创新档案服务，促进档案信息化建设

徐淑香

摘 要：档案事业的发展在于创新，只有通过档案工作的创新，才能使档案事业适应和服务于社会各项事业，才能使档案工作充满生机和活力，才能推进档案事业的可持续发展。

关键词：档案管理；创新服务；信息化；

文章编号：1674-3520（2015）-02-00-01

创新是时代的必然要求，也是做好档案工作的根本动力，信息化建设是档案工作的重要途径，是档案工作的创新需要。当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，创新档案服务，特别是当前网络环境下档案创新服务是与时俱进的必然要求。档案工作者要更好地开发和利用档案信息资源，通过计算机网络为用户提供服务，促使档案管理现代化，不断创新档案服务机制，积极主动地为全面建设小康社会服务。

一、抓好信息档案前沿的过程收集和整理，运用网络技术归档使之科学化

司法行政档案在形成过程中具有参与人员多、涉及面广、时间跨度长等特点，很多法治档案跨越几个年度、涉及多个部门，收集困难，这就要求司法行政工作者除了落实已制定的相关制度和具体责任外，要着重抓好基层司法所的档案收集和整理，加强对基层司法所档案人员的培训和管理，实现基层司法所全部档案电子化。随着计算机技术应用的不断深入，需要归档的不仅有印刷性的文件材料，更多的将是以计算机存储介质的电子档案，如基层人民调解档案、法律援助档案，在其利用和开发中，他们具有纸质档案无可比拟的优越性。实行档案管理电子化、信息化后，通过对归档材料属性的管理，可以帮助档案人员进行准确地分类，较好地解决档案分类、归档随意性大的问题，也可以通过计算机编目将檔案信息一次性输入，随时生成我们需要的各种目录和索引，为档案的管理和查询利用提供了便利。

二、通过网络环境下档案服务的创新提高工作效率

在传统的档案服务中，档案管理人员往往充当了“仓库保管员”的角色，大多是根据档案查询者和利用者的具体咨询要求，来查阅其保管范围内的纸质档案。随着科技的进步，这种传统的档案查询、利用方式愈显弊端，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域，因此，网络环境下档案服务的最重要的特点即是档案信息化建设，这也是历史发展的必然趋势，档案管理和服务现代化的道路通过档案管理网络化创新改善了档案工作管理手段和信息环境，提高了工作效率。如：我局为进一步推进档案现代化管理步伐，实现档案管理、查询系统化、科学化，充分发挥档案为社会服务、为经济发展服务的作用，把近年来司法行政档案通过扫描纸质档案的形式形成电子档案，并录入易初档案管理系统，全部实现了档案电子化。同时保证了档案的图像清晰，内容完整，数据准确无误。更加便捷地为市经济建设、落实政策、工作查考、调解纠纷等方面提供查询服务，大大提高了查询服务工作的效率，有力地促进了经济建设和和谐社会建设，增强了社会档案意识，提高了档案工作的社会知晓度。

三、推进档案信息服务的社会化

信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务，这就要求我们促进社区档案规范化管理，通过建立社区档案，使档案资料在宣传教育群众、排除矛盾纠纷、推进和谐社区建设中发挥积极作用。传统的到档案部门利用档案原件的方式，已不再适应档案社会化的要求，人们更加注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案管理部门利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

四、档案信息化是网络环境下档案创新服务的必然要求

全面实现档案信息的数字化和网络化、实现档案信息高度共享，是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化，要及时配备档案管理现代化所必须得计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，充分利用现代科技，利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理的步伐。档案信息化管理不仅涉及大量技术问题，而且也涉及许多过去从未碰到过的管理问题，在实现档案管理现代化、网络化，发展档案事业的过程中，档案工作人员要更新观念，建立与时俱进的档案管理意识，把档案服务方式从传统的被动式服务改变为主动服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作适应知识经济时代的需要，今后需要在实践中不断摸索，通过档案服务网络化创新，将更好的开发利用档案信息资源，将档案服务工作由被动变为主动，更好的为经济建设主战场服务，为全面建设小康社会服务。

参考文献：

[1]赵宁燕《论数据标准化对档案信息资源共享的影响》档案2011年第2期 。

[2]李洪合 丁志超：《档案工作科学发展研究》，中国文史出版社，2008.12。