电子文件管理面临的问题与对策

龙民 任杰 李安平

摘 要：电子文件的快速普及和增长暴露出电子文件管理方面存在的诸多问题。文章介绍了电子文件的定义，阐述了电子文件管理中存在的问题，探索科学规范的管理好电子公文的应对策略。

关键词：电子文件；文件管理；元数据；全过程管理

引言

随着信息技术的飞速发展和广泛应用，政府办公平台、业务系统及政府网站等快速普及和推广，电子文件呈现快速增长和广泛普及之势，已成为数字时代人类活动的主要记录，给政治、经济、文化和社会生活带来广泛而深远的影响。电子文件是指能被计算机系统识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传输数字代码序列。如何科学规范地做好电子文件管理工作，保证电子文件的真实、完整、可用、安全成为信息时代必须解决的一个重要课题。

1 电子文件管理中存在的问题

电子文件产生、流转、存储环境的技术特点和管理不利致使电子文件比其他任何载体形态的文件都更加脆弱。现在的电子文件管理存在以下一些问题。

1.1 电子文件管理制度不建全

由于对电子文件管理的重要性认识不足，以及管理不科学、不规范等问题直接影响电子文件的长期保存和有效利用。因相关法规制度不健全、电子文件数据不完整等原因，其自身生成的电子文件无法独立发挥文件的功效；缺乏真实性保障的电子文件并不能行使文件的功能，无法成為人们处理各种事务的有效工具和可靠依据。

1.2 电子文件缺乏全过程管理系统

现有的电子文件管理系统还不能做到对电子文件的全过程管理，部分数据库文件、电子邮件、音频文件、视频文件、多媒体文件、超媒体文件、网页文件等类型的电子文件没有采用任何有效措施存留，或一些留存下来的电子文件因管理不善也已无法读取。电子文件形成初期的元数据格式没有统一的标准，现有系统各环节的安全审计功能不足，没有形成电子文件管理关键技术标准。独立开发的各系统间缺乏交互，数据不能互通、功能不便调用。

1.3 电子文件缺乏完善的安全保障体系

网络化在带来信息共享、节约资源等优越性的同时也相应地带来了信息利用方面的安全性问题。伴随着信息网络的发展，病毒与黑客泛滥，电子文件的安全受到进一步威胁。电子文件感染病毒、丢失、损坏、被篡改等安全问题时有发生。如何维护电子文件的真实性、可靠性、完整性、可用性，为电子文件管理系统建立安全保障体系，制定安全策略，已成为目前亟待解决的问题。

2 电子文件管理的改进建议

电子文件管理急需顶层设计、全面规划和集中控制，以顶层设计带动整体规划，以国家战略带动全面发展。应在保证信息安全的基础上，形成完善的电子文件管理制度，规范元数据格式标准，实现电子文件的全过程规范化管理。针对电子文件管理中存在的问题，建议如下。

2.1 制定完善电子文件管理制度规范，并形成监督机制

从方针政策、体制、管理制度体系、项目保障措施等各个层次制定电子文件管理战略的基本框架。一是制定统一的元数据格式标准，从数据入口统一规范管理。二是制定完善电子文件的形成、办理、交换、存储、归档、移交、保管、利用、处置等方面的管理规范；三是制定电子文件管理的系统建设制度、设备的管理制度、人员管理制度、操作规程管理制度、文件利用管理规定、涉密信息利用违章审计查处等。制定具有较强的针对性、操作性的规范标准，以便在实际工作中有法可依、有章可循。

2.2 完成对电子文件全过程管理平台的建设

现有的电子文件管理系统急需资源整合，以实现电子文件的全过程管理。一是抓电子文件管理入口系统建设，进一步规范电子文件元数据入口。二是抓电子文件流转系统建设，保证系统数据清晰、完整、有效。三是抓电子文件管理出口系统建设，保证归档数据完整、有效且能长期保存方便读取。四是抓紧完成电子文件管理系统的结构转变，使办公系统与各信息系统平台能进行数据交换和功能交互。

2.3 抓紧完善电子文件管理系统信息安全建设

安全建设是从多方面入手建立一个涵盖信息安全各个层面的立体防护体系。一是建立全面的电子文件信息安全监测系统，包括病毒检测、入侵检测、网络漏洞检测、网络监控等功能。二是电子文件管理网络系统的安全隔离工作，部分办公系统应运行在专网上与互联网物理隔离。三是建立电子文件备份机制应对安全领域突发事件，防止系统发生故障时文件的丢失。四是加强身份认证、授权管理、安全审计等功能，保证数据安全保密性，完善系统的安全可靠性。

2.4 强化人才队伍建设

开展电子文件管理也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。加强电子文件管理的全员培训，制定电子文件管理培训计划，依托各类教育培训机构开展电子文件管理知识与技能培训，充分地调动人的积极性、主动性和创造性，培养即懂技术又懂业务的适应时代发展需求的专业化队伍。

综上所述，电子文件管理需通过国家战略的顶层设计，以制度为保障，全过程管理平台为具体手段，安全建设为辅助，以人才为本，形成全面规划、集中控制的全过程规范化管理。

参考文献

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[3]雷丽萍.电子公文的安全保护[J].科技情报开发与经济，2010（2）.