对优化事业单位人事档案管理工作的几点思考

胡笳馨

人事档案管理工作反映了事业单位职工及单位资料的真实面貌。近年来，随着我国经济的快速发展和社会改革的不断深入，改革和创新人事档案管理工作已成为各单位人事组织部门面临的一项新课题、新任务。在这方面，笔者从自身专业角度出发，做出了一系列有益的尝试和探索。

一、当前事业单位人事档案管理的问题所在

1.人事档案的内容不够全面

长期以来，事业单位人事档案普遍存在着被动登记、一陈不变的情况，不少事业单位的人事档案仍停留在半个世纪不变的老套路上，人事档案管理工作普遍存在“三多一少”的現象，即文书档案多、专门档案少；机关活动档案多、反映问题档案少；纸质档案多、声像档案少。目前的人事档案内容主要是职工的上学、聘用、入团入党、转正定级、职称评定等，内容单一，千人一档，无法全面地真实地反映职工个人的道德品质、业务能力以及专业特长等情况。

2.人事档案的作用发挥有限

不少事业单位存在人事档案管理不到位、检索人事档案工具单一的问题。有些单位的人事档案工作就是应付差事，只有一套卷宗和目录，查找方式落后，案卷质量不高，严重制约了人事档案发挥信息服务和交流作用，使人事档案信息资源开发利用的深度和广度都受到了极大制约。

3.对人事档案的认识重视不足

在市场经济的影响下，有些单位领导将创造经济效益作为头等大事来抓，而对人事档案管理工作却重视不够，他们没有充分认识到人事档案潜在的人才信息价值。而人事档案管理人员缺乏主动工作精神、被动完成任务的状态也很普遍。

二、优化人事档案管理的探索方案

1.充分利用计算机等信息化手段，提高人事档案工作效率，最大限度地发挥人事档案信息服务与交流的作用

对于事业单位人事档案管理工作来说，归档是一项艰巨而又繁琐的任务，每年形成的各种工会会员表、工资表、干部任免表、年度考核表等，需要对其进行收集、编号、归档，工作期限长，手工劳动强度大。目前用计算机数据库替代传统的手工操作已开始变为现实。在使用人力资源管理系统相关软件时，要想方设法，充分发挥现有数据库的强大作用。只要在初期做好表格设计及相应的数据录入工作，后期就能够实现材料自动编号、自动顺号，一劳永逸。当前，多数单位已经对中组部要求的档案目录采取了计算机管理，另外部分人事材料的形成、归档也都逐步实现了计算机管理，这样就使得档案管理人员从繁琐而低效的手工劳动中解放出来，大大提高了事业单位人事档案管理的效率。

在实际操作中，分两步。第一步是基础性工作，结合本单位实际情况，在计算机上预先设计人事档案管理表格结构，然后在每个空格中输入信息公式，最后在人力资源信息系统的数据库中录入每个干部的档案号码。第二步，将新一年形成的需要归档的全部人事档案资料按照分类规范分类，将需归档的新的资料在不同的分类目录下分别录入，新的档号会自动生成。这样一来，数百上千张的档案统计表，原来需要一个人手工抄写几个月左右才能完成，碰上繁忙时会拖上半年到一年都难以完成归档。而现在一个月或半个月就能完成任务，这就使干部人事档案信息得到及时完善和补充。

2.及时更新人事档案信息，保证人事档案信息的全面准确，使人事档案更好地服务社会和职工

随着我国社会民主化进程的加快，信息公开法得到了很好的贯彻执行，公民的知情权意识也在不断提高，人事档案向职工本人有条件地开放已经成为社会发展趋势。人事档案是职工人生经历的真实记录，属于职工个人的资料，职工有权知悉了解。

现在各家事业单位的主管局纷纷建立了人力资源信息系统，各家事业单位与主管局共享信息资源，组织全体职工定期填写统一的个人履历表，对职工所填内容与原数据库信息仔细进行核对，若发现学历、经历、职称、工龄等不符的情况就通知职工提供依据性材料归档，更正数据库信息，这种做法保护了职工的切身利益，也使得数据库信息更加准确、完整。

当职工查阅个人资料，为家庭财产公证、银行贷款、社会救济等行为作证明时，档案人员应该热情接待，为职工提供有效范围内的证明材料，为职工提供方便，而不能因为人事档案的保密性而忽视职工的权利甚至拒绝服务。为维护人事档案的权威性和真实性，在实际操作中，要建立并完善人事档案管理规章制度，对职工的人事档案知情权进行规范，设定相应权限，并严格按章办事。这样就既为职工提供了服务，又体现了人事档案管理的严肃性。

3.明确细化人事档案管理职责，优化档案管理工作

（1）对于流动人员的档案，应建立与当事人相联系的机制，有条件的单位最好能应用身份追踪软件，利用网络技术提高工作效率。

（2）根据相关规定配备相应的软硬件设施，并按照相关规定确保人事档案的质量，保护人事档案的信息安全和被正当使用。

（3）对人事档案的每一次的收集和补充都要做好登记工作，以便今后检查核对，及时对失去价值的静态材料进行鉴定和削减，这样才能使档案信息更加明朗。

综上所述，当前事业单位的人事档案管理工作中存在的这些问题是比较明显的，要解决此类问题，档案管理人员就必须加强对工作的认识，随着管理制度的推进和完善，事业单位的人事档案管理工作将更具规范性。所以，在人事档案管理工作中遇到问题时，我们一方面要采取有针对性的措施，另一方面也要努力提高管理人员的综合素质。