新形势下企业档案管理信息化发展分析

刘 涛

（陕西延长石油集团管道运输公司第六分公司，陕西 延安 716000）

新形势下企业档案管理信息化发展分析

刘 涛

（陕西延长石油集团管道运输公司第六分公司，陕西 延安 716000）

随着改革开放的进行和经济全球化趋势的加强，我国企业对于档案管理信息化有了一定的认识，并对其进行了实际的运用。但实际上，我国的大多数企业对档案管理信息化也是这几年才开始重视起来，并认真推行的。即使在企业内执行，大多也难达到预期的效果。为在新形势下进一步推进档案管理信息化，必须加强对档案管理信息化重要性和必要性的认识，对于存在的问题进行全面的认识，并针对问题采取一定的措施。

企业；档案管理；信息化

1　企业档案管理信息化的优势

1.1检索方便

科技发展日新月异，企业的经营活动受各种数据的影响，而企业的档案就是这些数据的重要来源，档案管理信息化方便企业检索信息，提高工作效率，在竞争中获得优势。

1.2保密性高

企业的档案涉及到企业的商业机密，一旦泄露会对企业造成严重损失。档案管理信息化能提高档案的保密性，相较于纸质文件而言，安全性更高，可以通过加密、设置权限等方式减少资料外泄的可能性。

1.3减轻劳动强度

档案管理信息化比以往的档案管理方式更简单方便，减轻了档案管理人员建档的繁琐程度，调取档案也更方便，查阅档案也不需要那么多时间，大大降低了劳动强度。

2　档案管理信息化发展中存在的问题

2.1没有对馆藏资源进行分析管理

企业档案信息资源建设存在“重开发，轻利用”的传统思想，许多档案部门存在面子工程，片面追求档案巡查馆藏数字化的数量，而没有对馆藏资源进行分析管理就匆忙展开数字化的工作。这样不仅浪费了人力、物力和财力，将档案信息资源管理其他方面的工作精神分散，而且造成了大量的存储压力。

2.2档案管理信息化建设缺乏规划

企业档案系统在各部门没有形成统筹安排、共同协调的局面。而档案馆的档案管理信息化建设也缺少近期或长远规划，没有明确的目标。由于档案管理信息化建设中没有及时研究统一的规范和标准，导致档案信息的传输与接收变得麻烦、复杂。

2.3数字档案资源短缺，结构不科学

由于我国企业档案信息化建设还只是处于初级阶段，所以，各档案馆藏资源大多是纸质档案，造成数字档案资源不够丰富、结构单一。这一问题是企业现今档案信息化管理建设中存在的重大问题之一，如果得不到良好解决，必将影响我国档案信息化管理的进程。

2.4企业档案信息化管理缺乏专业人才

由于企业的档案管理信息化发展还不够完善，对于专业人才的培养还不足。即使有些地方有一些专业人才，但整体的综合素质还有待提高，档案管理信息化工作无法顺利开展。

3　解决档案管理信息化发展中的问题对策

3.1加快档案信息化基础设施的建设

企业应加快数字化档案馆建设，包括档案馆放建设、档案馆馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、专职档案管理队伍建设以及档案服务利用工作等。应推进计算机管理档案的运用，提高档案馆计算机和网络技术的应用水平。同时，也应加大投入，重视档案管理信息化建设。

3.2促进档案信息资源的建设与更新

建设数字化档馆，即运用现代信息技术对档案馆中的档案和文件进行数字化处理和存储，更新档案信息资源。

3.3对档案信息化管理建设进行统一规划

我国企业当前的档案管理信息化建设正处于发展的新阶段，所以，必须对档案管理信息化进行统一规划、统一标准、统一原则，更好地促进各部门之间的交流与沟通，促进我国企业档案管理信息化的建设。

3.4加强对档案管理信息化技术人才的培养

档案管理信息化建设是技术性、专业性较强的工作，工作人员除了需要掌握基本的档案管理信息化知识外，还需掌握计算机技术和现代管理学等知识。所以，企业应加快对档案信息化管理技术人才的培养，及时满足企业对档案管理信息化人才的需要。

4　新形势下企业档案管理信息化发展展望

4.1实现资源共享

世界发展的潮流就是资源共享，在企业档案管理信息化建设中，其中一个目标就是更轻松地获得企业的档案资料。这不仅能有效防止企业资料地外泄，还能在企业内部保证资源共享，但这也是企业档案管理信息化建设的一个挑战，需要更加完善的技术保证。

4.2革新服务方式

企业档案管理工作也是企业的社会服务内容之一，在未来的档案管理信息化建设过程中，企业档案管理将向服务革新方向发展，能将企业的各项成果更好地归纳总结，配合企业的战略目标，使企业得到更好地发展。

4.3建立专家咨询系统

科学技术的发展改变了我们的社会，计算机技术的发展会使未来企业档案管理系统的功能更加丰富。因而，建立专家咨询系统可以帮助企业选择合适的管理软件，变革档案管理方法，提高工作效率。

总而言之，随着科学技术的发展，企业档案管理信息化是未来档案管理方式发展的必然趋势，将信息技术与档案管理相结合，既可以提高档案管理的工作效率，又可以提高档案的保密性。

主要参考文献

［1］李国民.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策［J］.档案，2011（5）.

［2］项凌燕.浅议档案信息化中的保密安全问题［J］.机电兵船档案，2011（3）.

［3］丁群华.电信企业档案信息化建设之思考［J］.湖北档案，2010（12）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.06.133

F270.7；G271

A

1673-0194（2015）06-0211-01

2015-02-05