论高校档案信息化管理建设

毛凌

摘 要：档案信息化建设是一项非常系统化的工程，这项工程要与学校的信息化工作互相融和、共同发展，但要保障信息安全。虽然信息化十分重要，但这种“数字化档案”的建立必须要有序发展，不能急功近利。同时，管理档案软件的设计应用也要符合档案信息工作的发展趋势。

关键词：高校档案；信息化管理；数据库；档案工作者

中图分类号：G275 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.12.041

1 档案信息化的概念和建设

1.1 信息化的概念

1.1.1 狭义概念

档案信息化的狭义概念为：使有现实开发价值的档案内容数字化、传递网络化，不仅要发挥档案的凭证作用，更要注重发挥档案信息的功能。《全国档案信息化建设实施纲要》中明确指出，档案信息化完成工作是近期信息化整理的重点工作任务。由于有统一规定，因此，学校信息化建设过程中必须要按照规划进行，建设过程要一致，工作等级要明确，档案信息的安全性一定要有保证，且档案信息建设的基础设备也要充足。此外，对于归档文件、档案管理和规范管理还需要进一步强化，将所有方面相结合，从而有效进行档案管理和数据库的建设。

1.1.2 广义概念

档案信息化的广义概念为：档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设和促进档案信息资源开发利用的政策。由此可见，整理档案时不能简单地对各类档案进行数字化，档案信息网络建设也是非常重要的，与档案信息化建设的地位是相同的。因此，想要开展档案数字化建设，就必须与各个方面相结合，共同促进信息化建设。

1.2 档案信息化建设的策略

要想正确使用档案信息化的建设方法，要从以下3个角度出发。

1.2.1 档案工作者

要想做好档案信息化建设，相关人员必须要有较高的素质，

不仅指具有专业化素质，个人素质也非常重要。此外，工作者不仅是指档案管理人员和保管人员，还有档案信息管理的所有人和提供人。一个真正的有素质的档案管理人必须要有很好的基本理论、专业知识和学术修养，还要具有一定的计算机技术、网络体系综合发展能力。只有这样，才会做好档案信息的数字化和网络化工作，做好网络工作中的档案信息资源拓展。由此可见，要想做好该工作，就要对档案工作人员进行培训和相应的教育辅导，广泛提升档案工作人员的专业素质和知识含量，使工作人员尽快了解和掌握所需要的知识、体系和技能，按时、有效地调整、优化知识体系。此外，还要提升综合素质，为档案的进一步发展奠定基础。

1.2.2 档案规范化

应将工作重点放在提升档案工作标准化和档案工作的规范化上，想要进一步发展档案管理信息化建设，要保证档案的标准化和规范化，并正确掌握互利共存的关系。此外，想要做好这些任务，要有统一的上网目录。档案信息管理工作的内容非常多，工作过程极其烦琐。想要保证档案管理的正式性和规则性，使人们方便、迅速地在网上查询所需要的信息，就一定要保证档案信息化建设的标准，否则，可能会导致使用者无法快速、精准地找到他们所需要的信息；要设定严格的规章制度，高校档案需要良好的保密管理，融和中等学校的实际情况，设立包括档案信息资源、计算机所有活动的目标体系、程序体系和技术方法的网络。

1.2.3 提升意识

想要更快、更好地完成档案信息化建设任务，除了一些外在提升外，还应强化人的意识，这是进行档案信息化建设的根本。因此，为了更好地进行建设档案信息化建设，必须提高相关人员的认识高度，使他们充分认识到档案信息化建设的重要性。意识建设不仅要从基层做起，领导更为重要，需要依靠领导传达和强化这种意识，同时，从基层渲染，各方面共同进行，从而树立完善的档案管理意识。此外，还要重视人才的使用，广纳贤良，可以提前培养相关学业和计算机管理专业的学生，因此，要关注档案工作者的培训工作，以适应快速改变的计划。

2 高校档案信息化建设中存在的问题

2.1 档案信息化资源管理不够集中

随着我国越来越多的年轻人走进大学校园，越来越多的学生档案需要被建立，有的学校甚至开设了新的院系，导致档案分类越来越复杂，档案资源数量迅速增长。此外，教师也在不断变动，信息在不断更新，有的学校信息量过大，因此，很多部门都设有独立的分支网站，比如后勤、财务等，导致文件数量剧增，这些文件都需要及时、准确地被档案管理部门分类。只有这样，才能发挥档案整理的真正目的。因此，很多学校都无法整理大量的信息档案，进而导致信息化档案的任务量越来越大，信息的整理工作也越来越复杂。

2.2 档案信息泄露风险

高校档案信息的类别十分冗杂，有教学、科研、行政、财务和后勤等，甚至还会涉及国家级档案，而在档案信息化的过程中，过程繁复、经手人多、信息量大，烦琐的过程非常容易导致档案信息泄露或文件遗失。

2.3 电子文件易篡改，不易保存

电子文件的存储十分简单，复制十分容易，且文件在更改时没有任何痕迹，更改简便，因此，在实际工作中我们仍旧依靠传统纸质文件作为凭证。虽然已经出台了《电子文件签名法》，但这是理论性的，一旦应用到实际的工作中，就会产生大量无法解决的问题。此外，电子文件并不是实物，信息与载体不同体，而现代的储存系统又在不断更新，产生了复杂的存储问题。

3 解决方案

3.1 信息资源整合

想要化繁为简，就要通过整合来完成。整合学校各部门产生的信息资源，确定哪些信息需要归档，由各部门分开处理后再整体整合。需要整合的数据数量非常大，且种类非常多。很多部门都会有大量信息的产生，积少成多，比如财务部门每天都会产生报表；学籍处每年都有大量的学籍录取。这些都是通过网上管理的，且处理过程非常复杂，在传递中也会产生很多的副产信息。此外，由于信息的不断增多，很多院系都设置了自己的分支网站，很多信息都通过网上平台公布。这些信息不是实体物质，可在网上进行有目的的分类，较容易归类。可利用这种优势对信息进行管理，通过目标性搜索，信息整合完成后通过分析和调查，追踪好信息的出处。只有这样，才能确立一个涵盖校内档案的信息网络，规定时间接收信息资源，进行有规律的资调整合和管理。

3.2 信息安全策略

高校已经具有了成型的资源整合体系，但缺少安全系统。有的高等院校还在使用普通的家用计算机杀毒软件，而这样家庭杀毒软件对恶性蠕虫病毒而言没有抵抗能力，一旦计算机被这种病毒入侵，只能将所有电脑全部断开，逐台扫描，工程量巨大。

对于该问题，可从以下3个层面解决：①技术层面。部署网络版杀毒软件、硬件防火墙，聘用专业的网站维护人员并培训，合格后使用。②策略层面。建立严格的安全制度，严格杜绝非法操作。③管理层面。按照规定的时间进行维护、升级。

3.3 信息的保存

信息通过网络载体保存时，系统更新等情况容易导致信息丢失，且信息容易被篡改。因此，信息需要备份，但并不是整体资源备份，而是将信息的原稿保存落实到每个人身上，分工完成。

4 结束语

档案信息化是一项非常复杂的工作，耗费的时间较长，档案管理要进行整理、归类、更新，还要遵从和制订相应的规则，且规则要根据相应的政策不断更新，是一项庞大的工程。本文对档案信息建设的内涵进行了解释，提出了资源较散、信息安全和不易储存的问题，并提出了简单的建议。对于档案信息化建设管理，要从多方面共同完成信息化建设。工作时，要积极与其他部门沟通，完善信息化建设工作。

参考文献

[1]陈霞.谈网络环境下档案信息服务模式的构建[J].档案时空，2007（04）.

[2]任赞峰.试论高校档案信息化建设[J].兰台世界，2008（06）.

〔编辑：张思楠〕