高校涉密档案的管理工作

陈 敏

（泸州医学院 档案馆，四川 泸州 646000）

高校涉密档案的管理工作

陈 敏

（泸州医学院 档案馆，四川 泸州 646000）

高校的涉密档案是国家机密的一部分，具有较强的政治意义，同时也与其他档案一样具有参考凭证价值，对高校的管理及发展有着重要的作用。所以，高校档案管理人员必须高度重视涉密的档案安全工作，采取一系列切实可行的措施，确保高校涉密档案的安全保管和利用。

高校；涉密档案；国家机密

高校档案是指国家的普通高等学校，从事管理、教学、科研、招生等活动过程中直接形成的，对学生、学校和社会具有一定保存价值的文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。在这些历史记录中，有一些涉密的文件、科技成果、教学情况资料等，即为涉密档案。这些涉密档案事关师生个人、高校、甚至国家的机密，一旦泄露，将会造成不必要的巨大损失。所以，做好高校涉密档案的管理工作，是档案管理工作者应高度重视，并积极想方设法做好的大事。

1　高校涉密档案的主要内容

在高校日常的管理、教学、科研及其他各项工作中，都会产生许多具有涉密性质的档案，高校涉密档案主要包括以下几个内容。

1.1上级单位下发给高校的具有保密性质的文件

上级单位下发的涉密文件包含三项内容，一是通知高校领导干部参加上级单位召开的仅限一定范围人员知悉的会议，参会干部即成为涉密人员；二是通知领导干部或者教师参与地方党委政府重大事项的讨论或咨询而成为涉密人员；三是上级下发给高校的大量的涉密文件、资料以及密码电报等。涉密人员及其参加的会议或活动所带回的资料内容即为涉密档案。

1.2高校管理过程中产生的涉密资料

高校在其管理工作过程中，会产生一些在一定时期内只限一定人员知悉的文件资料，如职称评聘工作中的评议表决情况，反映党员干部问题的有关材料等。这些资料虽不属于国家秘密，但是一旦泄露，可能会引起不稳定或造成不必要的矛盾，不利于高校各项工作的顺利开展。

1.3各项高密级考试产生的涉密资料

有些高校被确定为英语四六级、全国研究生入学等密级较高考试的考点，有些高校具备单独招生资格或招收特长生权力，甚至有些高校还承担社会上的职称考试、职业资格考试等国家级、省级考试任务，在这一系列的工作过程中，产生许多涉密的资料。

1.4重点课题产生的涉密资料

高校承担国家、省、市级重点课题，会因承担科研项目或参加重要科研成果鉴定而产生一些涉密资料。其中有些资料甚至涉及国家的政治、经济或军事机密，也涉及个人的知识产权问题，不宜向社会公开。

2　高校涉密档案管理工作的意义

2.1有利于保护国家机密档案安全

一方面，高校档案馆每一年都会接收进大量具有很高学术的研究和科技开发价值科研的项目、学术论文和上级文件等，其中不乏有一些资料是涉及国家的政治、经济、军事方面的机密，也涉及到个人的知识产权问题；另一方面，高校是知识的生产、传播和应用的机构，有大量重点学科和重大项目的研究与开发，涉及我们国防军工、科技公关、公共安全等一些重点项目，这些科学技术含量较高的档案记述和反映了科学技术研究活动的全部过程和具体成果。如果这些重要的涉密档案一旦丢失或失密，将会给造成不可估量的极其重大的损失。因此，做好高校涉密档案的管理工作，有利于保护国家秘密安全，有利于促进改革开放和社会主义现代化建设的发展。

2.2有利于保障高校各项工作的顺利开展

高校在开展管理、科研、教学等各项工作的过程中产生的涉密资料一旦泄露，将会造成内部人员之间的矛盾升级甚至产生巨大经济损失。如职称评聘工作中的评议表决情况一旦失密，势必会引起一些职工的猜忌和不满，造成内讧；反映党员干部问题的有关材料一旦失密，有些党员干部产生伺机报复的念头，增加不稳定因素，阻碍高校各项事业的发展。因此，在日常工作中，档案管理人员应高度重视涉密档案的管理工作，恪尽职守、尽职尽责，采取一系列切实可行的措施予以严格保密。

3　加强高校涉密档案管理工作的措施

3.1加强档案库房和保密设施建设

加强档案库房和保密设施建设是做好涉密档案安全工作的基本保障。档案库房的建设，从档案保密的角度来讲，按照国家的有关规定，建议单独建设，特别不宜设在办公楼的最底层或最顶层。涉密档案应单独保管，设专门档案柜存放，无关人员一律不准接触涉密档案柜钥匙。从保管条件上，库房应配备保密柜、铁栏窗、防盗门、报警器、电子监控设备等防盗设施，还要配备控温、防潮、增湿设备。坚持定期对库房进行安全检查，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作，及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取切实有效的措施，坚决杜绝和防止任何安全漏洞的出现。

3.2涉密档案设专人保管，提高相关人员的素质

高校档案种类多，数量大，为保证涉密档案的安全，应设专人负责涉密档案的安全保管和安全利用工作。涉密档案管理人员应深入学习，提高自身各方面的素质，以胜任此项重要工作。首先，要深入学习保密法律法规，如《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国国家安全法》《中华人民共和国刑法》及党和国家关于保密工作的政策和文件。还要经常参加安全教育工作，把档案安全工作的重要性、泄密的危害和后果领悟透彻，把档案的保密工作作为自己的神圣职责和应尽的义务。此外，还要培养其敏锐的工作能力和观察能力，能独立处理涉密档案利用中出现的一般问题。

3.3正确处理涉密档案的保密与利用的关系

做好涉密档案的安全保管工作是高校档案管理工作人员的神圣职责。在传统的保密观念影响下，高校档案工作普遍存在着重保管、轻利用的现象。涉密档案应当安全保管，但是保管的目的是为了更好的发挥它的利用价值，保而不用只会失去涉密档案存在的意义。各高校应制定完善涉密档案利用制度，划定可利用涉密档案的人员范围，规定利用涉密档案需履行的审批手续。涉密档案管理人员应严格执行利用制度，正确处理好涉密档案的保密与利用之间的关系，让涉密档案发挥其应有的作用。

3.4做好涉密电子档案的管理

电子档案管理已成为高校档案管理的一个重要环节，做好电子版涉密档案的管理也是涉密档案管理的重要工作之一。涉密电子档案有两种存储方式，一种是存储在磁盘、光盘上，另一种是存储在网络数据库中的。存储在磁盘和光盘上的涉密档案要做好防盗、防消磁、防损坏工作，可以复制副本或异地保存。存储在网络数据库中的电子涉密档案，需加强对计算机信息系统的保密管理，做到内网和外网分离，并对他们的服务器设置好防火墙。除了要保证涉密档案的物理安全外，还要防止内部人员将保密资料外传的情况，对每个管理人员做好权限控制，确保涉密的数据只能被有权限的人使用。

3.5注意涉密档案的时效性

根据国家《中华人民共和国保密法》及《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，一旦涉密档案保管期限届满，便失去了它的保密价值，应该按照公开文件进行管理，这就是档案保密的时效性。因此，涉密档案保管期限届满后，要做好档案的解密工作。按照国家相关规定，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。涉密档案解密后，要按照开放档案案卷整理的要求对之前涉密的档案进行科学分类、合理组卷，规范编目，并做好其保管利用工作。

3.6建立健全涉密档案管理制度

建立并完善涉密档案管理制度，对其所需场地、设施、专门管理人员、如何提供利用、如何做好电子涉密档案的管理工作及涉密档案的时效性等方面提出具体的操作性规范，使涉密档案管理有章可循。规章制度应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善，确保涉密档案安全保管和利用。

主要参考文献

［1］龙岗.涉密档案管理的路径选择——以云南省档案馆为例［J］.云南档案，2014（5）.

［2］贺艳花.加强涉密档案的保管与利用［J］.陕西档案，2014（3）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.06.128

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1673-0194（2015）06-0205-02

2015-02-04