论高校院系行政秘书的“职”“责”观

（桂林电子科技大学541004）

论高校院系行政秘书的“职”“责”观

刘小蓉

（桂林电子科技大学541004）

高校院系行政秘书是院系的大小事务的管理员，也是各种精神的传达人员和各类关系的协调人员等，正视自己的工作并强化自身责任感，以“勤”制胜，不断学习，将更有利于自身发展。

高校院系行政秘书职务范畴责任观

高校院系行政秘书工作千头万绪，如何履行好自己的本职工作，做到繁而不乱，又能让自身有更进一步发展，这就需要行政秘书明确自己的职务范畴，强化自己的责任观。

一、行政秘书的职务范畴

（一）行政秘书是院系的“小管家”

首先，行政秘书是院系的“人事管理员”，负责学院教职工的人事信息统计、考勤记录，协助完成职称评定、岗位聘任等，协助办公室主任完成上级人事部门下达的各项人事工作。

其次，行政秘书是院系的“财务管理员”，负责学院办公用品预算与具体采购发放等；负责行政性差旅费报销与发放等；做好教职工各类劳务酬劳的统计发放，做好各教研室活动经费的下达与报销发放等。

再次，行政秘书也是院系的“资产管理员”，负责全院固定资产的日常管理及清查核资；负责行政办公设备家具等的购置与登记造册，负责学院办公用品保管、发放等日常管理工作。

另外，行政秘书还是院系的“印章管理员”“档案管理员”“图书管理员”“文印管理员”“保密员”等。

（二）行政秘书是院系的“委员长”

行政秘书是院系的“生活委员”。行政秘书负责学院院办和领导办公室及会议室等的卫生扫除与清洁保持。作为“生活委员”，学院每个教职工的工作生活细节，行政秘书都要有稍许了解，以便对个别突发事件给领导及时反馈。对教职工家庭的生、老、病、死等问题及时与工会取得联系做出慰问。

行政秘书是院系的“宣传委员”。通过学院教工群、学院网站、学院黑板报、动员教职工征订杂志报刊等方式，行政秘书传达上级部门精神，并将学院教职工意见汇总与上报。通过各种途径表彰与宣传党员、干部及教职工中的先进思想、先进人物、典型事迹，及时了解教职工思想动态。

行政秘书还兼职院系的“组织委员”，协助工会，组织教职工参加学校或院系各类活动；协助办公室主任，组织教工参与各类会议并考勤等。

二、行政秘书的责任观

行政秘书工作繁杂，如何才能身兼“数职”而不乱，个人认为，树立正确的职责观尤为重要。

（一）正视自己的工作

首先，不能自己轻视自己的工作。个别行政秘书认为自己就是办公室的勤杂工，得过且过，不认真履行岗位职责，只能让其他人看不起。若能把这个工作当做一项事业来干，“责”字当头，定会有意想不到的收获。

其次，要行动起来，让大家重视自己的存在。如果行政秘书切实为教职工着想，为领导分忧，为学院办实事。领导和老师们的态度肯定会改观，并认可其工作。以本人为例，刚入职时，对行政秘书工作一窍不通，但是，本着干一行爱一行的为人原则，认真履行职责。工作中，也会有失误，也曾被领导批评，被老师们误解。但是，经过自己的努力，领导和老师们对自己的认可已是不言而喻。

（二）“勤”字当头

勤于动脑。领导交办的事情多而杂，怎样做到又快又好，事先思考。可以利用统筹学知识，根据轻重缓急做出安排。能够借用其他外力解决的，事先跟人打好招呼。比如报账，行政秘书都要遇到的一项工作，很多行政秘书拿着个小本子记着报账事项，密密麻麻，个人感觉账目不清晰。仔细想想，如何才能有账又让人看得懂。后来想到各类统计表，就用EXCEL做了个类似统计表样的表格，每次报账前将报账名目登记上去，每项收支明细一目了然，领导看了都称好，其他几个部门的秘书都借鉴过去使用。

勤于动手。可准备一个本子，专门记录手头需要解决的事物，每天记录，也便于后面查底。自己的本职工作和领导交代的工作要认真完成，切忌拖拉或在领导面前摆出一副无所谓的态度。对于自己难以独立完成的工作，可以求助同事协助，不要弃之不理。对于不是自己职责范围内的工作但是领导交办，也要及时给予解决。久而久之，自己解决问题的能力也就提高。比如，一般行政秘书只是协助组织学院各类活动，具体细节由工会组织委员完成。但是现在我院各类教职工活动的组织基本上由我完成，如教代会的策划、秋游的组织、校运会的人员组织等。工作是加重了，但反过来想，自己的能力也得到了锻炼与提升。

（三）处理好各种关系

行政秘书作为各种关系的协调员，首先就要协调好自己办公室的各类关系。处在办公室，就应该把办公室当成自己的另一个家，对待这个“家”的每一个人就像对待自己家人一样，切忌斤斤计较，唯利是图。关系处理好了，大家在一起干活，哪怕再累，也会觉得干得舒心。更重要的是，当自己遇到解决不了的问题或是繁重任务时，办公室其他同事也乐意分担。

同时，行政秘书直接为领导服务，干好本职，得到领导的认可与支持也尤为重要。除了认真完成领导交代的各项工作，择时与领导进行沟通，谈心，让领导了解自己的想法和对问题的看法，将有利于加深领导对自己的认识，对自己工作的认同与肯定。对以后自己开展工作取得领导支持也非常重要。

行政秘书也服务于广大教职工。因此，行政秘书应与院系每个老师处理好关系，解决教工困难，尽自己所能帮助老师做力所能及的事情。老师们也会逐步信任行政秘书，并及时完成院办下达的任务。也愿意跟院办各位成员打成一片，全院上下和谐一致，院系的凝聚力也会增强。听有同事评价我们院办，每天很热闹大家干活也积极，老师们也愿意在院办待着交流一下，而有些学院院办进去死气沉沉，老师们都不愿在那多呆。有些任务要分给老师们做时，肯定就不如我们完成得快和好。

（四）不断学习

时代在进步，学校在发展，院系也对教师有更高的要求。作为院系办公室的一员，行政秘书要与时俱进，不断进取，除了具备良好的表达能力、沟通能力和文字组织能力等基本素养外，还应学习相关的理论知识，提升自身修养；加强管理知识学习，提高自身管理水平；加强信息知识的学习，提升服务能力等。

总之，高校院系行政秘书能正视自己的工作，强化服务意识，不断进取，就一定能实现自身价值。

（责编 金东）