新时期下事业单位档案管理现存问题及改进措施分析

杨文兰

摘 要：在快速发展的今天，信息量的需求也是突飞猛进的。在新时期下，档案的管理对任何一个事业单位来说也是极其重要的。那么，如何才能做好档案管理工作呢，这是现如今任何一个事业单位所面临的首要问题。它不仅需要管理人员付诸耐心和毅力，最主要的还是需要通过一定的专业知识和专业技术，能够及时发现问题并提出建设性的意见，从而解决问题。

关键词：事业单位；档案管理；现存问题；改进措施

事业单位的档案涉及工作的方方面面，这些档案对于人才的培养、选拔以及其他工作都有重要的参考价值。改革开放以来，事业单位的档案管理已经有了很大的进步，但是整体还不完善，所以事业单位必须紧跟时代的发展，尽最大的努力完善档案管理工作。本文将具体的分析在事业单位档案管理中存在的问题并对应提出解决策略。

1 新时期下事业单位档案管理现存问题

1.1 档案管理意识薄弱，操作不规范

新时期下的事业单位档案管理意识普遍比较薄弱。林业工作帮助改善生态环境，加快林业建设有着重要作用，对于建设林业生产以及构建和谐社会都有着重要的意义，为此，林业领导者和工作者必须重视起档案管理工作，用认真严肃的态度来对待此项内容。另外，其他员工认为档案管理不足挂齿，档案工作仅仅是档案员自己的工作，与他们无关。事实上，档案管理工作不完全是档案人员的工作，其他工作人员在必要的情况下也需要做一些记录和归档的工作。在工作中，有的部门只是图自己方便，拒绝将档案资料递交给档案部门管理，导致了档案资料的不完善、不完整，这在一定程度上也影响档案的连续性。从客观原因来分析，部分事业单位的档案来源宽泛、工作量较大、装订不方便以及查阅繁琐，这些都会造成档案管理操作的不规范。

1.2 档案管理制度落后，缺乏现代化的管理手段

通过走访调查不难发现一些事业单位的管理制度都是摆设性的文件，根本没有落实到具体的工作中。例如，林業单位的历史悠久，但软硬件的设施都比较落后，如橱柜破旧，库房简陋，防虫、防潮、防火的效果不强，缺乏电脑、扫描仪、打印机等办公用品。随着时代的发展，科技的进步，以计算机为载体的网络技术已经广泛的应用到各行各业，电子档案也应运而生。不幸的是，目前大部分的档案管理工作者对电子档案的管理和维护没有足够的应对经验，对计算机的病毒安全也没有深入的了解。

1.3 档案管理人员存在问题

档案管理人员主要存在三方面的问题，首先是档案工作人员缺乏专业知识，在事业单位中，档案管理的工作人员大部分缺少专业性的档案理论知识，更不可思议的是，有些事业单位中的档案人员是非专业人员，这样做的后果显而易见。其次便是档案人员缺少该有的工作态度，一个事业单位能否得到应有的发展，很大程度上取决于单位员工的工作态度，当然包括档案管理中的工作人员。部门档案人员都是抱着应付的态度进行工作，不及时的更新档案、不认真的打扫档案室的卫生、缺少责任意识。缺乏工作的耐心，这样的工作态度会对事业单位的发展造成巨大的阻碍。最后，就是档案人员在离职后的档案管理问题。无论是辞职、退休、生病等等，这些状况都会给档案工作造成无法用金钱衡量的损失。

2 改进措施

2.1 提高思想意识，重视档案管理

各个事业单位尤其是单位领导应该做好带头工作，为员工树立好表率作用，从源头上重视档案的管理工作，把档案管理作为日常事业单位管理中必不可少的一项工作。在日常的工作会议中，应该及时对档案管理的方法和出现的问题进行讨论总结，设计解决方案，力求将单位的档案管理工作和其他工作同步有序的进行。在此基础上，可以成立专门的档案管理领导小组，定期的对档案中的工作进行调查，及时的发现问题、解决问题。日常要重视提出一些可以完善档案工作的方案，领导小组给予充分的肯定和支持，加强硬件设施的补给，也可以设定必要的考核评定，在整个单位树立起重视档案管理的工作作风。

2.2 加强制度化管理，保证档案管理有序进行

做好档案管理工作，是健全档案管理工作机制的重要内容之一。作为档案管理人员，要时刻心系档案工作的协调机制，完善工作内容和工作方法，提高档案管理部门与其他部门的协调性，帮助建设更加完整的档案管理制度。日常工作中，要制定符合林业工作特点的档案管理工作制度，做到集特殊性、针对性、完整性于一体，让林业档案工作更加健全，更加符合本单位的工作特点。档案管理人员还要加强对档案的收集，及时整理，分类立卷、归档，为方便快捷的查阅工作做好准备，另外，还要完善对档案工作人员的管理，用规范化、制度化、科学化的方法对档案工作进行管理。

2.3 提高档案管理人员素质，保证档案管理质量

事业单位要建立高素质的管理团队，实现管理全员化。档案工作者是档案工作的实施者和操作者，要想提高档案管理的水平，首先要建立一支高素质的管理团队。重中之重，在人员的招聘过程中要求实现专业化、标准化，档案工作者最好是全职人员，兼职工作应尽量避免，在有条件的情况下最好实现档案团队人员的固定化，保证档案工作不会因人员离职而产生不必要的损失。因非人为因素造成的人员流动，单位要做好人员的交接工作，这样的交接工作也需要一定的法规来保证实施，按照规定最好交接工作的同时，有必要保证后期的联系沟通，尽量减少问题的发生。事业单位管理人员的过程中也要有科学的管理方法，对刚入职的人员进行培训是必要的，目的在于提高他们的文字表达能力、语言表达能力、计算机能力和交际能力，在有机会的情况下，要帮助他们继续进行深造，从而改善档案管理的手段和方式。事业单位也要引入高素质的档案管理人才，争取给整个单位注入新鲜的活力，保障档案工作的系统化和正规化。其次，档案管理工作有必要实现全员化，在领导重视、财政支持的前提下，单位中的各个部门要积极配合档案管理工作，为档案管理工作付出一份努力。在全单位形成一种全员参与其中的工作氛围，人人收集信息、整理信息、利用信息，充分挖掘档案的潜在价值。

3 结语

通过上诉文章的分析，我们了解到了档案管理中的一些问题，这些问题一时并不会对事业单位造成无法挽回的损失，但是时间太长而久久没有得到重视的话，就会有城门失火殃及池鱼的危险。所以我们通过仔细的分析问题提出了一些可行的意见。希望事业单位可以进行一系列的改革发展，这样在以后的档案管理工作中就会有更大的进步，为以后的档案发展提供良好的基础和环境。

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