社会保险档案管理存在的问题与对策

王占伟

建立全民社会保险制度，是健全我国社会保障体系的重要措施，对于深化社会改革、保障群众利益、解除人民后顾之忧、促进经济发展和社会稳定，都具有重要而深远的意义。因此，规范社会保险业务档案管理工作，保证档案真实、完整和安全，确保新型社会保险业务经办工作顺利开展，更好地为参保个人及社会有关方面提供服务，就显得越来越重要。社会保险档案是在社会保险业务过程中直接形成的具有法律效力和保存利用价值的文字、图表、声像等不同形式的专业性资料，是社会保险经办机构经办业务过程中的全面反映参保人员履行缴费义务、享受社会保险待遇的真实记录，是国家档案资源的重要组成部分。随着社会保障制度改革的深化，保障范围越来越广，如何做好社会保险档案管理工作，已成为社会保险部门一项重要任务。

1  社会保险档案管理工作中存在的问题

1.1  社会保险档案管理不够规范。虽然大多数社会经办机构对社会保险档案的重要性有较高认识，但是由于没有科学的管理方法可遵循、没有先进的管理经验可借鉴，加之社会保险档案体系不健全，管理条件落后，缺少相应的软硬件设施和安全防护设施，致使社会保险档案管理不规范。同时由于经办社会保险的机构多，造成社会保险档案多头管理，社会保险档案案卷不统一、不连续、不完整。

1.2  人们对社会保险档案作用的重要性认识不高。当前，人们对社会保险档案作用的认识度较低，理解度基本为零，绝大多数人民群众都未能意识到社会保险档案工作的重要性，导致了社会保险档案从源头收集就存在着不小的困境。

1.3  社会保险档案管理分散多头管理现象严重。我国现行社会保障管理体制是分散型的，是多部门多机构管理。公民个人社会保险档案分散在不同的管理部门中管理。社会保险档案由于涉及的面比较广泛，造成不一样的社会保险档案分属不一样的经办机构，经办机构内部的档案存放在不同的业务科室，由于一个人的保险资料保存在不一样的机构或科室，且管理办法各异，查找起来相当困难。就当前而言，具体情况是人社部门管理的养老、医疗、工伤、生育等法定的基本保障档案也在各自的经办部门管理;卫生部门管理着基本医疗保险档案;民政部门管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金档案;商业保险部门管理着公民个人补充保障的一系列保险金档案。这种现状造成多头经办、政出多门、业务交叉、资源浪费、政令难以统一的局面。而且由于这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象，如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金，并且相当严重。

1.4  缺乏统一的社会保险档案管理规范和标准。目前，我国档案行政管理部门还未对社会保险档案工作作出明确规定，在归档范围、管理形式、交接流转等方面还未制定统一的标准要求。社会保险档案直接关系到个人的关系流动、转接，一个参保人员从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节，办理有关手续，填写保险卡及有关表格，作为最原始的资料存入个人档案。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，都将是今后支付社会保险待遇的重要依据。2009年，最后一次国务院常务会议决定在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”;从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。这就要求社会保险档案管理需要具有相当大程度上的统一性，不仅是市和辖市区之间的统一，而且是全国、省、市、县从上到下的统一。而目前的实际情况是社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂信息不能共享。

1.5  社会保险档案管理人员不专且专业知识水平偏低。社会保险档案种类多、数量大，不同种类档案的归档、分类和保存都需要专业的知识和技术支撑。从社会保险档案管理人员配备现状来看，档案管理人员不专，兼职现象严重，而且档案管理专业知识水平及学历不高，严重影响着社会保险档案管理的水平。

2  加强社会保险档案管理的对策

2.1  进一步完善社会保险档案立法，建立完善的社会保险档案管理法律法规体系。虽然我国已经建立了一系列社会保险档案管理的法律法规制度，基本保证了档案工作有法可依、有章可循，但随着我国保险种类的增多，以及对养老方式观念的改变，应根据新时期社会保险档案事业发展的客观要求，结合新时期社会保险档案工作中出现的新情况、新问题及时加以规定。健全有关档案管理制度，完善社会保险档案从业资格管理与培训等档案人员的制度，加强对档案工作监督等内容，完善法律责任的具体规定。

2.2  增强管理意识，加强社会保险档案队伍建设，建立定期监督检查制度。社会保险档案管理工作政策性强、专业性强，对从事档案管理的工作人员的素质要求也很高。应增强领导干部和档案管理经办人员的管理意识，加强对业务人员的档案法制教育和专业业务培训，严格档案从业人员准入制度，建立业务过硬、责任心强的社会保险档案管理队伍，督促单位负责人依法履行对本单位档案工作负有的职责，并建立定期监督检查制度，建立检查结果公告制度，使违法单位与个人及时整改，以推进社会保险档案管理工作逐步走上制度化、规范化、标准化发展轨道。

2.3  加强社会保险档案信息系统管理工作。目前大多数档案室仍在沿用传统的手工操作的模式，查找资料费时费力，数据统计困难且不准确。地方政府应结合本地区的实际情况，利用推广应用数据库技术、网络技术等现代化科学手段，有针对性地开发信息系统，完善社会保险业务档案信息管理工作，实现信息资源的共享与整合，培养专业档案管理工作队伍，通过业务档案管理信息系统，依靠科技力量提升工作质量和服务水平。确保为参保单位和个人提供档案信息查询服务，并接受监督。社会保险业务档案管理是支撑养老保险制度健康运行的一项十分重要的基础性工作，只有依法加强和规范档案管理，才能不断提高经办能力和管理水平，以推动新时期社会保险经办工作的标准化和规范化，实现社会保险事业可持续健康发展。

2.4  正确定位社会保险档案管理工作。档案是人类在社会实践活动中直接形成的原始历史记录，产生于国家机构、社会组织和个人的社会实践活动。进入后保管时代之后，社会公众对档案的认识已经不再仅仅是行政机构的产物，而更多的是一种社会记忆、文化记忆。社会保险档案正是在个人参与社会保险这一社会实践活动中形成的记录，它不仅具有证明价值、参考价值，也是我国社会保险工作开展过程中产生的文化印记，加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要，是社会保险业务本身的必然要求，也是记录社会保险事业的有力凭证。

2.5  加强社会保险档案人员业务培训。组织社会保险档案人员参加业务培训，提升其政治素养、专业素养和文化素养，培养和造就一大批讲理想、讲道德、掌握现代科学技术知识和现代管理知识的复合型社会保险档案管理人才，加快社会保险档案管理现代化进程，为社会保险档案管理事业可持续发展提供人才保证。

2.5.1  加强培训要注重提高社会保险档案人员的政治素养。社会保险档案人员队伍应该是政治头脑非常敏锐的群体，其工作应在正确的政治方向、坚定的政治立场、鲜明的政治观点、严肃的政治纪律、高度的政治敏锐性指引下进行。否则，就会坠入社会保险档案工作的误区。

2.5.2   加强培训要注重提高社会保险档案人员的专业素养。社会保险档案管理人员要具备相应的专业知识水平，系统地学习和掌握《档案法》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等制度;明确档案工作职责和任务，以及归档的范围及整理要求;学习《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，具有较全面扎实的实践技能。因为档案是一种知识载体，社会保险档案管理人员要发挥社会保险档案的社会效益，只有熟悉和掌握档案专业理论知识，并具有一定的广度和深度，这样在实际工作中才能发现新情况，解决新问题。

2.5.3  加强培训要注重提高社会保险档案人员的文化素养。例如，书写水平对于搞好社会保险档案管理工作具有重要作用，因为社会保险档案的各个环节，如全宗介绍、编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。再如，掌握相关知识对于搞好社会保险档案管理工作也具有重要作用，因为现代档案学与相关学科的渗透日益加强，社会保险档案人员应有重点地学习和掌握相关学科知识，如现代管理学、情报学、图书馆学知识;还应具有一定的法律知识;掌握现代网络知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求社会保险档案人员只有熟悉和掌握电子文档、数据录入等现代化技术知识，才能适应社会保险档案工作发展的需要。

2.6  建立全国统筹的社会保险档案管理体系。建立全国统筹的社会保险档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。建立统一的电子监管系统，将纸质档案全部转换成电子档案，促使全国社会保险档案信息网内共享，从而达到社会保险档案电子转接和不同险种档案的无缝对接，简化办事程序，也能够避免类似于“死亡人员仍在领取养老金”的漏洞发生;同时可以提供网上账户查询、养老金预测等服务。

（作者单位：南乐县档案局  来稿日期：2015-04-17）