档案在重大工程项目安全管理中的作用——以苏州港太仓港区协鑫码头项目为例

王玉龙

（中交第三航务工程勘察设计院有限公司，上海，200032）

随着我国现代化建设不断向前推进，各地区正在如火如荼地开展各项工程项目建设，一批批“作用大、地位重、综合性强、涉及面广”［1］、关乎一个地区乃至整个国家经济社会建设的重大项目也纷纷上马。百年大计，安全第一。安全，始终是工程项目建设中永恒的理念，安全管理，也一直是牵系工程项目建设全局的核心环节。然而由于各种原因，一些工程项目建设的安全隐患始终难以根除，安全事故时有发生。特别是在一些重大工程项目建设中，因其建设工期长、参建单位多、施工战线长、施工人员素质参差不齐等原因，安全问题更突出。因此，如何加强重大工程项目安全管理是摆在人们面前的重要课题。档案资料作为工程项目从立项、审批、勘探设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）全过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，既是重大项目建设面貌真实的反映，也是影响项目管理的重要因子，对加强重大工程项目安全管理起着至关重要的作用。从这个角度来说，做好重大工程项目档案管理工作，对于加快推进重大工程项目建设，规范重大工程项目管理，促进安全管理具有重要意义。

苏州港太仓港区协鑫码头项目是江苏省重点工程项目，属于水运建设的重大工程。该项目计划建设以装卸煤炭为主的1 个5万吨级散杂货接卸泊位和4 个500吨装船泊位以及相应配套设施。项目设计年通过能力850 万吨，计划工期18 个月，总投资7.8 亿元。码头建成后，将为长江中、下游以及国内外客户提供煤炭及铁矿石等散货和集装箱业务储运、中转快捷服务。项目部在管理中坚持“安全第一，生命至上”的原则，重视安全管理工作，敢于创新安全管理的工作方式，大胆尝试利用档案资料为安全管理服务。项目部档案管理部门作为项目管理的信息服务部门，在工作上自觉转变管理理念和工作方式，由原来的“坐等服务”转变为“上门服务”，积极主动为项目的安全管理提供档案资料。作为该项目的一名档案管理人员，笔者将结合具体的实践工作，试对档案资料在重大工程项目安全管理中的作用进行探讨。

一、控制项目质量的“安全门”，提升项目安全系数

在重大工程项目建设中，质量和在安全是最主要的两个目标，同时又是相互影响相互制约的一对关系。毋庸置疑，重大工程项目建设中质量管理的水平在很大程度上影响着项目建设的安全性。从大量的安全事故本身原因来看，我们发现这样一个事实：安全事故多发生在生产过程中，而且许多安全问题的根源就是质量问题。因此，要确保工程项目的安全，加强安全管理，必须从控制工程项目建设的质量管理入手。“安全还需要管理质量来保证。”［2］在重大工程项目质量管理中形成的档案资料，既是质量管理的产物，又是控制质量管理的重要手段之一，也是确保工程项目安全性的一扇“安全门”。因此，做好档案资料的收集整理和提供利用，相当于为工程项目的质量管理提供了一扇“安全门”，有利于规避因质量管理问题引发的各种安全问题，促进工程项目安全系数的提高。设计施工图纸档案为施工建设提供了依据，严格按照设计施工图纸相关规范和要求进行施工，有助于保证工程项目施工质量；材料、设备、构配件报验单是按照规范要对进场机械、设备、构配件从可靠性、安全性、安全防护性及安全保护性能方面进行认真检查测试的档案资料，对工程建设材料、设备、构配件的质量是否合格具有把控作用；隐蔽、检验批、分项工程报验表是施工单位按照合同文件和规范要求，对已完成的单项工程进行检测并提请监理单位查验的档案资料，有助于控制分项工程完成的质量。

苏州港太仓港区协鑫码头项目部实行严格的材料报验和分项工程完成报验等管理制度，对材料的检测、分项工程的完成质量情况由总承包单位和施工单位共同执行，报请监理单位审验，这一管理活动形成了报验单、报验表等，由三方共同签字盖章，各留存若干份归档保存。中交三航院作为该项目的总承包单位，负责该项目的设计及其设计施工图纸的出版发送任务，每期出版发送的单体施工图纸共17 套，其中业主单位7 套、施工单位3 套、监理单位1 套、总承包自留4 套归档使用。经统计，设计图纸和材料、设备、构配件报验单以及隐蔽、检验批、分项工程报验表等档案资料是项目部档案资料的主体，占总量的70%以上。这些资料既是项目质量管理活动的体现，同时也是项目质量控制的手段，在质量管理过程中发挥着“安全门”的作用，在很大程度上规避建设活动中的安全风险。

二、开展安全教育的“教科书”，强化安全防范意识

预防工作做得越好越细，安全事故发生的几率及其造成的损失越小，从业人员必须高度重视安全施工，牢固树立“安全第一，以防为主”的意识。而这种意识的培养需要通过安全培训教育来实现。“当前我国工程建设的一线人员主要是农民工群体，本身素质不高，缺乏安全意识，在劳动中合理的自我保护意识淡薄，因此，施工安全需要依靠对民工的安全交底、安全教育来实现。”［3］档案作为工程项目管理实践的记录和工程经验的总结，蕴藏了安全管理的知识技能和安全施工的经验成果，是开展安全培训教育的重要载体和素材。其中，安全交底书和安全手册等档案资料，是针对工程项目特点而提出的本项目应特别强调的安全隐患及应对措施，安全措施的交底和教育，使得工程人员对工程施工中的安全要求和安全措施心中有数。政府主管安全生产的部门下达的关于安全管理的文件等档案资料，也是进行安全培训教育的重要素材，学习相关文件精神，有助于工程人员把握相关安全规章制度。另外，相关部门以往收藏的包含安全事故案例的档案资料，能够使工程人员直观地看到重大安全事故带给人们的惨痛教训，从而促使他们主动提高安全防范意识。

在重大工程项目安全管理中，安全培训教育一直是苏州港太仓港区协鑫码头项目部安全管理的重要内容。按照国家、地方法律法规，结合项目特点和现场安全的要求，项目部建立了由项目经理任组长，各职能部门主管任组员的安全管理领导小组。安全管理领导小组自成立以来，共召开大大小小30 多次安全工作会议，并组织人员精心编制了危险源管理方案、应急救援预案，制定了安全生产管理制度。我们将这些管理活动中产生的文件进行归档留存，形成了可供安全培训教育使用参考的“教科书”。此外，项目部专门成立了民工学校，对项目工程人员专门集中进行安全生产知识和安全技能的培训教育。在安全培训教育过程中，编制的危险源管理方案、应急救援预案、安全生产管理制度文件，以及政府相关部门下达的安全文件起到了“教科书”的作用，为安全培训教育提供了素材和载体。另外，为了增强安全培训教育的说服力和警示性，项目部的档案管理部门积极配合安全教育工作，主动向相关单位的档案室借调包含安全事故的纸质档案和照片、录像档案。通过对档案中的安全事故案例的解读、照片档案的展示、录像档案的观看，工程人员吸取了安全事故的惨痛教训，强化了安全防范意识。

三、应对安全事故的“急救员”，化解工程安全风险

“事故发生后凭什么来分析事故原因，认定事故责任，来还原建设过程，还原建设施工管理的全过程？答案是唯一的——工程档案。”［4］项目建设过程中形成的档案资料，记录了项目从立项、勘察设计到竣工全过程的建设活动，反映了项目建设活动原始面貌；建设单位向施工单位提供的档案馆所保存的关于施工现场及其周边的档案资料，记载了该区域的地质、水域、地下管线等全方位立体的情况。按照《建设工程安全管理条例》第六条规定，建设单位应当向施工单位提供施工现场及毗邻区域内供水、排水、供电、供气、供热、通信、广播电视等地下管线资料，气象和水文观测资料，相邻建筑物和构筑物、地下工程的有关资料，并保证资料的真实、准确、完整。无论是项目建设过程中形成的档案资料，还是建设单位向施工单位提供的档案馆所保存的关于施工现场及其周边情况的档案资料，都是工程人员了解项目最基本最有效的素材，是工程人员了解该区域的情况的重要途径。一旦项目发生安全事故，这些档案资料可以起到两方面的作用。其一，有助于工程人员查找事故发生的原因。由于一些事故本身所带的巨大破坏力，原有的施工环境和工程结构可能会发生重大变化，如果不借助档案资料，我们就很难判断事故发生是什么原因造成的，通过对各种档案资料的查找分析，有助于判明事故造成的原因，并追究相关责任者的责任。其二，有助于及时应对安全事故，化解安全风险。在突发事故面前，档案资料可以发挥“急救员”的作用，帮助人们确定该工程、该区域的基本情况，有助于人们迅速逃离事故现场。例如，我们通过设计施工图纸档案可以及时了解工程的布局和结构，为迅速疏散人员寻找合适的渠道和路线，从而尽可能快速地化解安全风险。

苏州港太仓港区协鑫码头项目在建设中曾经发生一起塔吊设备钢绳坠断事故。当时塔吊的钢丝绳在吊钩物资时发生坠断，所幸事故并未造成人员伤亡。事故发生后，项目部立即派专员进行事故原因调查。为了配合调查，项目部的档案部门及时提供相关资料，同时还复印了当地城建档案馆提供的施工地域的档案资料，主动提供给安全管理的负责人。安全管理部门查找分析了材料设备报验单、分项工程报验表、设计施工图纸、工程勘察资料等档案材料。最终，他们通过塔吊档案，掌握了发生事故的塔吊的详细情况。通过档案查知，该塔吊使用年限已经超期，造成了塔吊钢绳老化。查明原因后，项目部立即更换塔吊机器，杜绝了类似事件再次发生。

四、创建文明工程的“助推器”，推动安全文明建设

重大工程项目安全文明建设是适应现代化建设的需要，它不仅是参建单位的素质及整体实力的体现，更是一个工程项目文明形象的体现。“安全管理的好坏，既关系到工程能否顺利实施，又从一个侧面反映了一个公司的管理水平和文明程度。”［5］加强重大工程项目施工的安全管理，参与安全文明方面的奖项和荣誉的申评，不仅能为参建单位带来切实的利益，也能够促进项目安全文明建设。然而，成功申请各项奖项与荣誉称号需要具备较高的条件，有完整齐全、真实可靠的档案资料就是必备条件之一。如“平安工地”、“安全文明工地”、“全国3A级安全文明工地”、“质量安全生产文明施工先进单位”的评定中就明确要求“安全管理资料完整齐全、真实，能反映施工现场安全生产的实际情况。”因此，做好档案管理工作，确保档案资料的真实完整，有助于促进“平安工地”等评比活动的顺利进行，推动重大工程项目的安全文明建设。

苏州港太仓港区协鑫码头项目部的档案管理部门十分重视安全管理类的专项档案资料接收整理工作。为了有效管理在项目安全管理中形成的档案资料，特将安全类档案资料作为专项档案进行管理，并将其分为安全方案与制度文件、安全培训教育与交底文件、安全会议记录文件、安全检查记录报告文件等五大类，其中每类下设诸多子项。如安全方案与制度等文件大类下设三类人员和特种工种审查方案文件、应急救援预案文件、安全岗位责任管理文件、危险源管理方案文件、“一机一档”资料等子项。尤其“一机一档”资料是项目部为每一个特种机器设备建立起来的档案，主要有汽车吊档案、打桩船档案、塔吊档案、搅拌船档案、起重船档案。目前，项目部收集整理的安全类档案资料共5 类110件2046页。本项目工程开工之后便确立了争创“太仓市平安工地”、“江苏省安全文明工地”的安全管理目标，并向相关部门提交了申请。在这些荣誉的评定中，档案部门及时整理相关档案，先后提供了安全类档案共100 多件1000 多页，为荣誉的成功申报奠定了基础，有效助推了工程安全文明建设的开展。

“安全第一，生命至上”，做好项目安全管理，是重大工程项目建设的重要内容和迫切任务。一份份看似不起眼的档案资料，完全可以在提高安全系数、培养员工安全意识、处理安全事故和加强安全文明建设等重大工程项目安全管理中发挥重要作用，因此，推动重大工程项目档案管理水平和安全管理水平的不断提升，既是本文探讨研究的宗旨所在，也是工程档案战线广大同仁们未来努力的主要方向。

［1］国家档案局经科司.重点建设项目档案工作的历史与现状［J］.中国档案，2001(4):36-37.

［2］陈平祥、黄煌斌.建筑施工质量管理与安全管理的关系分析［J］.山西建筑，2010（6）：209-210.

［3］于成林，王保健.谈建设工程施工阶段安全管理［J］.山西建筑，2011（11）：252-253.

［4］陈玉兰.工程档案管理对促进建设工程质量作用的研究［J］.城建档案，2014（6）：57-58.

［5］李正淼.浅论工程管理之安全管理［J］.科技资讯，2007（22）：204-205.