文书档案管理中存在的问题及对策探讨

邢炜

摘 要：文书档案管理在单位发展过程中占据着重要地位。文书档案是记录信息的一种载体，涉及到单位内部文件、物品存档以及书刊资料等等，侧重对各类资料的收集与保存，具有较强的机密性、专业性以及政策性，能够有效确保各类资料的质量以及完整性。但是文书档案在管理过程中，还存有一些问题需要解决，为此，该文就将对其存在的问题以及相应的对策展开进一步的探讨。

关键词：文书档案管理 存在的问题 对策 探讨

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）12（c）-0185-02

文书档案管理能够在各个单位工作过程中发挥重要作用，其管理水平越高，越能体现出单位的发展水平，是反映单位运行的客观记录。但是由于我国社会经济的快速发展，使得原来的文书档案管理已经不再适应当前单位发展的需求，需要对文书档案管理加强研究，找出提升其管理水平的措施，使其能够满足单位发展的需求。

1 文书档案管理中存在的问题

1.1 重视程度不足

文书档案管理实际发展的时间较短，因此其在各个单位真正运行工作时，经常会受到单位领导的忽视，主要原因是由于单位领导对文书档案管理的了解不足，不能正确认识文书档案管理可以发挥的作用，在实际调查、研究以及管理的过程中，不够认真、仔细与规范，致使单位中的文书档案出现严重流失现象。如果发生急需文书档案时，就会出现“慌乱”，单位的领导层找不出任何头绪；还有一些单位对文书档案管理加强了重视，并为之投入了人力、物力，但是并没有达到理想效果，出现这种情况的主要原因是该单位并没有针对如何做好文书档案管理，制定出一个合理的规划。

1.2 未能做好与其他工作的衔接

文书档案管理对于单位档案管理工作而言，占据了非常重要的位置，是单位整个档案管理的重要组成内容，因此，单位要想做好档案管理工作，应当加强对文件档案管理的重视。文书档案管理虽然与档案管理存在一定的关联，但是二者之间还是存在很多不同之处，单位只有将二者明确的却分开，才能提升文书档案管理的质量，但是在很多单位实际运行的过程中，总是将文书档案管理与档案管理混淆，将二者混为一体，导致单位工作人员认为，完成了文书档案管理就等同于完成了整个单位的档案管理工作，最终造成管理工作在衔接时出现脱离情况。

1.3 工作人员素质较差

文书档案管理发展起来的时间较短，加之单位领导对文书档案管理的重视程度不足，所以，单位也并没有针对工作人员展开相应的培训，大多数工作人员都是临时借调过来的，这些工作人员并不具备较强的专业能力；甚至部分工作人员连基本的管理知识也不了解，在进入岗位之前也并没有进行岗前培训，是一种无证上岗状态，这在一定程上严重影响了文书档案的有效性与合理性，进而影响了工作人员的整体素质。由于文书档案管理的工作人员存在素质低下，使得他们在实际工作过程中，不能有效的完成文书档案管理工作，进而导致文书档案管理经常出现疏漏，如果单位不能尽快对这种现象做出调整，会给单位文书档案管理带来直接影响[1]。

2 文书档案管理出现问题的原因

2.1 工作较为复杂

文书档案管理在实际工作中，需要进行收集、整理、保存等工作，其中收集与保存是档案管理工作中的重点，同样也是难点。原因就是由于其工作性质过于复杂，涉及面较为广泛，需要进行收集的资料也过于繁琐，因此在一定程度上加大了文书档案管理人员的工作难度，只有加强对文书档案管理的探讨与分析，找出其存在的问题，才能有效提升工作人员的工作实效。

2.2 文书是工作依据

文书档案管理在实际工作中，需要通过文书开展各项工作，因为文书档案管理就是通过对文书采集、整理与记录形成的一种管理模式，在某种情况下，文书档案会直接影响到文书档案管理的质量。除此之外，文书档案还是反映工作内容的基础部分，主要体现在财务方面、业务方面以及人事方面等，充分说明了文书档案管理具有较强的复杂性，加之近年来科学技术的不断发展，文书档案出现了多元化趋势，其内容的不断扩充以及载体的多元化，都给文书档案管理带来了较大压力。

3 解决文书档案管理问题的对策

3.1 加强对文书档案管理的重视

单位要想改善当前文书档案管理的现状，必须要加强对它的重视，因为“思想方面的改变，能够促使行动发生改变”。所以，单位领导应当加强对文书档案管理的重视。如：单位领导可以在开展集体会议时，针对文书档案管理提出相应的建议与意见，提升所有运行部门的审查力度；还可以在单位内部加大对文书档案管理的宣传力度，通过这种方式能够有效改变工作人员对该项管理的认识，进而有效提升工作人员的积极性。

3.2 做好衔接工作

文书档案管理是单位各项工作结束之后的总结，因此，单位要想有效提升文书档案管理水平，还需要做好文书档案管理与其他档案管理工作之间的衔接。单位可以强化文书档案管理工作人员与其他部门之间的联系，使二者能够进行及时的沟通交流，实时掌握单位所有部门之间的工作状况，通过这种方式能够有效确保单位文书档案的全面性、真实性以及可靠性，使原来被动的工作性质发生转变，转化成主动的工作性质，进而能够有效提升单位文书档案管理的质量，促进单位文书档案管理工作得以顺利的开展。

3.3 加强对工作人员的培训

单位从事文书档案管理的工作人员，存在着素质较低、专业知识层次不齐的现状，这在一定程度上严重影响了文书档案管理的水平。从事文书档案管理的工作人员，不仅需要其具有专业的文书档案管理知识，还要具备较广的知识面。这就要求单位必须要加强对工作人员的培训，只有这样才能改善当前文书档案管理的现状。单位可以为工作人员提供学习的机会，如定期对工作人员进行专业知识的培训，以此来有效提高工作人员的整体素质，或者是单位对开展的文书档案管理进行深化，使工作人员的管理理念得到进一步的升华，促进该项工作的顺利完成。除此之外，单位可以制度相应的规定，每个进入单位内部从事文书档案管理的工作人员都必须要接受岗前培训，在获得相应等级之后持证上岗，这样也可以为单位文书档案管理做好铺垫[2]。

4 结语

通过上述内容，从中可以看出，文书档案管理能够反映出单位的发展水平，但是由于单位领导层对于文书档案管理的了解不足，以及工作人员的素质水平偏低等原因，导致单位对文书档案管理并不重视，使其难以发挥出潜在作用。为此，单位需要加强对文书档案管理的重视，通过有效措施提升文书档案的使用价值，进而存进单位得到更好的发展。

参考文献

[1] 何小飞.探讨文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].东方企业文化，2014（14）：97，100.

[2] 谭禄.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].赤子（上中旬），2014（19）：245.