浅析无纸化档案管理面对的新挑战

候雪雁

[摘要]近几年来，随着信息技术的进一步发展，我国各行业工作模式发生了变化，档案管理作为单位决策依据也得到显著的转变。在这种背景下，无纸化档案管理的优越性越来越明显，已成为档案事业发展的必然趋势，本文就无纸化档案管理现状入手，简单阐述了它的发展要求，仅供同行参考。

[关键词]档案管理；无纸化档案；挑战；现状

计算机技术、信息技术的进一步发展为档案管理工作的现代化转变提供了更广阔的空间，同时也对档案管理工作效率提出更高要求。那么，在日新月异的现代化社会发展要求下，我们该如何利用这些新技术来优化档案管理工作呢？这已是当今业界研究重点，由此也引发了人们对无纸档案的研究，提出了无纸化档案管理新模式。

一、无纸化档案概述

无纸档案是未来档案工作中的主流模式，其以管理简单、存储方便的优势得到国内各地档案管理部门工作者的一致认可，其存储方式与传统的纸质档案有着本质区别，无需要占用大量空间、归档效率也比传统档案管理快，因此这一档案管理模式成为当今业界关心重点。但就无纸档案管理现状而言，其中仍然存在一些问题，比如安全、操作技术等方面。因此，我们这里有必要对无纸化档案管理要点作分析。

1、无纸档案概念

进入新世纪以后，随着计算机技术、信息技术和数字技术的进一步普及与应用，电子文档以及视频、录像等格式的内容逐渐进入到档案领域，尽管目前这些档案形式还没有动摇传统纸质档案的地位，但我们可以预计，它在未来发展中必然会给纸质档案造成冲击，最终取而代之。这里我们所说的无纸档案也就是在档案管理工作中以计算机为基础，以各种现代存储设备和办公工具为依托实施的电子档案管理。

2、无纸档案意义

无纸档案是于上个世纪七十年代出现的一种现代化档案管理方式，它应用之初是为了更好解决办公系统中不断增加的业务量和提升企业生产效率的综合性技术，它自出现以来给世界企业管理工作开展做出了重要贡献，极大转变了传统的企业管理与办公方式，提高了企业管理工作效率。同时，灵活、科学、快速的运用这种档案管理方式代替传统手工档案管理方式，使得各种需要应用的档案资源及时、准确的被提取出来，有效的节约了办公经费、减少了人力资源投入。

二、无纸化档案管理现状

过去，有专家曾经预言：后工业社会必然进入无纸化办公时代。时至今日这一预言早已成真，现有的纸质档案管理方式不管是收集、整理、检定以及保管和利用方面都无法满足当前高速发展的社会需求，已经无法适应新技术要求下的档案管理工作，这也给无纸化档案管理工作的開展提供了广阔的市场。但就目前无纸化档案管理现状而言，其中问题较多，存在一大堆的问题，具体表现在以下方面。

1、工作人员认识水平不高

目前，虽然国内很多档案管理人员在工作中还存在传统的档案管理意识，错误的认为只有纸质档案工作才算得上真正意义的档案管理，而很少关注无纸化档案管理工作。甚至有不少单位在档案管理中只是将无纸化档案管理作为档案管理工作中的补充环节和副本，这让无纸化档案管理工作开展只处于被动地位，没有真正意义上实现档案管理。我们可以预计，如果这种档案管理现象一直存在，那么档案管理工作也不可能有效的进入到无纸化时代，档案部门的管理流程与管理策略也仍然得不到改善。面对这种情况，其产生原因主要包含两方面：其一是因为无纸化档案的出现和发展速度过快，使得档案管理工作看似容易却并非如此，档案操作人员对相应设施控制不力，对于一些重要信息并没有加以备份，这使得这些设备一旦出现故障，必然造成档案信息的流失，给企业发展造成威胁；另外是有些部门虽然利用了计算机进行档案管理，但几乎每个档案都会复印一份作为备案，这种做法完全失去了无纸化档案管理工作的意义，这让无纸化档案管理变得可有可无，造成管理人员工作量的上升。

2、无纸化档案信息无法保证可读性

无纸化档案管理与传统的纸质档案管理相比存在明显的差异，这种档案管理虽然方便了档案管理人员操作，但因为硬件与软件问题经常会产生一些意料之外的现象。通常纸质档案如果外表出现问题，档案信息有时并未受到任何影响，但是无纸化档案却不同，装有档案信息的磁盘表面完好无损，但是可能因为硬件、软件或者程序发生了变化，而出现不可读的现象。

3、难以判断档案是否具有原始性

档案的价值主要集中在原始性上，也就是说只有档案是原始的档案，在法律上才会承认其真实有效，如果在这期间出现了改动的现象，档案也就失去了法律效率，不具备任何价值。这也正是无纸化档案面临的一大挑战，因为无纸化档案都是存在计算机中，在使用的过程中极容易将其更改，再加之，无纸化档案本身信息与载体就相互分离，这种特征使其在生成与传输时都会出现更改的现象。

三、解决无纸化档案管理挑战的措施

1、更新观念，迎接挑战

无纸化档案的出现也就是近几年的事情，对大多数人们来说还是一件新鲜事物，对这样的新鲜事物只有通过宣传和开发利用，才能提高人们的认识。档案部门要加大宣传力度，强化依法治档意识。尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、单位通力配合，齐抓共管，才能搞好电子文件的及时归档和无纸化档案的安全管理。

2、研究无纸化档案的特性，制定切实可行的措施，保证无纸化档案的安全与完整

无纸化档案具有信息的非人工识别性、对系统设备的依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易改性等特点。信息非人工识别性，是指电子文件是由计算机处理和生成的数字化的信息形态，人工无法直接识别，必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来，然后转换成人工能识别的形式。所谓对系统设备的依赖性，是指电子文件的生成、传输、存储都是通过电子计算机实现的。所谓信息与载体的可分离性，是指电子文件内容存储的位置可以从一个载体转换到另一个载体上，其内容却不发生任何变化。所谓信息的易改性，是指对电子文件内容进行修改非常容易，而且改后不留任何痕迹。

3、制定科学的管理措施

针对电子文件的特点，制定采取保证电子文件“物理生命”与“信息生命”的安全性保护措施。保护电子文件的“物理生命”主要包括以下几点：一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。对电子文件“信息生命”的保护主要包括以下几点：一是保证电子文件的持续可读性，二是防电脑病毒。

四、结语

综上所述，可知无纸化档案管理在发展的过程中，的确存在着很多问题，其中最重要的是解除无纸化档案原始性的问题，因为档案只有具有原始性，才拥有法律效力，否则就失去价值，而无纸化档案在生成以及使用的过程中，都很容易被更改，破损其原始性，因此如何保护其原始性成为无纸化档案管理的重点。

参考文献

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