企业会计档案保管期限延长之我见

王芬娥

企业会计档案是指企业的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据。企业会计信息内容有一定的原始凭证性、系统性和规律性，不仅能完整地呈现出企业经济活动和组织发展的历史画面，也能为管理者提供会计预测、决策、控制的依据，还能为一部分社会群体服务。

按照国家财政部颁发的《会计档案管理办法》规定，会计档案保管期限分永久、定期两类，其定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年共5类。其总账、明细账、凭证等保管期限为15年；银行和现金日记账保管期限等25年；年度财务报告决算等保管期限为永久。这些档案保管期限均为最低保管期限，并不是到了保管期限这些档案就必须销毁，而是要根据实际情况才能决定是否继续保存。

档案部门应按照会计档案的保管期限严格规定执行。一般会计凭证包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证，职工的工资表属于原始凭证，这些凭证在企业里按照规定也只能保存15年，然而经过多年管理企业会计档案发现，企业人员工资表保管15年是远远不够的，所以在企业里如果工资表保管期限到了，不能急于销毁，为了大多数人的利益我们尽量多保存几年，原因如下：

众所周知，企业职工的工资表不仅反映一个人在企业的工作薪酬，还体现了职工工作的时间和工种。由于国家对特殊工种的人退休时有优惠政策，好多特殊工种的职工在退休时由于自己的人事档案信息不全，有的是工种没详细登记在档案上，有的是根据晋级表显示的年限不够，这就导致了该到退休年龄时办不了退休，因此必须通过查找工资表来确认当时的工种年限。就以西钢公司来说，由于原来的西安钢铁厂资不抵债导致破产后，很多人下岗到了社会上自寻出路，档案也都从现在的公司转到了社会统筹办。经过几年，有的到了该退休的年龄却退不了休，原因是有的特殊工种年限不对，有的发现工作时间不对等，导致许多下岗职工只能跑到现在的公司查找会计档案（工资表）。由于西安钢铁厂破产了，档案由现在的西钢公司管理，现公司工作人员接收的会计档案（工资表）是从1983年开始的，查1983年后的工资发现有的进厂时间是上世纪七十年代，如果要从本人工作那年查起，根本无从查找。按规定这些工资表大部分早已超过了档案保管期限，而现公司考虑到许多下岗职工的需求，特别是近年来到公司档案室查找当年工资表的人络绎不绝，几乎都是为工龄和特殊工种年限的问题。为了维护广大下岗职工的利益和正常保障，现公司财务部门仍一直保管着原来移交下来的工资表。通过查找为原来企业的下岗职工提供档案信息，看到他们开心地拿到凭据，现公司工作人员也非常高兴，深感会计档案的保存对企业职工有着极其重要的作用。

档案保存的宗旨就是为民服务，脱离了宗旨保管档案也就失去了意义。随着时间的推移，社会上当年破产企业的职工陆续开始办理退休，但是企业破产后，由于个人档案丢失或企业建档不完善，职工的工作记录面临无处可查的窘境，而档案室存放的破产企业会计档案成为这些企业职工将来办理退休手续的重要依据，因此做好会计档案工作也是安定社会团结的一项光荣职责。

企业会计档案特别是工资表这类凭证的保存直接关系着职工退休时待遇的计算，是破产企业职工在社会上退休时的唯一凭证。因此，适当延长保管期限是对个人档案的负责，也是档案管理人员的职责。企业保管到期的会计档案如果确实因各种原因需要销毁的，应由企业领导审查，档案管理部门提出销毁意见，报经上级主管部门批准后，编制会计档案销毁清册，企业负责人在会计档案销毁清册上签字同意后方能销毁。对于有未了结的债权和债务原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。销毁时必须由档案部门和会计部门共同派人到指定地点监销。监销人在销毁会计档案前，必须认真清点核对，销毁后应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告企业领导。

会计档案是企业档案管理的一项重要组成部分，因此，它不但是研究财政、经济历史发展的第一手材料，而且其中部分也是为企业发展和职工利益的有力保障。如果没有会计档案这一可靠的史料，仅凭一些间接材料是无法达到凭证依据，也不能很好地为员工及社会团体服务。

企业会计档案在搞活经济、发展经济以及社会保障体系上起着积极的作用。因此，做好会计档案管理，延长企业会计档案保管期限，对维护社会稳定方面具有一定的积极作用。

（作者单位：陕西龙钢集团西安钢铁有限公司）