论档案双轨双套制

张鲁冀

(北京市科学技术情报研究所 北京100048)

论档案双轨双套制

张鲁冀

(北京市科学技术情报研究所 北京100048)

档案“双套制”管理是目前机关单位普遍采用的一种档案管理方式。这种管理方式的产生是基于目前人们对电子文件保管和利用过程中的一种矛盾心理，一方面电子文件方便、快捷的传递方式受到大家的偏爱，而另一方面其可更改的特征难免使人们对电子文件的安全性抱有隐忧。围绕着传统档案与电子档案孰优孰劣的争论成为学术界的焦点。对档案双轨双套制的优缺点进行了论述。

档案 信息化 管理模式

1993年开展的“三金工程”是我国逐步实施信息化工程的一个高峰。与此同时，电子档案也逐步成为档案界最热门的话题，围绕着传统档案与电子档案孰优孰劣的争论成为当时学术界的焦点。大多数学者认为从传统档案向电子档案的转变是一种必然趋势，但这种转变不是一蹴而就的激变，而是渐进式的转变，需要一个较长的周期。所以，既要在电子档案时代来临时面对挑战，又要对传统的档案工作继续抓紧务实，在继承的基础上求得发展，实行双轨双套制有着重要的意义。而随着技术的发展、时间的推移，双轨双套制是否还继续适应并成为当今档案管理模式，值得我们商榷。

1 档案双轨双套制的由来

档案双轨双套制在我国由来已久。早在1972年的一次政府报告会上，周恩来总理就对要求加强计算机的应用做出明确批示。根据此批示，相关政府部门积极开展工作、采取行动，引进设备或是利用国产计算机系统来处理统计数据和一些重要的、必要的科学计算的数据。在20世纪70年代的中期，国家统计局及相关其他一些部门首先开始使用统计系统，地质、地震、电力、气象等部门也开始用计算机来分析处理一些数据，如：科学计算或结构化程度高的数据，都用计算机进行计算。这是我国信息化的起点，电子档案随之产生。

电子档案的出现，不仅改变了存储方式，也改变了档案管理范式。但当时电子档案也存在诸多局限，使得其不具备档案的全部功能，而只有部分档案功能。因此，电子档案并不能单独承担档案的职能。所以，由于纸质档案与电子档案其各自的特点、文件运行的生命周期以及在整个科研生产过程中所发挥的作用不同，国家以及档案行业颁布了与电子文件管理相关的国家标准、行业标准，明确规定对于具有长久保存价值的文件，电子、纸质形式双套保存。总体来说，档案双轨制双套制是指对档案采取纸质与电子并存的管理方法(见图1)。

图1 档案双轨双套制流程图Fig.1 Flow diagram of Dual-track and Double Filing of archives

2 双轨双套制下档案管理的若干问题

随着社会信息化程度的不断加深，各类机构信息系统的覆盖率也在不断提高，信息技术几乎已经渗透到了社会活动的各个方面，信息技术作为现代社会生产活动的技术基础，正在逐步并且加快改变着社会活动的运行方式。档案作为人类社会生产生活活动中的产物，必然会在社会活动运行方式转变的情况下，在形成、流转、存储和利用等自身的运动规律上发生巨大的变化。这也意味着档案工作在处理、运行过程中的双轨制模式越来越趋向于单轨制。

但是，在人们的档案工作思维中，依然对纸质档案有非常强的心理依赖，并且对电子文件充满了不确信感。目前造成我国档案双轨双套制较为普遍的原因是：①从根本上看还是把档案工作思维停留在纸质文件时代中，并且对电子档案(文件)及其存在的技术环境不确信、不熟悉，对电子档案(文件)是否能够长久安全保存及有效可用缺乏认识。②我国的档案行政机构在对档案无纸化、制度设计战略规划及系统规范方面缺乏规划，制度性的缺乏使得对纸质文件依赖成为了必然的选择。我国颁布了《电子签名法》，力求以法律手段，通过法律形式对数字化信息在政治活动与经济活动中的法律地位与法律凭证性的功能进行确认，并通过法律来确定电子文件可以作为法律凭证，这使得电子文件具有了与纸质文件相同的凭证作用。但由于《电子签名法》并没有解决与相关档案类法规的衔接问题，而这方面的问题则需要档案管理机构来解决。

由于《电子签名法》没有解决与相关档案法规的衔接问题以及人们对纸质档案的心理依赖，我国各级各类档案馆、机关、事业单位并没有形成真正意义上的电子档案。目前所形成的电子档案，都是国内的各级各类档案馆、机关、事业单位为使馆藏的档案信息资源能够提供网络应用，把电子流程最终所形成的电子文件打印成纸质文件盖章形成纸质档案后，大量地将纸质档案数字化形成的。无限度且重复性地进行档案的数字化，只能造成巨大的资源及人力浪费。

如图1所示，档案双轨双套制“一刀”把传统纸质档案和电子档案裁分成两个世界。两个体系的编号方法，流转过程均不相同，这使得双方归档都不能纳入到正常的业务运转流程之中，造成了归档混乱，增加了整理难度。

所以，不解决双轨双套制的问题，是无法推动档案信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。

3 档案管理模式选择

对档案管理模式选择的问题，双轨双套制的解决方案不应该单纯依靠技术手段来解决，还应有制度政策方面的配合。

对此，我国行政机构科研单位作了相当多的探讨和尝试，倾注了大量人力物力，制定系统成套的、普遍适用于各种信息系统的电子档案(文件)管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的最初形成阶段，达到电子档案(文件)永久保存的目的。目前采用的方式是，档案机构档案在长久保存的前提下，通过归档要求来约束、保障电子文件的可靠性，如《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)、《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T 17678.1—2—1999)等，省市地方及档案行业主管机构也出台了相关标准或规范，如建设部制定的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。

而目前解决电子档案真实性、长期可用、长久保存利用的途径主要有如下几类：①电子文件的证据力和法律效力问题。如何保证电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，是实现电子档案凭证价值的核心问题。通过法律手段确保电子档案的真实性，例如我国《电子签名法》通过法律的形式确定了电子数据可以作为法律凭证。针对此问题，北京市科委联合邮电大学设计了一种适用于电子档案的电子档号章，通过数字签名，实现了电子档案的防伪造、防篡改和防抵赖，保障了电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，从而使电子档案获得了与纸质档案同样的凭证价值。②电子文件的长期可用问题。数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久可用带来困难。通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式，以保证电子文件的长期可用性。如2009年国家档案局颁布的《电子文件元数据方案》，该方案规定了电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等元数据全过程的设计、捕获、著录的一般要求。系统有效地记录了电子文件的内容特征、形式特征、背景和管理过程信息，为电子政务、办公自动化、文件及档案管理系统的设计提供依据。③电子文件长久保存与利用问题。电子文件与载体是依附关系，电子文件的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现电子文件，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成。在长久保存方面，《数字档案馆建设指南》为电子文件确定了长久保存的策略以及存储架构选择。在利用问题方面，电子档案依赖于设备，不能独立存在。根据工信部发布的《2011年电子信息产业统计公报》，我国已成为电子信息产业第一大国。中国计算机当年产量为 3.2亿台、手机为11.33亿部，中国手机普及率达到每百人73.7部，互联网普及率达到 38.4%,，手机上网用户占中国网民总数的69.4%。这都为电子档案的利用提供了便利条件。

4 结 语

综上所述，档案双轨双套制已不适合继续成为当今档案管理模式，虽然我国电子档案还存在些许问题(如：与传统文件运转流程无关的电子邮件的管理，非文本型数据的归档，网页型文件的处置等)要档案管理机构解决，但电子档案的优势已远远超越了传统纸质档案。这需要档案工作者在面对信息化社会，积极应对寻找适宜、稳妥、科学的管理方法，研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动新规律，探索和建立基于信息化的管理新理念、新模式和新方法，构建适合我国的档案管理模式。■

［1］ 冯惠玲. 电子文件管理教程[M]. 北京：中国人民大学出版社，2001.

［2］ 李建华. 科学哲学[M]. 北京：中共中央党校出版社，2004.

［3］ 唐小林. 电子文件信息与载体的关系研究[J]. 档案管理，2005(5)：28-29.

［4］ 王玉超. 浅谈电子文件管理中存在的问题[J]. 安徽文学：下半月，2010(12)：213.

On Dual-track and Double Filing of Archives

ZHANG Luji
(Beijing Institute of Science and Technology Information，Beijing 100048，China)

“Double Filing” archive management is a most popular management mode adopted by government units．This management mode is based on people’s ambivalence on electronic documents in the process of storage and use．On one hand，convenient and quick delivery of electronic documents of electronic documents has won their favor．On the other hand，its inherent characteristics make them concern about security issues．Focusing on relative merits of traditional archives and electronic archives，disputes have become hot topics among academic circles at that time. This paper discusses both advantages and disadvantages of dual-track and double filing of archives.

archives；informatization；management mode

G270.7

A

1006-8945(2015)09-0022-02

2015-08-12