事业单位档案管理工作优化途径探讨

张林林

摘 要：档案管理是事业单位管理工作的重要组成部分，科学技术尤其是网络通信技术的发展，给事业单位档案管理带来了新的机遇，也带来了新的挑战。文章结合事业单位档案管理现状，就事业单位档案管理工作优化途径进行了探讨、研究，以期能对事业单位档案管理工作有所裨益。

关键词：事业单位；档案管理；优化途径

事业单位档案管理是事业单位档案记录、整理、保管活动的总和。事业单位的档案管理具有极其重要的作用，如档案管理可以为事业单位人才选拔、职工考核、单位活动提供重要依据。近年来，我国公共文化事业不断发展进步，事业单位的档案管理工作也迈上了新的发展台阶，但是，整体来看，事业单位档案管理仍存在许多问题，这不得不引起我们的关注。

1 当前我国事业单位档案管理工作存在的问题

1.1 管理混乱，管理制度执行力不够

事业单位档案管理混乱的主要表现是管理者对档案管理不够重视，不能依照国家《档案法》、《档案管理办法》要求来进行档案管理制度和管理队伍建设，导致档案管理制度不规范，档案管理程序不规范。在档案管理制度不完善的情况下，许多单位在档案管理工作中缺乏制度标准，档案管理人员缺少自我管理意识，档案管理规章制度更是流于形式，难以满足事业单位档案管理制度制定与执行并重要求。

1.2 管理设施落后

在科学技术尤其是通信技术快速发展的情况下，许多事业单位在档案管理上仍旧以传统档案管理手段、管理方法为主，导致档案管理处于一个较低的层面。如许多事业单位在档案管理上不知道如何利用先进的设施和技术来提高档案管理效率，档案管理仍旧以纸质档案管理、传统档案管理模式为主；有的企业虽然加快了档案信息化建设，但是档案信息化管理仅限于档案数据存储、转换等初级层面，也缺乏对电子档案的有效监督，影响了档案信息化建设的长远发展。

1.3 管理人员素质有待提高

在领导集体普遍忽略档案管理队伍建设的情况下，许多单位都没有安排专业人员进行档案管理。其次，在档案人员管理上，许多单位都只关注绩效考勤，不关注人员培训与再教育，导致档案管理人员专业知识欠缺、专业技能难以提高。再则，许多事业单位的档案管理岗位实行的都是封闭式管理体制和人事管理终身制，那些进入编制的人员，会受“大锅饭”思想的影响，思想传统、守旧，许多人都缺乏学习和创新精神。长此以往，档案管理人员必将是知识老化严重，难以为档案使用者提供更好的服务。

2 事业单位档案管理工作优化途径

2.1 加强馆藏建设，做好档案管理工作

要想提高事业单位档案管理效率，事业单位首先要提高对档案工作的重视程度，丰富单位档案馆馆藏，扩大档案收集范围，面向单位、社会人士广泛收集与单位有关的、有收藏价值的老照片、文件和资料，建立健全馆藏结构。这就要求事业单位根据单位性质、档案管理现状，坚持档案建设的个性和特色，保持自身文化特色，走独具单位特色的档案建设道路，为单位档案管理工作和单位文化建设打下坚实的基础。

2.2 健全档案管理体系与管理制度

事业单位档案管理的根本目标就是为单位内部档案利用活动提供便利，服务于单位建设。针对事业单位档案管理混乱、管理制度执行力不够等问题，事业单位要按照国家有关保密工作要求，制定完善的档案工作管理条例及档案保密制度，如档案自动化保密管理条例、保密审查审批制度等，规范档案管理、利用、审批程序，明确界定不同部门、不同级别档案利用人员的权利和范围。其次，单位内部有关部门还要完善与制度配套的保障措施，并在实践中检验档案规章制度的合理性、严密性，为制度的执行、落实和完善提供条件，确保档案在利用的同时能够做到不失密、不泄密。

2.3 提高档案的现代化管理和服务水平

随着社会发展，以数字形式进行档案信息采集、整理、存储和管理，已经成为档案管理的发展趋势。事业单位档案管理也要顺应时代发展潮流，充分利用事业单位网络和资源优势，加快单位档案的信息化建设。这就要求事业单位管理者加大档案管理建设投入，引进先进的信息化设备，为单位档案工作由手工管理向计算机管理提供基础保障。其次，事业单位档案管理人员要转变思想，督促档案部门、信息部门积极利用计算机技术、网络数据库加强档案数据转换，尽快建立内部信息共享系统，提高档案信息建设与服务水平。在此基础上，事业单位要加大档案工作宣传，一方面督促相关部门为档案部门提供更多贴近单位实际、富有收藏价值的材料，为单位档案建设提供信息支持。一方面提高非保密性档案的利用率，使档案文化产品走向家庭、走向社区，使档案成为单位对外宣传的窗口。

2.4 提高档案人员的整体素质

为了提高事业单位档案管理水平，医院人事、档案部门要注意引进高素质的档案管理人员，将档案人员培养纳入内部管理计划中去，做好档案人员培训工作，通过专业培训、思想教育、继续教育、进修学习等形式提高档案人员的整体素质，使其对事业单位档案工作的特殊性、档案现代管理方法有一个全面的认识和了解。这就要求事业单位进一步完善档案人员考核、考勤制度，同时借助公平竞争、公开招聘的人才引入机制和优胜劣汰的用人制度营造积极向上的内部环境。其次，事业单位要认真学习企业单位、社会档案机构的档案管理经验和方法，如学习党政部门的档案材料立卷和归档方法，聘请档案专家来单位讲座、指导等，以提高档案人员的服务能力。

参考文献

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[2]吴清越；；农业事业单位档案管理存在的问题与改进对策[J]；广西农学报；2010年01期

[3]乐利珍；；浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J]；科技风；2008年24期