

在市场经济的大潮中，档案中介机构能够取得进展并逐步走向成熟，科技创新助力服务方式的改进和完善，是极为重要的一环，而这也正是档案中介具有广阔市场前景的必要条件之一。档案管理从最初的单一手工操作和档案缩微处理，发展到用数字化设备对档案信息进行采集、管理和利用，档案业务的服务方式正日趋科学、高效和便捷。此外，档案中介机构及时引入科学的管理和服务理念，逐渐由被动接收档案业务向主动进行客户需求咨询和提供售后服务的服务模式转变，秉持客户需求和利益至上的宗旨，在管理效率及服务质量方面做到臻于至善。这一切的努力，为我国档案中介机构打造高标准、高质量、高效的专业管理服务品牌提供了最为可靠的保障。结语为了专注于核心竞争力的塑造，优化自身业务流程，越来越多的企业理性地选择了借助于外部力量，以低廉的成本外购档案服务，巨大的档案业务外包需求促成了我国档案中介机构源起和发展。在消除生产力发展体制性障碍的改革进程中，档案行政管理部门解构了自身部分微观管理职能，为档案业务外包的规模化发展提供了更为广阔的施展空间。档案中介机构适时地把握住了时代机遇，迎合了社会的档案业务需求，最终得以蓬勃发展，为社会各界提供了优质、高效、便捷的档案业务服务，使档案事业焕发出了新的生机和活力。