对加强企业科技档案管理工作的思考

高青

摘 要：科技档案是企业档案的核心，它是记录企业整个科技发展历程的重要资料，对企业发展具有十分重要的作用，因此加强企业科技档案管理工作意义重大。文章就如何搞好企业科技档案管理工作，最大效率地发展档案作用进行了论述。

关键词：企业；科技档案；管理

企业的科技档案是企业在生产、建设、科研、管理工作中直接形成的，具有保存价值的各种载体的科技文件材料。收集、整理、保管、提供利用科技档案，使科技档案中的科学技术向现实生产力渗透和转化，可以促进科学技术的提高和生产力的发展。因此，搞好企业科技档案工作对企业的改革发展具有重大的作用和意义。

1 科技档案的重要性

企业的发展要融合历史的经验与教训，见证企业发展的这一过程，我们可以通过企业科技档案来完成。企业科技档案是有重大意义的科技文件资料，是在企业的生产、流通、管理中直接产生的，科技档案是企业发展的重要财富，是维护企业合法权益的重要依据，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，是企业同步发展的无形资产，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。科技档案，保密性极高，设计到国家、企业的切身利益。要清晰的认识到我国现阶段企业科技档案的管理模式、现状，要不断吸收国内外优秀的科技档案，不断拓充企业实力，在社会迅速发展的大环境下，加大力度培养我国科技档案管理人员的责任感，要通过科学的引导，使档案管理人员更有热情来进行工作。要提高对科技档案的管理工作的认识，要充分认识到档案管理工作的重要性，企业科技档案管理工作的现实意义及当今社会的发展下企业档案管理的薄弱环节，不断加强改善，让档案管理开创一个新局势，适应社会大环境的不断发展，与时俱进，永不言败。

2 科技档案的特点

（1）专业性强。专业性强是科技档案的最突出特点之一，这一特点集中表现在形成领域和内容性质两这方面。

（2）类型广泛。在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多，类型最为广泛，具有多样的鲜明特点，科技、生产活动的多专业性、成套性决定了它的伴生科技档案在类型上的多元化。

（3）实用性强。科技档案作为一种劳动产品、一种资产、一种财富，一直伴随着企业经济建设和科技发展的脲搏跳动，具有很强的使用价值。

3 科技档案管理现状及存在的突出问题

由于近几年来企业的改革、改制、分离和重组，企业的档案管理工作也随企业改革进行了几次调整，目前企业档案管理普遍存在以下几方面的问题。

（1）投入不足，自动化管理水平低。由于档案管理涉及软、硬件的投入，经济实力强的企业，科技档案投入的经费多，管理条件和信息化建设发展要快些，投入少的企业管理落后，基本上处于手工操作状态。这种落后的管理方式，难于适应信息化建设对档案管理工作的要求。

（2）部分决策者对企业的科技档案不够重视。重文书档案，轻科技档案管理的现象普遍存在，科技档案用着的时候重要，用不着的时候不重要。

（3）科技档案的管理与工程管理相脱节，使档案资料残缺不全。档案人员很少有机会参与企业工程项目的管理，科技档案收集归档在工程项目竣工后，存在交给多少资料存多少档案的问题。有些重要资料交接手续不严，容易出现该登记的材料没有及时进行登记，不该登记的材料存了不少。如果发生技术档案资料泄密、失密，其损失是不可估量的。

（4）科技档案管理难度大。由于科技档案多数以图纸、图表加文字说明等形式反映工程的技术，数量多，笨重不便于折叠，材料的鉴定，装订、归档是件难事，而且借、查阅手续复杂，大多数档案员不愿意管理科技档案。

（5）企业档案现代化与企业信息化建设发展不同步。目前，许多企业推广运用了文书档案管理软件，科技档案没有运用软件，出现纸质文档多于电子文档的管理格局，给科技档案的存贮、查阅带来很多的不便。

（6）档案管理基础设施落后，缺乏网络综合应用系统。企业新建盖的房屋，基本没有将档案网络应用系统列入工程项目，档案管理手段落后。

（7）档案管理员工的素质与企业发展形势的要求仍有较大的差距。只会手工操作，缺乏计算机应用管理技术。

4 加强科技档案管理的措施

科技档案的利用服务是衡量企业科技档案工作的最高标准，科技档案的开发利用也是做好企业科技档案工作的最终目的，在加强科技档案工作的各项基础管理的同时，应把主要精力放在科技档案的服务利用上。

（1）强化全体人员的档案意识。各级领导要拓宽知识领域，改变现有的知识结构；研究如何增强档案人员的活力，开展激励机制；在工作条件和工资待遇等方面给予关心和照顾，解除其后顾之忧，以便形成最佳的人才结构。档案管理人员应与时俱进，在新时期的档案管理模式下转变思路，跟上形式，转变档案部门的观念，根据单位的实际情况，积极主动地上门服务、跟踪收集，使之形成积极的档案归档意识，这样既可防止或减少日常文件流失，也有助于解决当前档案管理工作中人手少、兼职多、工作量大等问题，不仅拓宽了档案收集的内容，扩大了来源，丰富了室藏，促进了收集工作的开展，也为档案的利用提供了更大方便。

（2）加强档案管理的软硬件建设。要舍得投入财力和物力，配置与现代化档案管理相适应的软、硬件设施。作为上级主管部门，要

积极地与相关部门进行沟通，共同提出解决办法，在政策上给下级档案部门创造条件，使档案管理工作更快更好的向前发展。要加强档案工作者的政治思想教育和职业道德教育，使广大档案工作者自觉地努力学习档案业务知识；选配德才兼备的新生力量充实档案专业队伍，解决长期以来档案工作人员年龄老化、知识滞后、人手不足、管理落后的问题；增加智力投资，定期开展培训，加强档案人员自身业务建设：一方面学习档案专业知识；另一方面，学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，提高管理水平，使档案工作跟上新技术革命和办公自动化步伐。

（3）加快档案管理信息化建设进程。在信息技术迅猛发展的当今社会，档案信息化和档案信息化建设已成为档案信息服务社会的最

佳技术手段和实现途径，档案管理信息化已经成为档案事业发展的必然选择。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和档案信息化建设势在必行。

（4）积极主动参与企业的生产经营和管理，把企业各阶段重点工作作为档案部门的重点工作。这就要求档案员走出档案部门，了解企业各项工作的动态，及时提供和介绍企业各相关工作所需的档案资料，使档案的技术和管理功能在各项生产经营、科技研究等活动中实现，提高经济效益。

5 结语

综上所述，要提高科技档案管理的质量与利用，需要从源头和根本出发，提高归档的前提和基础质量，并普及档案知识，加深业务人员对归档工作的认识度及重视度。做好规范的档案归档制度，制定符合实际情况的档案管理标准细则。完善档案系统的检索，提高科技档案的利用，使档案自身的价值得到最大发挥。

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