浅论档案管理现代化

韩仁杰

青海油田分公司物资装备公司人事档案部

浅论档案管理现代化

韩仁杰

青海油田分公司物资装备公司人事档案部

在全新的信息时代，档案管理事业发展的大体趋势便是档案管理现代化，同时档案事业生存以及进一步发展的必要要求便是落实档案管理现代化。现阶段我国的档案管理现代化包含了很多不同方面的内容，本文针对如何实现档案管理现代化进行深入的分析和讨论。

档案管理；实现；现代化

一、档案管理现代化

所谓档案管理现代化，是指将相关的现代管理科学作为指导思想，利用具体的现代化管理模式，应用全新的现代化管理技术，将档案管理工作者的主观能动性充分地挖掘并发挥出来，同时提高工作人员自身的创新能力。比如：通过计算机的相关操作手段将档案实施电子化的输入、输出、修改、打印等等的操作，另外还可以通过计算机来对具体的档案进行辨别、筛选等等操作，这样一来便能够对档案实施现代化的技术管理。现如今档案管理现代化工作拥有其他档案管理方法不可替代的优势，其操作速度相对比较快、占用的空间和时间都比较小、应用能力相对较强同时可以储存大量的信息，可以在短时间内筛选并对档案进行修改，极大地提高了档案管理工作的效率和质量。

二、实现档案管理现代化是形势所需

（一）档案管理现代化是自身发展的必然趋势

伴随着我国现代化科学技术的进一步发展，如今社会当中的各个行业都已经大范围地应用计算机技术以及互联网技术等等，同时办公自动化也已经落实到相关的企业和政府部门的工作当中。因此，档案管理工作也应当进一步适应现代化科学技术的应用，档案管理现代化也必然是今后的发展趋势。

（二）加强对档案的保护和利用，需要实现档案管理现代化

作为档案资料来讲，保存的时间都相当长，再加上保管方式比较落后，大多数都属于传统的保管模式，这样一来也就导致很大一部分的档案材料受到损害，一些档案资料出现了褪色的情况，甚至还有一部分的档案资料更是受到了巨大的损害，字迹相当模糊。传统模式下的档案管理工作很少会对相关信息进行共享，假设某一个使用者需要对档案资料进行查询，那么其他的使用者便无法再这段时间当中查询和使用相关的档案资料，这种模式导致档案根本无法在同一时间段内进行共享使用，给档案管理和使用带来了很大的难题。因此为了加强档案的保护力度，充分地利用并发挥档案的作用，需要实现档案管理现代化。

三、如何实现档案管理现代化

（一）加强标准化建设

实现档案管理现代化最为重要的一个关键环节便是加强档案管理的标准化，这是开展档案管理现代化工作的一个首要前提，只有拥有了严格的分工协作以及高水平的技术才能够保证档案管理现代化工作的顺利开展。现如今社会在发展的过程中越来越重视信息的作用，而档案的管理工作则需要统一的标准来进行严格地要求和规范，例如在档案信息的交换以及传递和共享具体的档案信息的过程中，均应当制定具体的标准和规章制度，规范档案管理的相关工作，逐渐形成一种相对健全的档案管理标准系统，进而保证档案管理现代化工作的有效落实，形成一种标准化的管理。不过在档案管理标准化体系的建设过程当中，总是会遇到一些问题，例如过度重视部门内部的特殊性应当保留，或者是保持管理模式不应当改变等等的问题，这些问题从本质的角度来讲都是不愿意接受标准化管理的行为，如若不解决这些问题，便很容易给档案管理现代化工作带来阻碍。尽管确实某些档案管理标准在制定过程中需要比较多的时间，集中比较多的人力和物力，而且制定过程也比较复杂，涉及到很多不确定因素，是一个比较困难的课题，因此更应当集中统一领导，加强建设的力度，落实档案管理标准化建设。

（二）强化档案现代化管理意识

落实档案管理现代化工作，必须要强化档案现代化管理的意识，突破传统档案管理工作的理念。第一，从管理工作者的角度来讲，应当突破传统的档案管理工作模式，创新档案现代化管理模式；第二，大力宣传档案现代化管理思想，从根本上让人们转变对于档案管理工作的认识，为档案管理现代化工作奠定良好的思想基础。

（三）实现管理现代化

实现管理的现代化需要档案管理工作者拥有良好的档案管理现代化意识，同时坚持科学的管理手段，应用全新的档案管理技术，转变传统的档案管理工作模式，将原本的封闭保守的理念消除，落实开放性服务、上门服务的全新服务工作。另外还应当引进具体的先进管理手段和办法，引导档案管理工作走向现代化道路。

（四）提高档案工作者的总体素质

现阶段档案现代化管理工作的关键环节便是应用计算机技术来实现档案的计算机电子化管理，因此，如今的档案管理工作人员应当了解并掌握一定的计算机操作技术，同时可以熟练地使用现代化办公软件来实现电子档案的制作、使用、修改以及维护等相关的档案管理工作。在原本的基础上，定期加强档案管理工作人员的培训和教育，让他们学习基础、中级、高级的档案管理理论知识，提高整体人员的素质，提高他们在开拓创新方面的意识和能力，还可以定期举办计算机操作大赛，让他们更加熟练地进行计算机，拥有比较强的业务能力。

（五）加强监督的力度

现阶段我国已经构建了一个以《档案法》为中心的，同时根据档案相关的法律法规、地方档案的法律法规等等构建的一个相对健全的档案法律系统，为的是加强我国档案管理工作的监督力度。这当中，政府部门负责领导统一主要的工作，而下属的各个档案行政管理部门则负责执行档案管理和违法行为的处理工作，对于流程进行详细地规定，针对具体违法行为的法律责任都做出了相当明确地要求和处理办法，以此来促进档案管理现代化工作的发展，加强监督的力度。

[1]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸.2010（05）

[2]李燕.档案管理现代化存在的问题及对策[J].管理观察.2014（10）

[3]齐剑茹.浅析档案管理现代化[J].人力资源开发.2014（12）