高校信息系统建设的项目管理

蒋萍花

( 青岛远洋船员职业学院，山东 青岛 266071)

0 引言

国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020 年)指出:“信息技术对教育发展具有革命性影响，必须予以高度重视。”［1］国家已经将教育信息化的地位和作用提到了前所未有的战略高度，为高校信息化科学发展提供了良好的政策环境。

高校信息化的核心工作是建立一系列的信息系统，每个信息系统的建设过程就是一个项目。项目管理知识体系(Project Management Body of Knowledge-PMBOK)指南是全球公认的项目管理标准［2］。本文将PMBOK 中的项目管理技术应用到高校信息系统的建设中，结合高校信息系统建设自身的特点，对PMBOK 知识体系进行适当的裁剪，寻求高校信息系统建设可共享和反复使用的规则，以实现其管理的最佳秩序。

1 组织机构

1.1 信息化建设领导小组

高校信息化建设领导小组一般由主管信息化的副院长作为主要负责人，由各学校各个二级机构的部门领导作为主要成员。信息化建设领导小组负责学校信息化建设的决策和高层领导，是项目建设的高级管理层。

1.2 信息化建设工作小组

在信息化建设领导小组的指导下，信息化建设工作小组负责信息系统建设的统一规划和管理，规范建设流程和制度，并参与信息系统的建设方案论证、立项审核、技术指标的确认和系统验收，提供技术支持。在高校，信息化建设工作小组主要由图文信息中心或网络信息中心负责。项目负责人相当于PMBOK 中的项目经理，一般由图文信息中心或网络信息中心的人员担任。

1.3 使用部门

使用部门是指系统建成后的业务主要使用或管理部门，在项目建设过程中负责相关业务系统功能需求的提出和整理，一般为学校的二级机构。

2 项目的启动

在项目管理的启动过程组，重要的一项工作则是制定项目章程。PMBOK 要求此过程的输入为项目工作说明书、商业论证、协议、事业环境因素、组织过程资产，通过专家判断或引导技术来输出项目章程。在实际的应用中，可以对其进行裁剪。

在高校信息系统建设中，信息系统的建设方案实际上是一种项目章程，可以采用PMBOK 中关于项目章程的理论来指导建设方案的制定。

2.1 建设方案的输入

2.1.1 系统需求报告

系统需求报告由使用部门负责。使用部门可请求图文信息中心或网络信息中心协助，通过厂商演示、电话访谈、部门内部资料收集等方式整理出系统需求报告。

卵巢良性囊肿是女性生殖系统常见疾病,以育龄期女性为高发人群[2]。手术是治疗卵巢良性囊肿的常用术式,微创技术逐渐在临床医学中广泛应用,对卵巢良性囊肿具显著的诊断及治疗价值,受到广大医师及患者青睐。本次研究就对开腹手术相比,腹腔镜手术患者术中出血量降低,排气时间及住院时间显著缩短,而手术时间有所延长,数据有统计学意义(P<0.05)。此结果证实了,腹腔镜手术的应用,在小切开内实施手术,会相应延长患者手术时间,但手术创伤轻微,能减少患者术中出血量,患者早期下床活动,肛门排气较早,也相应缩短了患者住院时间。

2.1.2 事业环境因素

事业环境因素包括以下几个方面:

(1)基础平台。指运载信息系统的基础平台，主要指数字校园公共基础三大平台:公共数据中心平台、统一身份认证平台、统一信息门户平台［3］。

(2)已完成的信息系统。已完成的信息系统主要影响将建设的信息系统的接口需求，有时也会影响功能需求。

(3)校园网络基础。校园网络主要有因特网(INTERNET)和中国教育和科研计算机网(CERNET)。网络对信息系统的性能需求有影响。有的信息系统如教学系统是要采用CERNET网络进行通信的。

(4)软件规范。高校一般有数字化校园用户界面UI 规范和统一信息标准。统一信息标准是信息整合的关键，它使得各信息系统之间能实现数据交换和共享以及相互访问，全面提升高校信息化水平［4］。

(5)组织过程资产。组织过程资产包括学校学院信息化建设实施管理办法等工作流程或制度。还包括信息系统建设的各种文档模板等。

图1 展示了一个示例，把上述的各种输入经过会议讨论和专家判断等形式，由信息化建设工作小组整理，最后形成该信息系统的建设方案，建设方案得到信息化建设领导小组审批后就可以进行下一步流程。

2.2 建设方案的内容

图1 信息系统建设方案的制定

(1)项目的由来:包括系统定义及范围、项目背景、资金和需求依据。

(2)项目的建设目标和建设原则。

(3)系统功能需求。

(4)系统总体框架、集成与运行环境。

(5)项目总体里程碑计划。

(6)项目建设分工。

(7)项目验收要求。

(8)建设团队主要成员及其权责。

3 项目的规划实施

高校一般以招标方式进行采购，这可降低采购成本，提高采购质量，确保学校利益最大化。第一步，中标人(开发商)与学校签订合同后，即可派技术人员入驻学校，开始进行软件需求的调研。需求调研由使用部门和开发商主导，信息化建设工作小组协作进行。其主要输入是项目的建设方案和项目建设合同，通过访谈、研讨会等技术，最后形成软件需求规格说明书。软件需求规格说明书是对系统业务需求报告的细化，并附加了其他的一些需求，如非功能性需求和设计约束等。软件需求规格说明书须经项目负责人、信息化建设工作小组负责人、使用部门主管、开发商负责人审批后确定基准。

第二步的工作则是制订工作分解结构(Work Breakdown Structure，WBS)、项目进度计划、沟通管理计划等项目计划。WBS 是把项目可交付成果和项目工作分解成较小的、更易于管理的组件的过程［5］。这些计划可只由信息化建设工作小组负责人和开发商负责人审批，确定基准。

第三步则是开发商根据软件需求规格说明书进行程序开发、内部测试和BUG 修改。

第四步则是开发商和信息化建设工作小组一起进行试运行环境的部署。

第五步则是开发商组织，信息化建设工作小组协助，进行试运行前的各类用户的培训。信息化建设工作小组和使用部门相关人员都会参加此培训。

第六步则是多方人员参与的系统试运行。开发商根据信息化建设工作小组和使用部门的相关意见进行系统的优化。

最后，系统竣工后，进入最终的验收阶段。

表1 是上述项目实施步骤总结，外加各步骤的工期示例。

表1 项目规划实施步骤及工期示例

4 项目的监控

PMBOK 定义项目的监控为跟踪、审查和报告项目进展，以实现项目计划中确定的绩效目标的过程。

监控过程要做好范围控制。范围控制中最重要的是变更控制问题。所有的针对软件需求规格说明的变更，或者是工作计划的变更，都要有一个书面申请提出、审核与批准、实施与检查、完结变更的过程。可以成立变更委员会(CCB)，由使用部门负责人、信息化建设工作小组的项目负责人、开发商负责人或其他任何必要的利益相关者组成。重大的变更必须过经CCB 批准后由指定的执行人执行，由指定的审核人进行审核后，该变更才能完结。对于紧急变更，由高级管理层根据重要性和紧迫性进行判断，确定其优先级和影响程度，即时进行相应处理。事后要补全相关的变更文档材料。

控制进度时要首先根据前面的WBS 和详细的项目工作计划做好每日的工作。其次在实施阶段做好进度管理的协调工作，调配各方资源，保证项目顺利实施［6］。开发商定期与信息化建设工作小组、使用部门召开会议，并提供相关的工作绩效报告。信息化建设工作小组负责对各种工作绩效报告进行分析，提出整改意见。

控制质量时要做好事前、事中、事后的控制。事前要选择信誉好、实力强的开发商，并在项目实施前编制质量管理计划。实施中信息化建设工作小组可以对开发商进行质量审计工作，例如审计软件的配置管理、变更等情况。项目建设好以后进入质保期，如有问题一定要及时纠正和记录。

关于成本控制，在合同中，一般规定开发商(乙方)以包干的方式使用开发经费和报酬，所以从高校(甲方)的角度来看，不存在后续的控制成本的工作，但高校可以用质询的方式检查开发商的经费使用情况。

关于风险控制，要在合同明确技术风险的认定方式和费用承担方，认定技术风险的基本内容应当包括技术风险的存在、范围、程度及损失大小等，并约定如发生非人主观因素的技术风险，高校和开发商双方如何承担损失。

5 项目的收尾

结束项目是完结所有项目管理过程组的所有活动，以正式结束项目的过程。其输入为项目管理计划、验收的可交付成果、组织过程资产，通过专家判断、分析技术、会议的工具与技术，一方面输出最终产品、服务或成果移交，另一方面使组织过程资产得以更新。

项目验收前应具备的条件有:软件按设计文档和合同规定的需求完成实施［7］;与项目开发实施相关的各项文档完整，符合验收规定;软件质量确认合格;软件经历上线试运行阶段，得到用户认可。

在高校信息系统建设的结束项目阶段，可采用召开一个验收评审会议的方式。会议参与人和会议职责如表2 所示。

表2 验收评审会议人员及其职责

其验收材料可包括:项目开发实施计划、软件需求规格说明书、需求变更记录、系统概要及详细设计文档、系统数据库设计及数据字典、系统测试计划及测试报告、使用说明书、维护文档、信息系统培训文档、系统源代码及安装包、验收申请书、开发实施总结报告、系统开发项目合同等。

项目的各种文档在验收评审会议通过后要做好归档和备份工作，必要时并将原件移交给档案管理部门存档。

6 结语

目前，各大高校以“数字化校园”为主线，需要建设许多信息系统，包含办公自动化系统(OA)、人力资源综合系统、学工综合系统、教学系统、资产管理系统、招生报名系统、科研管理系统、数字图书馆系统等。如果这些项目本着统一标准、整合资源、应用驱动、分类推进的原则，采用项目管理技术进行建设，一定可以提高信息系统整体质量和水平，利于系统的维护和可持续发展，减少不必要的重复建设和资源浪费。

本文的管理技术在某高校的一些信息系统建设中得到实践，取得了良好的效果，希望能在更多高校的信息系统建设中得到推广和改进。

［1］ 中国人民共和国教育部. 国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010 -2020 年)［N］，中国教育报，2010-03-01.

［2］ 项目管理协会. 项目管理知识体系指南［M］ . 王勇，张斌，译. 北京:电子工业出版社，2013.

［3］ 麦晓冬，袁先珍. 基于SOA 架构的数字校园公共基础平台设计与实现［J］. 软件导刊，2014，13 (4):87-89.

［4］ 郑海英，郑雅良. 我国高校信息化建设发展路径探析. 沈阳工业大学学报［J］，2010，3 (2):175-178.

［5］ 赵爱玲. 项目管理技术在国家审计项目管理中的应用. 审计研究［J］，2011 (5):45-50.

［6］ 张琼，现代项目管理在校园信息化项目中的应用研究. 赣南师范学院学报［J］，2012 (6):87-90.

［7］ 吕维锋，吴佳颖. 工程项目验收管理研究［J］. 项目管理技术，2011，9 (3):66-70. PMT