县直机关文书档案分类方法解析

高爽

（明水县档案局 黑龙江 明水 151700）

县直机关文书档案分类方法解析

高爽

（明水县档案局 黑龙江 明水 151700）

县直机关概分为党群和行政两大类。分析各单位每年形成的归档材料，主要以收到的上级下行文件、本单位向上的请示、报告、对下的通知及批复为主。这些归档材料由各单位文书收发与保管，在分类方案上多采取与档案馆收档要求相一致的年度—保管期限—问题或组织机构分类法。现实中，县直机关文书室一般只有一间办公室，受空间限制，档案保管所用柜、盒数量有限。在文书档案分类方案确定中，考虑与县档案馆工作衔接、档案材料归档、利用便利的同时，也要兼顾档案柜、盒空间上的占用。各机关档案室应根据自身实际，选用适合自身的分类方法。

一、分类方案的选择

不同县直机关每年形成的归档材料多少不同，2010年政府机构改革后，除党群部门中的纪委、组织部、县委办公室，行政部门中的政府办公室、发改委、人事劳动，其他各部门每年形成的归档材料数量均较少，许多单位每年形成的归档材料不足50份。考虑移交县档案馆时对归档材料再整理的劳动量及复杂程度，建议每年形成档案材料较多的单位采用年度—保管期限—问题或组织机构三种分类方法联合的复合分类为宜；形成档案材料较少的单位采取年度—问题分类法比较合适。

1、年度—保管期限—问题或组织机构分类。这一分类方法符合《归档文件整理规则》和《文书档案案卷构成的一般要求》的要求，保留了原来的分类整理体系，只是将问题和事由作为卷内材料排列顺序的依据。这一方法与县档案馆档案分类方法一致，便于向档案馆移交，在实际工作中，这是多数单位正在使用的方法。

2、年度—问题分类。年初，机关文书处理部门总结分析往年档案材料，找出形成档案材料的规律，在此基础上确定本单位工作中肯定涉及的几个问题（工作），机关文书在工作中对形成的档案材料按不同问题进行分类装盒。档案材料的保管期限在年末整理时再具体考虑，不同问题作为材料分类排架的方法。

二、年度—问题分类的优点

1、简便易学。按年度—问题分类，县直机关文书岗位，多是由新参加工作的同志担任，经过一段时间的锻炼，往往被调派到其他工作岗位，人员流动性大，按年度—问题分类，简便易学，容易掌握，档案材料整理也简单。

2、节约有限的档案保管资源。按年度—保管期限—问题或组织机构复合分类后，每个卷盒内的文件数量较少，装柜时，各保管期限之间还要预留一定空间，大大降低了档案盒、档案柜等档案装具的利用率，增加了目录、卷皮、卷盒的用量，增加了管理费用。按照年度—问题分类，同一问题的文件集中在一个盒内，装柜时，无需再预留空间，有效提高了档柜利用率，并省去倒柜的麻烦。

3、便于提供利用。实际工作中档案资料的查询、利用，查档者几乎全部是提出某项工作或事由，并附带不太准确的年度信息，少有人直接提供作者信息或文号，更没有从保管期限的角度提出查档要求的。

4、更符合国家《归档文件整理规则》。《中华人民共和国归档文件整理规则》规定文件归档要“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系……”的整理规则。按年度—保管期限—问题分类整理排架，把同一事由的文件分散在不同的保管期限中，把历史联系人为地割裂开来，而年度—问题分类，同一事由的文件集中，更符合整理原则。

5、使“文书处理部门立卷”及“平时归卷”变的易行。“文书处理部门立卷”，由于归档整理技术性强、要求高、操作繁琐，在实际工作中，机关单位都是在下年初对上年度形成的档案材料，进行集中整理、阅卷、归档，而在归档的过程中，各单位基本上都是在县档案馆的指导下，由机关文书整理归档，少有单位能做到“平时归卷”。按年度—问题分类，表面上看，只是减少一个分类层次，实际上，大大降低了操作难度，使“平时归卷”成为可能。

虽然按年度—问题分类有着许多优点，但选择这一分类方法也存在着在向档案馆移交时，要重新装盒、重新生成目录的弊病，综合平衡，利大于弊。

三、年度—问题分类操作中应注意的问题

1、问题不宜分的太细，工作职责较单一的机关单位，设置问题一般不要超过10个，具有综合职能的单位问题设置也宜简不宜繁。如需设置15个问题或不同问题存在一定关联的，不宜采用年度—问题分类方式。

2、归档文件目录的编制。保管期限仍需鉴定划分，归档章的“保管期限”栏仍是必注项。向档案馆移交时，可按保管期限重新编制两份新目录移交档案馆，一份放入盒内做内目，一份档案馆做检索工具。

3、档案盒脊背的“保管期限”项暂时不填，向档案馆移交时，永久、30年保管期限的档案要重新装盒，项目按要求重新填写，有利于档案馆装具的规范化、标准化。10年保管期限的档案因不向档案馆移交，可留在原有的档案盒内，并补填“保管期限”项。

4、归档章的室编件号为一年应归档的全部文件材料的编号，馆编件号在移交进馆时，按档案馆的要求填写。