科学事业单位物资采购业务风险防范与控制

何冰

【摘 要】物资采购业务是科学事业单位进行科研课题研究工作中重要组成部分，与企业相比有其自身的特点。然而科学事业单位进行物资采购时会面临一些风险，对采购风险的控制不仅直接影响到科研成果的产出和效果，同时也是关系到科研项目能否通过结题验收的关键因素。本文在对物资采购内因风险和外因风险比较分析的基础上，结合科学事业单位的实际情况，就如何进行采购风险防范提出了对策和建议，以防范和控制采购过程中面临的风险，提高物资采购的效率，确保科研任务的顺利完成。

【关键词】科学事业单位；物资采购；采购风险；外因风险

科学事业单位，是指从事科学技术研究和应用开发的国有组织机构。科研人员申报的课题和预算得到批复后得到拨款，会按照科研项目进行分课题管理，专款专用 ，在科研项目预算中列支。科研资金来源多样化，包括国家财政、地方政府、企业、军工单位等，一般物资采购资金会占课题经费支出的60%以上，采购风险的存在直接影响科研任务的顺利开展。本文从科学事业单位物资采购的实际出发，研究科学事业单位物资采购的风险防范与控制措施。

一、科学事业单位物资采购中存在的风险分析

科研物资采购包括材料采购和设备采购，采购循环由采购预算、采购询价、供应商选择、采购决策、采购招标、签订合同、订单处理、验收入库、款项支付和会计记录环节组成。由于科研任务的多元化，造成承担不同课题的研究室、项目组采购物资种类多、批次多、数量少，采购风险贯穿于采购过程的各个环节。

1.采购内因风险

采购内因风险包括：

（1）预算风险。编制采购预算时，一些科学事业单位为了争取较多的项目资金，虚报多报，造成预算编制不准确。还有些科研人员没有及时制定采购预算，习惯了由自己随时零星采购，造成采购预算与执行相分离。科研人员根据课题需要来确定物资大额采购预算前，会开展调研，并根据课题研究的专业程度来组织相关专家进行论证，如果调研不充分、论证不科学，未能提出有效的建议，也有可能导致面临采购的预算风险，最终造成采购执行与预算发生较大的偏离。

（2）执行风险。科学事业单位行政后勤人员缺乏，通常没有设置专门的采购部门或者采购人员，物资采购的主体是研究室、课题组，他们在物资采购过程中有很大的决定权。这种设置有利于科研活动开展，却造成了采购权的分散，形成无数个采购主体。有些单位由于采购内控制度不健全，采购人员采取各种方法规避招投标或者虚假招标；违反国家法律法规收受供应商的回扣，造成采购的设备或材料质量不合格，影响科研的进度，致使单位蒙受经济损失和信誉损失。

（3）合同风险。科学研究涉及的范围广，所用设备和材料非标准、不通用，这就要求采购人员需要具备一定的专业知识和法律法规知识。采购中面临的合同风险有合同内容风险和合同履行风险。合同内容风险是指合同订立时，合同内容要完备，合同权利和义务要对等，如果合同条款存在矛盾或逻辑错误，就会影响合同的顺利履行；合同履行风险是指合同执行管理不到位，当出现供应商违约的情况，采购人员未能及时发现并跟进处理，造成损失扩大。

（4）验收风险。由于人为因素未能在验收时发现采购的材料、设备质量不过关，或者出现型号不符，以次充好等问题，致使不合格物资入库，影响科研使用的风险。

2.采购外因风险

采购外因风险包括：

（1）价格风险。供应商在招标过程中，相互串通，进行违规操作等不法手段操纵投标环境，提高价格，使得科学事业单位单位在采购时蒙受价格损失。还有些科研项目是进行国际前沿的科学研究，需要进口高精尖的设备。而对于进口国外设备，进行采购招标时，设备专业性强，往往是独家代理，供应商也会趁机抬高价格。由于可供参考的价格少，采购价格缺少可比性，议价的余地少，只能被动接受唯一的价格，这也是科研事业单位采购中会遇到的价格风险。

（2）质量风险。用于科学研究的设备具有专业性强、复杂程度高等特点，如果供应商提供的设备质量不符合要求，就会对科研任务的正常开展造成不良影响，或者达不到科研的需要造成设备严重浪费。

（3）信用风险。由于供应商良莠不齐，采购前没有对供应商进行资信调查，造成付款后，供应商没有及时履约，款项无法收回的风险。

二、科学事业单位物资采购业务风险防范与控制

在上述采购风险识别基础上，应建立风险管理平台，进行风险防控。科学事业单位物资采购内部控制活动主要包括职责分离控制、预算控制、采购控制、验收及入库控制、合同控制、付款管理控制、会计记录控制等。为了降低采购风险，科学事业单位要逐步完善物资采购全过程管理，建立起科学、规范、受控的管理机制，明确相关责任人的责任范围，加强相关部门联动。科学事业单位的财务部门、采购部门、验收部门、内审部门、资产管理部门之间需要共同配合形成有效的监督机制；建立采购活动中供应、需求、监督三者互相牵制、相互制约的制度。

1.强化供应商管理，构建良好的战略合作伙伴关系

随着信息化的发展，科学事业单位可以通过网络平台和实地调查相结合，建立供应商信息库，加强对供应商的动态管理和信息披露。质量部门应对供应商进行资格预审，对供应商的供应质量和财务状况进行评估，评估内容包括：供应商的信誉、注册资金、质量控制、财务、售后服务等，建立供应商资源信息库和评价体系，与合格供应商签订采购质量保证协议，实施采购、验收、发放的质量控制。同时，供应商的基本资料需要定期审查和调整更新。采购人员进行物资采购必须在经批准的合格供应商中进行选择，确保采购预算和采购订单中的质量要求，防范供应商欺诈的风险，提高采购效率。

2、 加强自身制度建设，确保物资采购工作规范化

科学事业单位要加强物资采购管理和制度建设。应根据市场情况和采购预算，合理选择采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购），并建立采购科学的定价机制，确定合理采购价格采购。负责采购的人员应定期进行轮换，不仅有利于员工业务知识的拓展，同时也避免了长期经办大额物资的采购业务人员与供应商建立密切关系，防止收受商业贿赂。同时应建立审批权限控制，对于采购大额设备（如50万元上）或购进大批量材料（如20万元以上），应先由项目管理部门对其真实性、合理性、技术指标等进行审查，然后财务部门根据项目经费预算的实际情况提出意见，报请单位领导审批。财务部门根据审批意见办理相关资金支付。endprint

3.加强对采购活动的会计系统控制，减少信用风险

财务部门应确保采购合同、会计记录、采购单据、验收记录、出入库单据核对一致。具体措施包括：（1）对各种原始单据审查核实，检查有无相关部门的授权审批，是否符合项目预算需要。建立抽查机制，验证采购发票真伪，避免虚假发票入账。发现虚假发票的，应查明原因，并追查该供应商历史交易的其余发票，及时报告处理。通过监督采购过程，及时发现采购问题，提高采购资金的使用效率和采购的透明度。（2）加强采购付款管理，完善付款流程，财务部门一旦发现采购过程有异常情况的，应拒绝付款，避免出现资金损失和信用风险。（3）建立预付款和定期与供应商对账制度。财务部门应指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付账款、预付账款等往来款项。对于长期挂账的往来款项，需查明原因，及时处理。（4）对于进口国外设备，一方面财务部门可以利用衍生金融工具，综合使用避险措施，防范汇率风险；另一方面在审核时应更加严格，需要检查代理合同、减免税证明、付汇证明、货运单、结算单等单据是否完整。

4.严把货物验收关，建立严格的采购验收制度和退换货制度

验收时不仅要对材料或设备做形式上的检查，还要对采购物资做技术性能指标的检查。由专人对采购物资进行验收，对设备和材料的规格型号、数量、质量等进行查验，测试性能指标，合格后出具验收证明。对于验收过程中发现的异常情况，负责验收的人员应及时处理。需要退换货物的，及时办理退换。

5.定期审计监督，对采购与付款循环实施内部审计

对物资采购进行审计监督是防范采购活动风险的必要措施，科学事业单位物资采购的审计应以物资采购风险管理防范为中心，对物资采购循环开展全方位审计。内审部门在监督中应起主导作用，可以将项目管理式审计和过程参与式审计相结合。审计中紧紧把握物资采购内部控制活动的关键控制点，防止在关键控制点上出现舞弊行为。

6.建立采购绩效评价机制，量化考核标准

物资采购对科研的发展起着重要作用，要建立规范、有效、节约的绩效考核制度。结合本单位的实际情况，根据采购的过程，针对每个环节的制定绩效考核标准，分解指标，落实到人。要有统一的原则、标准和程序作为基本规范，同时可以引入外部评估主体，使评估更加客观、有效。

7.加强采购队伍建设，提高采购人员素质

采购人员不仅要有爱岗敬业、尽职尽责的职业道德，还要有保密意识。由于采购的物资跟科研项目密切相关，有时会涉及保密信息，而采购人员需要与外部供应商频繁接触，应避免向对方泄露任何采购秘密信息。同时采购人员还要掌握法律法规和物流管理专业技能，知晓相关财务知识、管理知识，及时了解科研动态，配合科研工作的开展提出合理的采购建议。科学事业单位只有加强对物资采购人员的培训和道德风险教育，才能从根本上防控人为因素造成的采购风险发生。

三、结语

科学事业单位采购中主要的风险在于成本和质量，所以应从这两个方面入手和防范。一方面要控制科研项目资金的合理使用，避免资金的浪费和国有资产流失；另一方面，要保证物资采购质量，提供符合科研要求的设备和材料，为科学研究保驾护航。在实践中，科学事业单位应强化采购风险控制和管理，建立合格供应商信息库，规范健全采购制度，不断提高采购人员的自身素养和业务能力，力求把物资采购风险降到最低。

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