医院电子档案管理探讨

夏虹

摘 要：随着电子计算机的普及，办公自动化的深入发展，办公文件如何归档及归档后形成的电子档案如何管理，是目前档案人员十分关注的问题，对电子档案管理存在的问题，推进电子档案的管理，针对医院科研工作的特点，分析医院电子档案管理中存在的问题并进行探讨。

关键词：医院；电子档案；管理问题

随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术与日俱增，医院档案的管理范围也从以往传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容新要求，根据《中华人民共和国档案法》如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务。

1 医院电子档案管理中存在的问题

1.1 档案管理职责不明确

医院档案管理一般由行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由病案室管理，而临床医剂的X线档案、各种影像检查图文档案、病理切片档案、检验检查档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个临床医剂科室管理，电子病历及一些医疗电子网络信息由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理不到位的现象。

1.2 医院电子档案管理制度不健全

有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门档案意识较淡薄，一些人经常把档案材料随意存放在自己的办公室，平时单位组织的外出学习带回来的资料不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度认识不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

1.3 电子档案管理不规范，缺失、损坏现象普遍

由于医院的电子档案分管的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识不能认真执行，导致电子档案缺损现象较普遍。

1.4 档案管理人员素质有待提高

由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高认识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

1.5 档案管理硬件不能满足需求

医院的电子档案管理涉及面广，计算机在医院已广泛应用，全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足需求。

2 提高医院电子档案管理

2.1 建立完善医院档案管理网络

医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理。综合档案室、职能科室、临床医剂科室管理网络是医院档案管理的重要保证，通过档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责，有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

医院的电子档案管理可以实行档案管理与信息管理分开的方式，由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对文书档案、科技档案、会计档案各种门类、载体的档案进行整理，掌握电子文件归档的管理规范，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。做到职责明确，互相配合，共同协作。

2.2 制定相应的电子档案管理制度

做好电子档案的管理工作，根据国家档案局8号令，做好文件村料归档范围和文书档案保管期限及档案管理违法违纪行为处分规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和年终考核，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

2.3 加强培训，提高业务水平

档案管理人员应当学习和了解工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息、设备、医疗管理、网络管理安全等技术的应用，档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高档案人员对电子档案的了解，主动收集保存才能使电子档案完整。档案管理人员应当学习档案管理的法律法规、及档案管理规定，提高档案管理的业务水平。

2.4 加大档案管理的投入

电子档案管理，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件、软件方面的投入，配置性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案正常、有序运行。

随着科学信息技术的不断进步和发展，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面改进，紧跟时代的步伐，不断提高管理人员的责任心和管理水平，要解决电子档案管理中存在的问题，有赖于信息技术的进步、电子档案管理水平的提高以及有关法律法规的建立和完善，还需要建立并执行科学、合理、严密的管理制度堵住档案管理中存在的隐患，以创新的精神去改进工作，才能满足医院对档案管理不断提高的需求，为医院的档案管理事业做出贡献。

2.5 重视开发，充分利用，发挥档案的社会效益

档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用，因此，医院档案管理人员要树立服务意识，要多途径、多渠道地开发档案信息资源，使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层、多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，实现各级医院信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。