企业档案管理问题与对策研究

张丽

摘 要：针对企业档案管理中管理不规范、管理手段落后、管理人才缺乏等问题，从规范档案管理、强化管理手段、培育管理人才三个方面探讨企业档案管理对策，以期对后续研究提出参考意见。

关键词：企业档案管理；管理规范；管理人才

中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2015）14-0063-01

1 企业档案管理中的问题

1.1 管理不规范

企业档案管理缺乏规范性是一种普遍现象。通常有制度不规范，如档案登记没有严格的程序，多记、少记、漏记，都在错中记；安保没有健全的措施，档案发黄、毒烂、泄秘、丢失，都在错中保。档案制度不规范，失去对企业生产经营助动。政治指导不规范，档案管理的政治把关不好，错导误导，管理目标发生偏移，管理不是为企业服务，而是为少数档案人服务，如对成绩放大填写，对问题缩水登记等。政治误导，档案从保管、記录、传输到人才开发伤风败俗，制约企业人才资源配置。规划和组织不规范，规划不周全、组织不协调，企业档案中材料收集、归档、传出等环节发生脱节，影响企业人才资源发展战略协调推进。

1.2 管理手段落后

一是手工作业式。目前，国内相当数量的企业档案管理仍处于手工操作状态，尤其是集体企业和私营企业。档案管理手工操作简单，落底不到位，弊端在操作，如档案登记中错登、漏登、重登等，只要能发生的问题在手工操作中都可以出现。这在一个档案主题中，手工操作把档案现代化管理不知拉倒退了多少年；这在一个档案主题中，手工操作带来档案管理停留在简单的、低成本的、原生态水平上，远离档案管理现代化发展的顶层设计，给企业发展的负面增添了筹码。

二是半拉子现代化手段。该手段是指档案管理以手工作业为主，现代化运作为辅的两个操作融合为一体的运行模式。目前少数企业的档案管理把手工作业作为主体，但考虑到适应新常态的发展形势，也在筹划超前发展，不遗余力的进行投资，配置计算机、打印机、扫描器等现代化设备。可是管理和运用还处在一般的基本功能上，有关科目编录、科目检索、程序编制等，还没达到现代化技术处理的综合能力。

1.3 管理人才缺乏

当前，企业档案管理发展，良莠不足，人才短缺，是众多企业所面临的问题。从现实情况来看企业档案管理缺乏三种人才：一是缺少信息化管理人才。信息是一个共享资源，档案信息资源开发不足，人才短缺，管理雪上加霜。目前企业档案管理人员信息化素质不高，远远不能适应管理现代化发展的需求。在现有的企业档案管理从业人员中，大部分同志经过学习培训信息化素质有所提高，但由于他们沒有经过系统的专业知识培训，只能是在会打字、会上网、会发邮件上包装自已，至于信息收集、检索、鉴定等科目作业，与现代化管理操作相差甚远；更何况具备信息专业技术背景的人才风毛麟角，在此以高素质人才指导从业人员学习培训会欲速则不达，所从，对企业想获取信息专业技术人的学习来说，目前还是一个困惑。

二是缺少操作实力强的人才。在全面推进深化改革，“新知识、新信息、新技术”层出不穷，不断涌现的新常态下，企业档案管理步入发展创新的高平台。但是，目前企业档案管理掌握“三新”，并具备实际操作能力超强的人才为数不多，像对档案材料收集、整理、鉴别、登记务实的人才；精通档案防潮、消毒、杀虫的维护保养的人才；熟悉档案调出、调入、注消的传输人才等，企业存在严重不足，又存在大量需求，然而，大批人才短缺制约了档案管理发展。

三是缺少管理的复合型人才。档案管理复合型人才是指具有较强的实际操作能力、交叉的相近专业知识、对现代化技术跟综创新发展的知识三高综合为一体的人才。企业档案管理现代化建设对复合型人才既高需求、又刻不容缓，可是我国大部分企业没有这样的复合型人才，既便是具有相关的复合型人才，但是，复合型人才所具有的档案管理实际操作能力、交叉的相近专业知识、跟综现代化技术创新发展的综合知识也都坦然无存。所以，打造和培养档案管理复合型人才，是企业面临的重大选择。

2 企业档案管理工作对策研究

2.1 规范档案管理

规范企业档案管理是企业发展的重要组成部分，企业档案管理发展看好，要围绕规范制度、政治导向，规划和组织三个方面抓紧抓好。抓好档案管理登记程序规范和安保措施完善，确保档案在好中登记，在好中保护；把握好档案管理政治关，实现档案人为企业发展服务；打造规划和组织机制，保障企业档案管理各环节密切配合、环环相扣，成为推动企业发展的黄金琏条。

2.2 强化管理手段

企业档案管理手段更新为企业档案现代化发展注入了活力。手段更新首先强化档案管理从业人员对管理现代化作业的学习和培训，提高操作技能，把档案管理手工作业逐步转变为现代化管理操作模式。其次建立企业电子文档中心，配备电子计算机光缆、打印机、扫描器、光盘、缩微等现代技术设备，提升档案管理操作的现代化平台，将档案管理现代化的半拉子手段转化为实实在在的现代化管理手段。

2.3 培育管理人才

打造高素质信息化管理人才，是企业档案管理发展创新的一大亮点，如何打造，看点多、选择多，以多层次、多规格的学习和培训是最佳选择。看学习目的，在学习培训中，纠偏驱弊，固本扶正，不追求虚假学历文凭，全面提高在职人员信息化素质是本份；看学习形式，选择融于职工人员优势的学习培训形式和途径，从宽领域、多角度上打造高素质信息化管理人才；看学习内容，以信息理论和档案管理现代化技术为主课，其它相关知识为副课；看学习方式，以在职自学为主，进修深造为辅。

培养高素质的复合型人才。作为档案管理的复合型人才，是以渊博知识、通晓技术、精通业务、能干务实的水平，驾驭企业档案管理发展。在培养内容上，以宽知识面、强业务能力、强应变能力、扎实基础知识，精深专业知识、深理论功底、高操作水平为出发点，进行宽领域、多层次、多形式的培训。在培养目标上，以自我发展和能力创新为切入点，将经济、技术、政策、法律、人文等范畴，融入人才内容中，提升档案管理复合型人才内涵。在培养方式上，以方法论为视角，启动讨论式、启发式、研究式学习方法，开展理论与实践结合，内容与形式相结合，拓展创新与深化互动，实施因材施教，因人施教的培养模式。