建筑工程中档案资料管理的重要性及策略研究

宋艳萍

【摘 要】随着社会经济的快速发展，建筑行业成为人们关注的重点，在我國现阶段，做好建筑工程资料管理工作是提高工程管理水平，确保建筑工程质量，进行工程结算等工作的重要文件。由于建筑工程施工具有长期性、独立性和复杂性，从而使得建筑工程资料存在收集难、编制过程较长、地方性标准不统一等特点。虽然归档资料存在这样或那样的问题，但却仍是建筑工程使用过程中管理、维修及改造不可缺少的档案资料。基于此，本文就建筑工程中档案资料管理的重要性及先关策略进行分析与研究。

【关键词】建筑工程；档案资料；重要性；策略

一、建筑工程档案资料管理概述

建筑工程项目指的是具有计划任务书，以及总体设计和经济工实行独立核算的，行政方面具有独立组织形式的基本建设项目，建筑工程档案资料，是指在建筑工程项目从立项到项目竣工交付使用这一整个过程中，形成的应当归档保存的所有与建筑工程相关的原始资料，那么为了保证这些档案资料的完整、准确以及安全，必须要对建筑工程施工阶段的所有资料进行管理。建筑档案资料一般都具有真实性的特点，这是由于档案资料是跟随工程建设一起形成的，在施工到竣工环节都需要真实的记录；还具有单一独立性，以及实用性，实用性是在档案资料通过的时候，需要对建筑工程进行全面的考核。

建筑工程档案资料涵盖了整个建筑工程中的各个环节，那么涉及到的内容也就比较广泛，但总体可以看做是三个方面，第一是综合性文件，这里面包含了经过上级批准的文件、计划任务、政府征地和要求拆迁安置等文件资料，还包含了工程中需要的相关合同、竣工后需要结算和审计的内容等。第二是工程施工文件资料。主要包括了立项和竣工生成的报告，图纸经过会审、设计进行变更等生成的报告，还有监理部门工作的相关资料以及所开例会的纪要，工程实施所发生的质量事故需进行处理的资料等。第三是竣工图。竣工图并不单指工程竣工后的图纸，还包含中平面的布置图，建筑物室内室外各种管线的接线图，工程中装饰工程完成后生成的图纸，水电系统竣工后生成的图纸以及建筑工程完工后生成的图纸等。

二、建筑工程档案资料管理的重要性

（一）建筑工程档案管理的作用

随着经济发展和城市建设的加快，建筑工程的建设也越来越多，其对于改善人居环境，提高人们的生活质量有着重要的作用和意义。对于建筑工程的建设来说，建筑工程的档案管理是非常重要的，建筑工程档案管理对于整个建筑工程的建设、施工等各个环节的进行与施工优化都有着重要的意义和作用。建筑工程在建设过程中会形成各种文件档案资料，这些文案资料记录了工程建设中出现的各种问题及工程建设的流程，对于以后建筑工程的维护与检修有着重要的参考资料。加强对建筑工程档案的管理，有利于集中统一的规范、完整、齐全的保管建筑工程的各个文档，对于系统化的研究建筑工程起到了重要的推进作用。

（二）建筑工程档案管理的意义

1.工程建设经验积累

建筑工程档案是城市建设中所积累的重要的宝贵经验，对于城市建设技术的保存以及城市后续的建设经验的借鉴作用意义是非常大的，其是一种工程建设经验的积累与记述。

2.城市的管理与维护

建筑工程的资料档案的管理是城市管理的重要组成内容之一，其对于城市建筑物的管理、后续的维修、及周边作业都有着重要的作用。建筑工程档案还是城市救灾、防灾，及灾后城市建设的重要依据之一。

3.建筑本身特点与物理特性的记述

建筑工程档案的管理是对建筑物其本身特点与物理特性的记述，这种技术对于评估建筑物以后的使用期限和安全使用期限有着重要的评估作用，可以根据建筑工程档案所记述的各种环境地基参数和物理参数，来评定建筑物的安全系数，以便人们在建筑物安全期内使用建筑物，避免造成安全隐患和事故。

4.促进建筑工程学的研宄与统计

建筑工程档案的管理有利于建筑工程学科对建筑工程建设的各种项目的研宄与统计，对于建筑工程学科的发展与进步有着重要的现实意义和作用。对建筑工程档案的各项的管理不仅使建筑工程学科有了研究的材料和方向，还有促进了建筑工程学科更趋向于合理化与完整化。

三、加强建筑工程档案资料管理的措施

（一）建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础

为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

（二）严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用

工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保工程建设档案的完整、准确、系统。

（三）加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度

随着我国改革开放事业取得良好的成绩，我国的建筑行业也随之取得了很大的进展，档案管理工作也因此产生了变化，所以加强档案管理人员的专业水平是非常有必要的。档案管理人员的素质包括很多种，有服务意识、管理水平、专业素养等等，档案管理人员要不断加强自身的服务意识，了解档案管理工作的重要性以及产生的作用。不断加强自身的知识素养，学会结合现如今的发展趋势，采用科学合理的管理方法，制定相适应的管理措施，将建筑工程档案管理的工作做的更完善。另外，档案管理人员要时刻关注国家政府以及相关部门制定的政策，将其运用的现实工作中。

（四）加强施工管理，强化档案材料编制工作

依照标准的施工档案材料的编制方法，是建筑企业最基础的工作能力。一个施工团队在编制工程项目材料上出现问题，他就不具备承包工程的条件。工程档案的真实性和完整性就在于编制过程中是否专业。施工企业应该要充分明确自己身上肩负的责任，提高档案编制的规范性，对各个环节进行严密的检查和监督，严格依照建筑工程档案管理的真实性和完整性编制，为后期工作的顺利开展打下坚实的基础。

（五）积极健全建筑工程档案管理制度

建立健全的建筑工程档案资料管理制度，是有效管理档案资料的基础，建筑单位在建筑项目成立之初就应该积极按照国家的相关规定，建立相关的管理制度，并且制定统一的档案资料管理模式。还应该明确建筑施工人员、建筑管理人员等相关人员在档案资料管理中承担的责任，保证能够真实记录相关的档案资料，为建筑单位的合法权益提供保障。

（六）利用现代化技术对档案信息进行统

在计算机技术和互联网技术不断发展的今天，建筑工程单位应该积极利用这些技术来对建筑档案资料进行统计管理，可以构建一个记录档案信息的系统，及时的记录建筑工程中各个环节的真实情况，全面保证建筑工程档案资料的完整性，并且进行严格的控制。

结束语

建筑工程档案资料管理工作对国家、企业、单位和个人都是非常重要的。档案资料管理工作看似简单，但是在实际的操作过程中却是十分困难的。由于档案资料是有保密性、专业性和政策性，所以一定要严肃地对待档案资料的管理工作。档案资料管理人员要有强烈的责任感和保密意识，具备很强的理论知识和较高的个人素质，紧跟时代的的步伐，將高科技运用到档案资料的管理中来，不断扩宽自己的知识，开拓视野，提高整体的素质。这样才能更好地做好建筑工程档案资料的管理工作。

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