浅谈人事档案管理

颜雅雯

摘 要：人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。现在人事档案管理存在诸多问题，而且越来越突出。常见的问题如：档案管理制度执行力度不够、档案管理人员业务有待提高、人事档案立卷不规范等问题。

关键词：人事档案；管理；对策

人事档案是指记录一个人主要经历、政治思想、品德作风、工作表现等个人情况的文件材料，并按有关规定进行整理后组成的，经组织审查或认可的，以个人为单位立卷归档保存的文字、音像等形式的档案。在转正定级、职称申报、办理养老保险等时都需要用到档案。

1 档案管理的现状

1.1 档案意识的滞后

由于档案工作的保密性，它更像是一项默默无闻的不引人注目的工作。许多同志并不会注意到或者是重视这项工作，在实际工作中，有一部分工作人员对档案工作意识还是不强的。现如今档案管理人员绝大多数不具备专业的档案管理知识，对档案管理的职责、管档要求、档案的收集、鉴定、整理、保管、利用、转递等业务都不太了解，大多数档案人员并不是专职档案管理，也承载着其他的业务工作，相对地档案工作精力投入就不足了，日常的档案工作基本上属于将材料放入档案盒，也没有进行及时整理归档。知识结构的不合理是一个方面，另一方面，由于上级管理人员对于档案工作重视程度不高，工作人员对档案的重要性认识也不够，一部分领导在认识上存在着一些误区，认为档案管理无非是把单位人员的资料放好、保证不丢失不泄密，能查档就可以了，所以往往容易忽视人事档案管理工作。以至于人事档案工作长期处于被动应付的状态，很难完成高质量的任务。

1.2 管理手段的滞后

管理制度的滞后，存在有些单位既对档案管理不够重视，也没有一个完善的管理制度，有些单位即便建立了管理制度，但在执行力度上较为欠缺，常常流于形式，没有严格按制度执行。管理方法上，没有启用信息化管理，而是采取了手工操作，费时费力，效率不高。在设施配备上，档案存放场所以及存放档案的铁皮柜等采用“能用就行”的思想，办公、阅档、仓库并为一间，只停留在了较低水平上，设施大多老旧，更别提防火防潮问题，不符合规范。

1.3 立卷不规范

在档案内容上，把关不严，不够规范。一是档案内容前后不一，多种多样。二是现行的材料用纸都是A4纸，而规定档案材料要统一使用16开办公用纸，这样的冲突，给档案装订、立卷归档带来一定的麻烦。三是档案材料的短缺。学历、表彰、处分包括少量的履历表、年终总结等未盖公章便入了档的问题也是存在的。四是档案收集缺失，存在一定的丢失现象。尤其是一些外借的档案，没有严格履行相关的外借手续。五是材料分类不规范。虽然政策规定上标明了分类的标准，但由于大部分人员没有经过专业的档案管理培训学习，所以在一定程度上，存在着随意性。

1.4 人事档案的利用上，信息化程度低、利用水平低

随着社会的发展、档案的利用目的和形式也有了一些变化，从过去单纯的政审、鉴定到现在的身份证明、工资证明、学历证明等等多种形式，但现阶段一部分单位仍然是通过查阅纸质档案提供利用，无纸化阅档依然没有实现。而且，从根本上讲人事档案的根本目的就是为了提供有效的利用。但现在依然是处于一种被动状态，即被需要的时候才会提供利用，从一定程度上也反映出档案管理制度执行的不彻底。

2 关于人事档案管理的建议

2.1 提高认识、加大重视

由于许多单位人事档案管理并非专职档案人员而是由人事或其他部门监管，造成了对人事档案工作以及档案管理知识的不了解，甚至没有时间去弄明白，只是需要完成整理、审核等工作的时候才去做，没有引起足够的重视。我们首先要更新思想观念，改变传统的人事档案工作中的陈旧观念。其次，要积极争取领导的支持，无论是从重视程度还是对档案基础设施的资金投入，改善人事档案管理条件和设施。

2.2 建立健全工作制度

健全管理制度能大大提高人事档案管理的制度化建设水平。包括查（借）閱制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员职责、送交档案材料归档工作制度八项制度。制度建设是做好工作的前提和保证，俗话说得好，没有规矩不成方圆，人事档案工作同样必须有一定的制度来制约，而且不仅要健全工作制度，还要在抓落实上下功夫，不能使制度成为一纸空文，要充分地把制度利用起来。人事部门同样要做好宣传工作。大力宣传《档案法》，结合本单位实际情况经常性的进行普法宣传活动，使得档案工作在制度化、法律化、规范化方向蓬勃发展。

2.3 改进管理方法

2.3.1 实现档案材料收集、鉴定和整理的规范化。要提高人事档案管理质量，其中一项就是要及时收集和鉴定档案材料。对收集到的档案材料，确定保存档案的质量、范围、种类、内容，有无弄虚作假等。对档案材料收集归档、调入转出的管理进一步严格规范，防止虚假材料进档。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，确保收集的档案材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的现实性、动态性和真实性。

2.3.2 利用现代化管理手段。推行计算机管理，提高档案管理的信息化。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时的传输人事信息。那么就需要对档案的管理实行计算机管理。现阶段许多单位还在使用原始的手工查询档案的方法，多次反复的触摸，阳光的暴晒，使得一些老旧档案变黄变脆甚至断裂。采用计算机管理人事档案信息，可一定程度上降低档案丢失后的损失，电子档案就可以很好地起到补充作用。并且，可以在不接触档案的前提下查阅档案原件，更有利于人事档案的保密和安全。

2.3.3 加强档案管理人员专业性。档案管理工作是一项政治性较强的工作，也是一项保密性、服务性工作。它的特性决定了档案管理人员必须具备较高的职业素质，和过硬的政治思想作风，严守党和国家秘密。另一方面，我们档案管理人员要强化服务意识，转变老旧观念，以 “主动服务”作为工作的出发点，加快角色转换，把过去对档案的收集、整理、利用等变被动为主动。当今社会、是信息化社会，档案管理人员也必须摒弃过去传统的查阅方式，利用计算机等先进手段向无纸化办公、无纸化阅档过渡，这也要求我们档案管理人员必须要具备一定的计算机操作知识，并且不断地学习新技术、新方法善于用现代化技术、科学的手段做好档案工作。