企业档案管理网络信息化管理及应用

韩锐

摘 要：本文主要针对现阶段企业档案管理网络信息化的发展与应用进行探讨，旨在不断加强企业档案管理工作，实现企业内部的资源信息共享，从而提高企业档案管理的工作水平，助推企业发展。

关键词：企业；档案管理；网络信息化；管理应用；

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-02-00-01

企业档案管理的信息化给企业带来极大的便利，同时也有很大的安全隐患，做好档案资料的正确管理与开发，可以给企业带来极大的便利。企业的档案资料信息化可以以很多的载体形式出现，如多媒体等设备，实现资源的即时共享性。

一、企业档案管理网络信息化发展条件

（一）計算机网络技术的普遍应用为企业档案信息化管理提供了客观条件，

现代企业已将网络引入到档案信息管理当中，在传统的档案管理方式基础上使用计算机将所属区域以内的数个档案管理实体进行有机结合，并纳进统一的档案管理系统进行组织和加工，最后转化成为数据档案信息，此举强调档案信息资源的系统化管理，达到了使档案数据一体化的管理体系，企业档案网络信息化是现代档案管理的新开端，其资源原始与共享的特点使档案管理跨入了数字化的时代。

（二）企业档案管理的弊端迫切要求档案管理信息化的实现

企业电子版的档案依赖计算机才能够保存，有特殊性，所以不足之处仍然存在，档案在被录入计算机后就成为数字信息，并可以从这个载体传到另一个载体，这个过程中就会有丢失或者损害的可能，另外计算机中硬件出现毛病的时候还会导致内容乱码，查阅者就无法获知内容，电子版很容易受外界因素影响，影响档案的保存，因此，企业必须要加强档案管理信息化建设，促进档案管理工作的发展。

二、加强企业档案管理信息化管理和应用的措施

（一）企业应提高档案保护意识

企业重要的信息资源就是档案，其价值用金钱无法估量，在档案的建立中企业会投入大量的人力、物力和财力，作为科技产物，企业必须要学会用相应的法律对所有的档案进行保护，当档案的信息被企业在交流中使用时，要同参与者签署不允许将档案中信息私自外泄或用于个人或商业活动等相关的协议，对于档案企业要加强重视的程度，不要将自认为不重要的任何信息随意上传至网络，不可让他人免费下载，更不能将档案中的部分或全部内容发放给他人阅读，企业形成对自身档案知识产权的维护意识特别重要，因为信息资源若丢失或者被盗用，将造成不可挽回的损失。

（二）强化企业档案信息化系统软件管理

信息化的处理工作需要用到计算机，这是企业信息化的资料管理必不可少的设备。除了计算机之外，还需要计算机的配套辅助工具，宽带设备的接入，路由器的使用，计算机的防护，可移动的硬盘等。做好这些接下来要做的就是要建设专门适用于企业内部资料管理的软件系统，这需要专业的人员进行软件的设计与开发。系统软件要结合企业的内部情况，分析明确后再进行相关的设计与开发，这样才能更好的应用于企业内部。不是所有的企业管理软件都适用于每个企业，这需要根据企业的文化背景以及相应的需求，让设计的软件能够更好的应用于企业内部的文件管理工作，做到物尽其用，不浪费也不会太狭小，适合的就是最好的。完成好的设备需要有专业的人员进行及时的修改，逐渐与企业的工作模式相吻合，这需要一个过程，同时需要专业的人员进行适时的更正工作。

（三）加强企业档案管理信息安全建设

企业档案管理信息的安全一直是档案管理工作重点关注的内容，为了加强企业档案信息安全建设，企业应该加大安全投入，促进档案安全建设。首先，要在计算机当中安装网络安全防火墙以及相关的杀毒软件，并且要定期的对病毒库进行更新，保证计算机可以实时的掌握最新的病毒信息。其次要严格的控制操作人员的使用，不允许使用计算机去做一切与工作无关的事情，例如上网页、看电影、下载软件等等。其次，对于计算机发生故障以及档案的乱码情况要有专门的技术人员进行维修，不要随意使用外聘人员。除此之外还要对计算机进行口令密码设置以及档案信息存档系统的密码设置，防止有蓄谋不轨的人员进入系统而造成档案内容被外传。

三、加强企业档案管理信息化工作的现实意义

（一）实现企业档案信息化管理有利于提高档案管理工作效率

在企业档案管理的过程中，利用计算机网络技术可以通过扫描、摄像、录影等多媒体设备将资料读取下来，进行信息化的保存，极大地改善了传统档案管理工作中查询不利的状况。同时，对于电子版的档案资料，企业内部通过电脑就可以对自己所需的资料进行翻阅与查找，及时的找出自己所需的资料。这极大地便利了档案查询工作的进行。

（二）促进企业档案管理信息化有利于档案信息的修改和维护

企业内部的资料不是一成不变的，经常需要进行不断地修改与补充。但是传统的纸质版本的资料修改极为不方便，档案资料网络信息化及时改变这一弊端，不同部门之间对于自己所需要的资料可以及时的翻阅，对于不正确或者需要修改的地方也能够及时的修改与补充。这些都不影响其他人的及时查阅，也便于每个人都根据新的修改资料进行工作，这是信息化的网络设备带来的极大的好处。

（三）实现企业档案管理信息化有利于促进资源共享

在企业档案管理工作中，经常出现去档案室调阅资料的时候正好被别人借走的情况，不能进行资料的共享与共同查看。信息化的管理模式改变了这一弊端，进入企业内部的网络设备，对自己多需要的资料进行检索即可查看，实现了资源的共享性以及共同查看，大大提高了企业内部工作人员的工作效率。

四、小结

综上所述，随着信息技术的高速发展，企业档案管理部门应该对档案的信息化管理有一个熟知的认知过程，并结合自身企业工作的实际情况进行改革和创新，提高档案管理工作的效率，同时，还应该做好各项信息安全防护工作，保证档案信息的安全性，从而促进企业档案馆跟上企业发展步伐，为企业发展提供更多的便利。

参考文献：

[1]王洪波.网络技术在现代档案信息化管理中的应用浅谈[J].科技与企业，2013，（6）.

[2]王伟环.企业档案管理信息化的优势[J].华章，2014，（13）.