档案管理信息化建设策略探讨

段艳红

摘 要：我国经济的快速发展，以及科学技术的不断提升，使得原来的档案管理已经不再能够满足当前管理的需求。而在在现代化社会快速发展的过程中，开展档案管理信息化建设已经成为了一种必然趋势。为此，该文就将对档案管理信息化建设的策略展开进一步的探讨。

关键词：档案管理 信息化建设 策略 探讨

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）12（c）-0182-02

我国政策的不断推陈出新，使得档案管理也发生了改变。在企业中信息会出现较多变化，并且还具有管理范围与信息量较大的特性，这就需要相关部门不定期对信息进行整理，保障各类信息能够与信息管理相统一，进而确保所有数据的一致性。但是原来档案管理的更新速度非常慢，已经不再能够满足现阶段信息管理的需求。所以，档案管理应顺应时代发展的潮流向信息化方面转变。该文将结合档案管理信息化建设的现状，对其信息化建设的策略展开探讨。

1 档案管理信息化建设的现状

1.1 重视程度不足

领导层对于档案管理信息化建设的重视程度不足。当前我国多数企业的领导层，对档案管理并不重视，致使档案管理信息化建设因缺少人力、物力等，其发展受到了严重阻碍。尽管有一些企业的领导层开始关注档案管理，但是因未对其采取积极的行动，也没有对档案管理工作人员进行严格要求，导致档案管理的工作人员在实际工作过程中，出现懈怠的情况，如：工作人员的不认真，使得档案中的信息出现外泄，或者是直接将档案丢失等等，出现这些情况的原因就是由于领导层对于档案管理信息化建设的重视程度不足，致使档案管理出现多处漏洞，进而给工作带来了损失。

1.2 资金投入不足

档案管理信息化的建设需要得到硬件与软件的支持，包括一些大型的服务器设备、磁带机设备、网络通讯设备、计算机以及扫描仪等，这些设备的价格比较昂贵，部分企业由于资金有限，不愿将大量成本投入到档案管理信息化建设中；还有一些企业虽然有充足的资金支持，但是认为档案管理信息化建设不能直接带来经济收益，因此，将资金全部投入到了其他地方，档案管理能够运行就可以。而出现上述情况的主要原因，是由于资金短缺致使档案管理信息化建设受到了阻碍。

1.3 工作人员素质偏低

档案管理信息化建设除了离不开现代化的信息设备之外，还离不开综合素质较高的专业人才，但是我国当前很多企业档案管理工作人员的整体素质水平较低。造成这种想象的主要原因是由于档案管理工作人员缺少实践经验，还有就是由于部分工作人员没有经过专业考核或者是专业培训，直接进入岗位开始工作，导致其在工作过程中，因缺少专业知识的储备，经常出现问题，不能有效完成档案管理工作，更不能促进档案管理信息化的建设，所以需要企业加强对档案管理工作人员的重视，提升他们的素质水平[1]。

2 档案管理信息化建设现状的原因

我国档案管理信息化建设分为三个阶段：（1）起步阶段；（2）快速发展阶段；（3）系统发展阶段，这三个阶段中最能影响到档案管理信息化建设发展现状的起步阶段。我国档案管理信息化建设是借助计算机技术发展起来的，在20世纪的80年代，我国开始引入计算机之后，尝试用计算机进行档案的管理；直到了90年代以后，才正式走向档案管理信息化建设的道路；步入21世纪之后，信息网络技术的不断使用与推广，给档案管理信息化建设注入了新的活力，随之我国也颁布了相应的建设实施纲要，明确了档案管理信息化建设的要求与内容。但是与国外的档案管理信息化建设相比较而言，我国的建设起步时间比较晚，没能与当前的国情有效结合起来。例如：美国的档案管理信息化建设就是将信息化建设与国家档案馆进行有效结合，构建出统一化的联邦制管理体系，除此之外，还通过地方政府、学院以及企业等档案管理机构，构建出分散、多元的管理体系。由此可以看出，美国因为起步时间较早，档案管理信息化建设不管是在资金投入方面，还是在重视程度上，美国都存在领先优势。

3 档案管理信息化建设的有效策略

3.1 加强对档案管理信息化建设的重视

在企业档案管理工作过程中，要想有效提升工作人员对其信息化建设的重视，企业领导层能起到重要作用，简单来讲就是领导层重视档案管理信息化建设，就会间接带动其他工作人员对它的重视。因此，企业应当先加强领导层对档案管理信息化建设的重视，使其能够给予更多的扶持，积极调动各部门的力量，对档案管理结构做出优化调整，为后期信息化建设打下基础；除此之外，还需要加强对档案管理信息化建设的宣传力度，使更多的工作人员了解档案管理信息化建设，转变工作人员的思想观念，进而提升工作人员工作的积极性。

3.2 加强资金投入力度

档案管理信息化建设，是现代化发展的必然趋势，因此，企业要想其转变原来的工作模式，需要加大资金投入力度，改善当前档案管理使用的设备条件，换句话讲就是档案管理信息化建设离不开硬件与软件，而这些设备需要花费大量资金。企业要想推动档案管理信息化的建设，还可以利用计算机管理系统，为档案管理提供更多现代化管理措施，对档案信息进行优化管理，这也有助于档案管理信息化的建设。

3.3 提升工作人员的素质

档案管理信息化的建设，需要工作人员要有一定素质水平，因此，企业应当加大人才培养力度，所有进入档案管理部门的工作人员，必须要持证上岗或者是经过企业专业培训，具备了较高的专业素质，才能进入该部门参与工作。档案管理信息建设离不开计算机专业的人才，所以，企业可以在外进行招聘，吸纳更多的计算机人才；如果在岗的工作人员，计算机水平不过关，企业也应当加强对他们的培训，可以根据每个人的实际水平，进行分组培训，在最短的时间内提升他们的整体素质水平，进而促使他们能够更好的完成档案管理工作。同时企业还要提升工作人员的道德水平，引导他们树立正确的责任观念，使他们能够在实际工作过程中，可以积极、主动的完成各项工作，将档案管理信息化建设落实到位[2]。

4 结语

通过上述内容，从中可以看出，档案管理信息化在建设过程中，还存在很多问题需要通过相应的策略予以解决，对档案管理信息化进行强化，有助于提升档案管理工作的质量，同时也有助于档案管理信息化的建设。而做好档案管理信息化建设，有助于为企业带来更多的经济收益，促进企业得到更好的发展。

参考文献

[1] 刘佳宁.人事档案管理信息化建设的策略探讨[J].办公室业务，2012（11）：105-106.

[2] 刘晶.浅论档案信息化建设的现状及应对策略[J].办公室业务，2013（3）：38-40.