浅谈档案数字化管理的优势与弊端

俞娜

摘 要：随着电子计算机技术的日益普及，档案的数字化管理势在必行。然而事有利弊，档案数字化管理既有其优势，也有其弊端。这就要求在实施档案的数字化管理时要充分地了解其优势和弊端，有效的措施解决其障碍，使档案数字化管理能够更好地发挥其优势。

关键词：档案数字化管理；优势；弊端；

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-02-00-01

随着时代的发展和技术的进步，传统的档案管理模式逐渐被档案数字化管理模式所取代。档案数字化是信息时代的必然要求，是档案管理的主要发展方向。值得注意的是档案数字化管理具有其优势，又有其弊端，就需要在进行档案数字化管理时对其充分的了解，制定行之有效的措施，扬长避短、发挥优势。

一、档案数字化管理的优势

（一）能够更好地落實部门立卷制度。尽管有关部门反复强调部门立卷制度的重要性，然而现在仍然有很多单位使用档案室来代替部门立卷。甚至一些立卷单位使用档案员来代替立卷，每年分几次向档案室报送零散的材料。这样就无法使档案管理员了解该部门的工作，无法判断档案是否完整和齐全，对归档案卷的质量造成了直接的影响。通过档案数字化管理可以直接将文件材料输入网络，对所有的档案材料进行统一的立卷编码保存，使部门立卷制度得到了更好的落实[1]。

（二）提高工作效率。档案数字化管理能够提高工作效率的作用是毋庸置疑的。在传统的管理模式中，档案管理工作受到了时间、地点和环境的限制，而使用档案数字化管理则可以突破这些限制。现在主要的办公工具为电脑、计算机系统和单位网，单位各部门之间可以通过编码和解码对大量的电子文件和档案进行存储，并且在不同介质之间进行复制和存储。使用者也可以随时随地地查阅档案，极大地提高了工作效率。立卷部门在计算机中输入本部门的文件材料并按时将其交至档案室，档案室可以直接利用网络系统来进行立卷、打印和编目，整个工作流程更加迅速。

（三）能够更好地开发档案内容信息。应用传统的档案管理模式只能够实现单个文件的查找利用和档案的完整保管，而档案数字化管理能够对档案内容信息进行更好的开发利用，在计算机硬盘上储存各类档案，并且通过检索工具来对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好的对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥了更大的作用。

二、档案数字化管理的弊端

（一）存在不安全因素。由于网络环境的复杂性，电子文件利用的保密和安全工作具有一定的难度。使用电子编码技术来处理电子文件无法对载体进行固定，而且不会留下编辑修改的痕迹，甚至能够更改电子文件的原始凭证性关键信息，造成难以准确地辨别电子文件的原始凭证性[2]。

（二）受到载体的较大制约。在档案数字化管理的过程中，电子文件受到载体的较大制约。尽管当前计算机存储设备已经具有了较大的容量，然而电子文件的增长速度非常迅速，已经超过了寄存处设备容量的增加速度。由于软件的更新，在新的硬件环境下一些早期形成的文件难以读取，或者出现了应用软件不兼容的情况。与此同时，病毒侵害、数据丢失的隐患也造成了数字化管理的不稳定性，威胁到了电子档案的长期保管和安全保管。

（三）纸质文件和电子文件并存造成资源浪费。当前很多单位都实行档案的“双套制”保存，也就是既要保存电子文件，又要保存纸质文件。这就造成了相同内容的文件却需要用两种形式进行保存，浪费了大量的资源，造成工作量加大。

（四）档案管理系统和办公自动化，难以兼容。在单位中各部门没有对应用软件进行统一，例如机关部室、财务部门和人事部门分别使用不同的管理系统，这些办公自动化系统，与档案管理系统不兼容。由于较大的软件环境差异，难以进行数据转换，造成不能对各科室的电子档案文件进行直接归档。

三、推行数字化档案管理的注意事项

（一）通过信息工程的建设来实现信息的共享。档案的电子化建设包括了安全措施、查询管理、光盘备份、系统管理、扫描录入、档案整理、软件开发、设备选型和总体设计等内容[3]。由于每个部门都会在工作中产生大量需要录入的文字档案，因此应该使用光盘和磁带双备份、高速扫描仪集中扫描、磁盘阵列存储、双服务器等。与此同时还要，设置查询系统，以提高其利用效率。为了达到资源共享的目的，还应该实现文档的网上传输和触屏查询。

（二）与办公系统进行衔接。要做好档案数字化管理系统和办公自动化系统的连接，可以将查询档案资料的功能设置在查询接口程序中，从而使各部门的系统能够形成无缝集成。与此同时还应该在电子文件和纸质文件之间建立通道，来应对纸质文件和电子文件的“双套制”保存问题。也就是纸质文件作为映像、电子文件作为文本。要制定一套行之有效的管理规章制度，包括网络安全管理制度、数字档案建立制度、保密制度、归档制度、文档一体化工作制度。电子档案安全管理制度是档案数字化管理规章制度的关键。档案具有其特殊性，有一部分档案是需要保密的，这就要求做好档案保管的安全工作。要实行软件和硬件的双重安全管理。在硬件方面把握信息存储载体的质量，使电子文件载体有更长的保存寿命，选派专人管理存储电子文档的设备，避免文件丢失。在软件方面要实行密码管理和多级权限管理，通过防火墙、加密通讯和多层结构等各种安全控制手段，对系统的保密性进行维护，避免非法访问和来自网络的破坏和修改。

（三）提高档案管理的水平。当前的档案管理工作是一种技术密集型工作，要求档案管理人员提高自身的档案管理水平，例如要求档案管理人员具备一定的分析能力，精确的把握行业性档案，并且能够对大量的数据档案信息进行处理，切实提高自身的计算机网络水平。有关部门要定期组织档案管理人员，对电子文档的新管理知识进行学习，使其不断提高档案数字化管理的能力。

四、结语

事物皆有利有弊，档案数字化管理也不例外。档案数字化管理具有其优势，又有其弊端，然而档案管理现代化离不开档案数字化管理，这就要求单位针对当前档案数字化进程中存在的问题进行深入的分析，采取切实有效的措施来应对档案数字化管理的弊端，发挥档案数字化管理的优势，推进我国的档案管理现代化进程。

参考文献：

[1]支秀莲.浅析档案数字化管理中应注意的几个问题[J].中国科技信息. 2011（03）

[2]黄宏.档案数字化在数字城建系统中的开发与利用[J].今日科技. 2012（06）

[3]米晓霞.企业档案数字化存在的问题及对策[J].赤峰学院学报（自然科学版）. 2011（11）