基层计划生育档案现代化管理探析

摘 要：加强基层计划生育档案管理是顺应社会进步、时代发展的必然选择，档案管理要在明晰自身不足的基础上探寻创新解决对策改善管理现状，促进档案管理质量与效率的提升。本文分析了加强基层计划生育档案管理的必要性，探讨了当前档案管理工作的问题及解决对策，希望能为基层计划生育档案管理工作提供参考。

关键词：基层计划生育档案；创新管理；问题；对策

基层计划生育档案管理在当前国家积极进行计划生育政策改革的形势下，其承担的管理压力不断加大，面对传统且落后基层计划生育档案管理现状，积极探究全新的管理策略是解决管理效率低下、信息化水平偏低、断档失档等问题的必然选择。深入分析当前基层计划生育档案管理工作中存在的问题探索创新解决对策，有利于管理工作走上规范化、科学化轨道，更好地为国家计划生育管理服务。本文就基层计划生育档案加强管理的必要性及问题、对策加以分析。

1 加强基层计划生育档案管理的必要性

对于基层计划生育档案管理工作而言，加强改革与创新是顺应社会发展潮流的必然选择。基层计划生育档案管理顺应时代发展潮流进行改革是基于社会发展背景、时代发展所作出的必然选择，也是促进基层管理工作积极转型的必然。加强基层计划生育档案管理是当前基层政府组织部门进步与改革的必然，计划生育档案作为事关人口管理的重要资源，肩负着人口信息保存、开发利用等多项职责，坚持与时俱进改革创新，消除以往管理弊病，有助于提升基层单位整体管理工作质量与水平。对计划生育档案本身而言，加强管理改革是基于档案管理自身内在发展规律所做出的必然选择，加强对档案的科学化、规范化管理，可为人口管理工作提供诸多助益，有利于管理创新。

2 基层计划生育档案管理问题分析

（1）管理体制问题

基层计划生育档案管理工作受以往僵化的传统管理模式与体制影响，目前已经无法满足我国新人口政策下计划生育管理需求，随着基层政府组织改革步伐的加快，基层人口管理无论是涉及人员数量还是范围都极具变化，尤其是开放单独二孩政策之后，管理结构趋于复杂，人口计划生育管理体制的完善对档案管理工作提出了更高的要求。为保证基层计划生育档案的完整性、真实性、有效性，配合基层机构管理体制改革做到与时俱进，更好的满足多层次管理需求，就必须对计划生育档案管理体制进行创新式改革，以消除以往管理弊端服务基层人口管理工作。

（2）档案自身问题

基层计划生育档案本身涉及众多人口，受开放单独二孩政策影响，档案方面要注意保持更新速度，避免出现更新过慢、断档或人档分离情况，避免计划生育信息更新滞后影响档案的完整性、真实性、同步性与实时性。断档、人档分离情况的存在制约了档案资源价值的挖掘与发挥，不利于基层人口管理，对基层组织做好计划生育工作将会产生不利影响，因此要从加强档案自身建设入手改善这一现状。

（3）档案信息化问题

目前基层计划生育档案管理中信息化程度偏低是普遍问题，多数基层政府组织在档案数字资源建设方面推进程度不足，影响了档案资源保存、开发与利用。信息化程度偏低不仅增加了管理负担，影响管理工作效率与档案服务效率，另外也增加了档案管理成本支出，不利于档案信息的及时更新、归纳总结与利用，制约了基层人口管理工作的进步与制度的改革发展。

（4）管理人员素质问题

基层计划生育档案管理中信息化程度偏低、管理体制不完善、档案资源建设不力等问题的出现与档案管理队伍本身素质差有一定关系。基层组织档案管理人员多数由其他岗位转岗工作人员担任，在缺乏专门档案管理知识与技能培训的情况下，无疑会增加管理与操作失误的风险，轻则影响管理工作的效率与服务质量，重则会影响档案的真实性与完整性，影响立档人一生。管理团队专业素质上的不足制约了档案资源价值的挖掘，并与其他管理问题一起严重干扰档案的开发与利用，影响基层管理的进步与革新。

3 基层计划生育档案的创新管理对策

（1）树立全新管理价值观

针对基层计划生育档案管理工作中存在的诸多问题，首先要从思想理念入手创新管理理念，引导档案管理人员树立全新的基层计划生育档案管理价值观、动态观、效率观与现代观。价值观方面，要让管理人员深刻意识到档案服务的价值，将其视为潜在高价值资源，从而为提升基层管理工作效益及服务水准提供支持，推动档案信息资源的深度开发。动态观方面，要引导管理人员树立档案管理动态化观点，走出以往传统管理模式窠臼，改变守旧观念，积极推动档案资源的开发与利用。效率观方面，要引导管理人员树立竞争意识与效率观念，在工作中积极提升档案管理服务利用效率，为基层管理工作提供支持与服务。现代观方面，深刻认识信息技术、计算机技术、网络技术、云计算等对档案管理工作的影响，提升信息化水平以适应新时期工作转型与改革需要。

（2）完善档案管理制度

基层计划生育档案管理制度要积极寻求进步与创新，首先要积极完善档案管理岗位工作制度，根据新时期管理需求明确不同岗位工作人员职责，以督促他们做好档案的归类整理、编研统计及利用工作；要明确各类档案的归档时间、范围、期限及其他相关要求并明确执行，以保证档案信息的保密性及完整性，更好的发挥其服务基层管理工作的价值；对保密等级不同的档案作好分类管理，对于电子档案及纸质档案要严格入库，定期检查档案情况及有无泄漏，对违反保密规定者明确究责，鉴定销毁也要严格遵守相关制度，坚持审慎原则完成入库及销毁；要做好档案库房内部防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防光、防有害气体等工作，以保障档案的完整与安全，做到妥善保存与处理。

（3）积极应用新理念新技术

基层计划生育档案管理工作中要积极应用新理念新技术从管理手段上督促其改革与创新。要改变以往纸质档案的管理模式，推动信息化管理的普及与推广，从档案收集、整理、入库、鉴定、保存、利用、检索、编研等各个环节入手提升计算机与网络融入水平，实行文档一体化管理，做到管理手段的同步发展与创新。要注意筛选档案中信息价值较高的一类档案做专门电子归档，将以往诸多纸质化档案电子化、信息化，实现档案实体与信息分离，建立专门的计划生育档案查询服务平台，为基层计划生育管理提供服务支持。

（4）提升管理人员的专业素质

档案管理人员作为管理工作执行主体，提升其专业素质势在必行。对管理人员要提前进行专业培训与考核，做到培训体制常态化、制度化，结合基层计划生育档案管理要求及发展规划展开针对性培训，通过内部学习、外出交流合作等举措检验并巩固培训成果，以此督促管理人员积极自我提升。另外还要专门加强对管理人员信息技术的培训教育，要求他们具备信息档案管理意识及档案系统维护的管理技术，从而完成资源的高效开发利用，为基层计划生育档案管理的水平予以支持。

4 结束语

综上所述，基层计划生育档案管理要在深刻认识自身不足的基础上加强管理改革与创新，通过采取有效对策以改善当前档案资源开发管理现状，坚持与时俱进以便更好地为基层管理工作服务。

参考文献

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[2]王英雁.浅谈基层计划生育档案现代化管理[J].科技信息，2013（23）：261.

[3]戴淑娟.基层计生档案管理存在的问题及对策[J].医学信息：上旬刊，2011（6）：1538.

作者简介

李秀丽，女，本科，江苏省丰县梁寨镇计划生育服务站。