浅谈如何做好新形势下的基层档案管理工作

武星焰

基层档案管理工作是整个档案工作中的一个重要组成部份，是真实再现基层工作历史原貌的重要载体，做好基层档案管理工作，意义十分重大。但笔者根据近些年的工作实践以及通过调查了解，发现在基层档案管理工作中，还存在着档案意识不够强、档案管理机制不健全、档案管理人员素质还不高等方面的问题。这些问题的存在，不仅严重影响了基层档案的工作质量，而且关系到了档案事业的长远发展。因此，笔者提出了改进基层档案管理的手段和方法，旨在促进基层档案事业的健康发展。

一、目前基层档案管理工作中存在的主要问题

1、档案意识不强，领导重视不够。基层单位的档案工作不能与其他工作同步规划、同步发展，这是普遍存在的问题。有些单位领导干部的档案意识薄弱，认为档案工作可有可无，不重视也无关紧要，更认识不到档案在社会和人民群众生活中的重要性和必要性等等。这严重影响了档案事业的发展。

2、档案室管理机制和设施不健全。有的基层单位的档案室没有指定专人管理，管理制度也落实不到位，管理设施不健全，分管领导不过问;有的单位没有独立的档案室，和行政办公室在一起;有的档案室里堆放单位的各种杂物象“仓库”;有的档案室被挤占，装具不足，不能统一保管档案，文书财会档案立卷后各行其是。这既给档案保管和利用带来了诸多不便，又对安全保密工作留有隐患。

3、管理人员更换频繁，专业知识不高。由于一些基层单位对档案工作重视不够，档案管理人员还存有一身兼多职，没有时间系统学习档案业务知识，加之更换频繁，使许多档案管理人员没有长远的思想观念，更谈不上谈钻研档案业务知识，所以档案业务知识贫乏，管理水平跟不上，很大程度上制约了基础档案管理工作水平的整体提高。

二、做好基层单位档案管理工作的建议

1、加强基层档案管理领导。领导重视是做好档案室管理工作的前提。因此，作为基层单位的领导必须把档案管理工作纳入全年工作的重要议事日程，并摆在更加突出位置，与其它工作同部署、同考核，考核结果作为年终个人评优评先的重要依据之一。同时，不断加大档案工作的宣传力度，增强全员档案意识，使广大人民群众真正认识档案工作的意义和作用，积极支持档案工作，促进和提高基层档案室的建设工作。

2、提高档案管理人员素质。提高工作人员素质是做好档案管理工作的基础。因此，要不断加强业务人员素质教育，确保基层档案管理的持续发展。一要加强业务培训。档案管理是一项专业性很强的工作，当一名合格的档案管理人员，必须掌握档案专业理论知识。只有通过专业培训、继续教育，才能不断提高档案管理业务水平。二要提高管理能力。档案管理人员要深入实际，亲自实践，掌握本部门档案信息需求，提高辨别信息水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，不断研究探索档案管理工作新思路，提高档案室的管理水平。三是树立敬业观念。从事档案工作的管理人员要树立正确的世界观、人生观、价值观，严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》，严守党和国家的机密，恪守工作纪律，要有高度的责任心和使命感，热爱自己所从事的档案工作，树立全心全意为人民服务的思想，甘当默默无闻的奉献者，真正体现出档案人所具备的良好素质。

3、完善档案管理机制。建立档案管理机制，是做好档案管理工作的重要保证。因此，要建立健全各项管理制度，做到档案管理的各个环节都能依章行事。一是建立档案收集、归档、利用、保管等制度，制定档案保管期限表、归档范围、分类编目方法等相关规定。把分散在科室和个人手中的文件材料收集齐全，立卷归档，集中到档案室统一设专人管理与利用。做好档案借阅登记、利用效果登记等各种登记，要手续齐全。二是基层档案员更换时，要严格遵守交接规定，档案管理人员交接前要清点档案室的各类档案，严格办理交接手续。避免档案移交给综合档案馆时出现多卷少卷、责任不清等问题。三是把这些制度和规定纳入岗位责任制和年度考核办法中，将档案室管理工作与绩效考核挂钩，有效地提高基层档案室的管理水平，不断推进基层档案管理工作走向规范化、科学化、标准化。

4、改善档案管理条件。改善工作条件是做好档案管理工作的必要手段。因此，要不断加强档案管理工作的软硬件建设，实现基层档案事业的持续发展。一是设立单独档案室，做到专人管理。二是要加大资金投入力度，购置档案管理必要的现代化电子设备，快速进行高效率的档案信息处理。以极快的速度准确读入、存储和输出数据。档案事业发展要与社会发展同步，在信息技术高度发展的现代社会，档案管理工作必须依靠现代科技，才能实现与办公自动化水平的提高相协调，才能使基层档案室管理工作不断迈上新台阶。

（作者单位：南宫市档案局）