浅析数字档案的管理与利用

刘承爱

（黑河市瑷辉对俄进出口加工基地管理委员会 黑龙江 黑河 164300）

浅析数字档案的管理与利用

刘承爱

（黑河市瑷辉对俄进出口加工基地管理委员会 黑龙江 黑河 164300）

在当前信息技术快速发展的大背景下，数字档案资源不断丰富，人们对数字档案资源的管理和应用也越来越重视。文中对数字档案进行了分析，并进一步对数字档案资源的管理与利用进行了具体的阐述。

数字档案；档案资源；管理与利用

数字档案是在信息化技术基础上发展起来，数字档案主要是在计算机技术的支撑下得以形成，通过对人类社会真实活动的数字化记录，有效的改变了传统档案工作的模式，是当前办公自动化、网络和信息技术发展的必然结果。当前我国已将档案信息化建设作为档案工作工作的主要内容，而数字档案也成为档案信息化建设工作中十分重要的一项专题。当前数字档案所包含的内容较多，不仅包括数字档案馆的探索和实践，档案数字技术和与标准，同时还包括电子文件管理、档案数据库及档案网站建设等工作。特别是在当前信息化技术快速发展的环境下，我国数字档案馆进入了快速建设阶段，档案资源数字化和网络化得以不断深入，这就对数字档案的管理和利用有了较高的要求，通过加强数字档案的管理与利用工作，更好的推动数字档案的健康发展。

一、加强档案信息化建设，提高数字档案资源管理的水平

随着科学技术的快速发展，档案信息化建设已成为我国档案工作的主要发展方向，通过档案信息化建设，更好的确保档案资源数字化的实现，全面实现档案目录信息的数字化和档案全文信息的数字化，建立档案信息资源数据库，从而加快档案目录资源和档案信息资源共享的实现。

二、档案资源网站建设

在档案信息化建设工作中，档案资源网站建设是其中十分重要的一个环节，档案机构通过在网联网上建立数字档案资源网站，在网站上可以为广大档案需求者提供档案网络信息服务，同时还能够对档案进一步进行宣传。档案机构利用档案资源网站可以更好的进行数字档案资源的传播。

三、数字档案馆建设

数字档案馆作为档案管理与利用的模式，其是通过网络技术使档案用户能够远程获取数字档案资源。通过数字档案馆建设，可以实现对各地的各种数字档案资源进行动态搜索。数字档案馆不仅实现了档案资源数字化，而且档案信息组织与传输也实现了网络化，档案服务形式开始向多样化方向发展，档案资源实现了共享，档案检索更方便和快捷。我们所说的数字档案馆有广义和狭义之分，广义的数字档案馆是指由若干档案资源库、档案信息资源中心和档案用户群所构成的数字档案馆群体，其是存储和利用档案资源的网络空间。而狭义的档案馆则仅是指其中的个体档案馆，其通过对档案进行数字化工作，完成档案信息从采集到保额、利及鉴定的整体过程中，狭义数字档案馆更多指的是信息互不干涉和基础设施的构建。其包括的内容较多：接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失；将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的发布和传递；支持对馆藏各种档案实体的自动化管理；支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享；组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息(包括目录、索引和全文)进行查阅。

四、数字档案资源的利用

档案提供利用工作，亦称档案利用服务，是档案保管部门以所收藏的档案为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的～项业务活动。〈中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》中的有关规定，档案提供利用工作的基本要求是：档案馆(室)应当为档案的利用创造基本的条件，简化手续、提供方便，主动开展档案的利用活动，及时掌握和分析档案的利用效果。与原始档案利用相比，数字档案在利用形式、方法、手段等方面具有明显的信息技术特性。因此数字档案资源的利用应在“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则指导下，立足最先进的信息技术和全新的发展思路，逐步建立起档案数字资源的收集、存储、加工、管理、利用的过程体系和政府、企业、事业、社区、家庭等档案管理的模式，建立立档单位、区(县)、地(市)、省(市)多级的档案目录资源库、现行文件资源库、电子文件资源库、管理过程信息资源库，最终构建基于各种网络(局域网、政务内网、政务外网、互联网)平台并覆盖一定区域的大规模、超大规模的档案信息资源共享总库，不断满足档案利用者和档案管理者的需求。

五、借鉴数字图书馆的文献资源开发利用

模式数字图书馆技术和文献资源开发利用服务模式已经相当成熟，比如国家数字图书馆工程、区域数字图书馆联盟等模式，还有数字图书馆的核心服务模式——文献资源数据库技术 (中国知网、万方知识服务系统、维普资讯)，都可以为数字档案资源的开发利用提供借鉴。数字档案资源的开发与利用应加快档案资源的数字化建设，深入研究档案信息处理技术，如档案资源数字化工作中的文本处理技术、图像处理技术、音频视频处理技术等，建立各种档案资源专题数据库。

六、结束语

社会的快速发展和网络技术的进步，各种文件和信息开始登录在互联网上，这给人们带来了较大的便利，而且信息服务更具有高效性和经济性。在这种情况下，对档案信息服务的开放性需求不断增强，我国加快了数字化档案的管理和利用工作，通过数字档案网站建设、数字档案馆建设等加快了数字档案开发利用进程，这对我国档案事业的健康发展起到了积极的推动作用。

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