浅谈基层单位档案移交工作存在的问题及处理建议

李沁娟

中图分类号：G271.6 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-02-00-01

任何单位的档案管理工作都会产生档案交接问题。档案管理人员的新老交替、工作变动、岗位调整、机关合并或企事业兼并重组等事项发生时也就必然要涉及到工作的交问题，然而在实际工作中，有一部分单位或档案人员却对档案交接工作不太重视，始终未建立档案交接工作规定，忽视了这一重要而又必要的工作环节，由此造成一些单位档案交接工作走过场，只是一把钥匙由原档案人员手中交到新档案人员手中这么简单，更有甚者，在原档案人员从工作岗位调离后，几个月、甚至更长的时间都没有配备档案人员。档案交接是一件极为严肃、责任心极强的工作，根据《机关档案工作业务建设规范》的规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，有一部分单位或档案人员却忽视了这一工作环节，档案移交工作存在着许多不规范做法，具体表现如下：

一是档案交接不及时。一些基层单位对档案交接工不够重视，领导把关不严，老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。

二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求，从而使档案工作前后脱节。

三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，甚至不问。更不用说档案监交了，使得基层单位档案没有监交工作，工作程序也不完整。

做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有高性能进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，应该做好下列工作，采取如下措施：

一是档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中，档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工作转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。

二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好几项工作：

1、对所保管的档案进行一次全面清理，做到账物相符、心中有数；

2、对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；

3、对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；

4、按档案移交要求编制移交文据及表格；

5、撰写档案移交说明。

对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：

1、了解移交單位职能活动内容和工作活动情况；

2、向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；

3、必要时要了解或检票档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。

三是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交，档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式3份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份，交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

四是加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使基层档案工作前后衔接起来。

由此看来，基层单位档案信息资源的管理和利用是一个不容忽视的问题，必须加强档案工作人员的培训和再教育工作，增强其工作的责任心，鼓励他们不断地摸索和认识档案管理的规律，结合基层单位的自身特点，采用既先进又灵活的工作方法。