浅析如何实现档案管理的现代化

（湖北省咸宁市广播电视大学437100）

浅析如何实现档案管理的现代化

余明红（湖北省咸宁市广播电视大学437100）

新时期档案馆实现档案管理现代化，是档案管理工作者所面临的问题。在加强硬件基础建设的同时，把握服务方向、提高人员素质、做好案卷整理和档案研编工作则是档案馆实现档案管理现代化的重要基础。本文分析和讨论了档案管理的现代化。

档案馆管理现代化

在档案管理日益完善的今天，档案工作的实践表明：要想实现档案馆管理工作现代化，就必须要加强服务，要建立一支专业化、素质化、政治基础坚实、业务熟练的档案队伍，档案管理的规范化也是档案管理走向现代化的重要中间环节，因此，在搞好硬件设施建设的同时，加强服务、做好案卷整理和档案的研编开发工作是档案馆实现档案管理现代化的重要前提。

一、实现档案管理现代化就是要把握服务的方向

档案工作履行其服务职能一定要有正确而坚定的政治目标，能彰显出分明的阶级性。第二次全国档案会议上提出的政策方针为档案工作的方向指明了道路。实践检验证明，档案工作必须在党的领导下，在正确的方针政策引导下，不停前进发展，在我们社会主义建设的大道上坚定不移地前进。因此，档案管理工作今后的发展关键是充分发挥其职能，创新档案管理工作的服务形式，提高档案管理工作的服务质量，才能更好地为广大人民群众服务，才能真正实现档案管理的现代化。

二、实现档案管理现代化就是要提高档案管理员的素质

档案管理工作人员的素质关系着档案管理服务的质量。所以，实现档案管理现代化的重要前提是要提升管理人员的素质。在当前档案管理工作不断发展的时候，提高档案管理人员的素质和内涵是很有必要的。

（一）档案管理现代化要求档案管理人员业务素质高

丰富的专业知识和较高的职业技能是档案人员履行职责的有效保证。尤其是涉及信息的开发及研编的工作人员，必须凭借丰富的知识和专业的职业技能才能获得成功。档案管理人员除了需要继承传统的工作理念，还需要具备钻研解决工作中出现新问题的意识，运用先进的科学技术，以完善档案管理工作的理论和实践。

（二）档案管理现代化要求档案管理人员政治素质高

学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论是档案人员的政治理论水平、政治态度及职业道德的范畴。建设中国特色的社会主义理论，在关于档案管理工作的原则上，必须保证与党中央一致，确立正确的世界观、人生观和价值观，严格执行我国颁布的《档案法》，保守机密，全身心投入到档案管理事业中。

（三）档案管理的现代化还要求档案管理人员具备较强的时代意识

时代意识指的是档案管理人员需要有与时代相同的观念意识。当今是高速发展的信息化社会，档案资源已成为当今社会信息资源的重要部分。所以，要求档案管理人员需要对档案方面的信息资源有较强的认知，还需要提升对档案管理的能力，增强对档案资源的开发意识，以确保满足各方面需求。此外，档案管理人员也要大胆使用现代化设备手段，更新档案设备，努力跟上时代节拍。

三、实现档案管理现代化就是要提高工作的质量

实现档案管理现代化就是要提高工作质量，实践证明，档案的案卷收集按保管期限、内容相关进行组卷、编号，基本上是同类或相似问题组成一本案卷，按照组卷编号程序有序进行的过程，是档案案卷材料收集、整理、加工是否完整的重要因素，而案卷的立卷方法与案卷的装订质量，则可能是决定档案管理工作现代化质量的操作性影响因素。因此，在实现档案管理现代化的实践中，我们除了要保证安排好立卷的方法，以便档案管理的分类和检索，还需要注意案卷的装订问题，以提高档案质量，提高工作效益。

四、实现档案管理现代化就是要做好研编的事务

档案利用工作这个环节中最为突出表现的就是档案工作的服务性，其中档案的检索及开发研编档案信息是档案工作服务形式的两大重要组成部分。

手工检索和计算机检索这两种检索方式组成档案检索。其中占最大比例的要属传统的手工检索，以至于在手工检索的途径中各档案部门做了大量的研究工作，研究并开发出多样形式的检索工具。实践证明，一部分检索工具是编制得不够科学化或是重复，这样在用起来的时候带来很多的不便，造成档案使用者不常用，甚至更多的档案人员不愿意去使用。求“多”不求“精”的现象在编制检索工具中经常出现，呈现了一个错误认识，目前人们认为档案工作服务质量越好跟编制检索工具越多是相辅相成的。但往往事实相反，大量的财力、人力，物力的浪费正是因为编制了不易操作且不科学的检索工具造成的，这样服务质量反而降低了。

选题不典型、选题的盲目性都是信息开发工作中存在的普遍问题。很多档案部门经常存在随便选题，编写人数多的问题，档案编制质量和层次都低下，实用性也不高，这都是为了应付检查而敷衍了事。虽然有时候有部分比较好的选题，但是存在编研的时效性偏差，这样大大地影响了作用的发挥。

档案部门应该转变现有观念，预防问题的发生，形成良好的服务意识，树立品牌观念，制作出一套更为便利的检索工具，进行一种过渡——由手工到计算机的一种过渡，从而探索出自动化检索的有效途径。同时，制定出一套规范、统一、简洁的规范标准，便于操作和检索，从而一步步取代手工检索，实现资源的共享。同时，要学会资源配置，提前对数据进行分析、预测。有方向、有目的地进行选择，从而突出重点，使开发信息具有特色性，积极处理问题。利用现代化科技进行编改修订，缩短开发时间，通过开发新程序、新途径把最有价值的档案信息整理好，传递给需要的人，为经济建设作出贡献。

（责编 田彩霞）

余明红（1968—），女，湖北咸宁人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理方向。