中职学校档案管理的观念更新

杨丽君

摘 要：根据中职学校面临的现状，中职学校必须实现网络的现代化建设，对学校的档案管理人员提出了更高、更新的要求，要求具有解放思想、更新观念，要具备创新意识、创新能力，才能适应档案现代化管理的要求。

关键词：档案；管理；观念更新

随着现代计算机和因特网的广泛应用，根据中职学校面临的现状，中职学校必须实现网络的现代化建设，对学校的档案管理人员提出了更高、更新的要求，要求具有解放思想、更新观念，要具备创新意识、创新能力，才能适应档案现代化管理的要求。

1.树立开拓进取的发展观念，努力与市场经济接轨。在中职学校不断的改革与发展中，档案工作在为教学、科研、党政管理工作服务，越来越显示出它的重要性。但是为了满足学校的发展，为了满足社会各界对档案工作的需求，档案工作必须与市场经济接轨。在以前的传统经济体制的模式下，档案部门和档案人员养成了安于现状，不求进取的思想观念和作风，这些观念和作风严重约束了档案事业的发展。随着社会的进步、科学的发展，必须对传统的档案管理模式进行改革。许多新型的档案和载体不断涌现，对档案人员提出了更高的要求，信息技术的快速发展，对档案人员处理信息的能力也越来越高。随着中职学校不断的改革，新的信息不断出现，档案工作面临着更大的考验。因此，要求我们档案工作者要进行相应的观念调整和思想定位，多一些创新与改革，来提高档案工作自身的价值，使档案工作产生一定的经济效应和社会效应。因此，在知识的信息时代，我们要充分发挥中职学校信息资源的优势，发挥档案工作的潜能，树立开拓进取的思想，以自身的努力来增强中职学校档案的服务功能和发展能力。

2.提高自身素质、增强科研意识。为适应现代化服务的要求，档案管理人员必须自觉提高自身的素质，挖掘潜力、苦练内功。要求档案工作人员不仅要有扎实的理论功底还要具备较强的管理能力和超前的服务意识。中职学校档案工作要解放思想，适应新形式，研究新问题，创新思路，打破传统的管理模式。档案管理人员要树立“业务精通、爱档如珍、维护历史、兢兢业业、维护现实”的理念，运用现代的管理设备和现代化管理知识，提高管理水平，使学校的档案管理跟上现代化的步伐，从而为学校的教学、科研和其他工作服务。在档案管理工作中，要树立科研意识，并用于实践，以科研促进档案工作，提高档案工作者的业务素质。

3.深化开放意识、创新服务机制。中职学校档案工作者要树立起开放的思想意识，以多种多样的形式，调整、增大开放度，采用灵活多样，贴近利用者的服务方式，全心全意为利用者创造良好的利用环境，使学校的档案室真正成为学校乃至整个社会的档案信息中心，具体从档案管理体制、管理人员、管理设备、管理水平、管理效能及服务质量入手，彻底改变旧的模式，完全实行开放型的科学管理，从而促进档案管理与学校的各项工作同步发展。长期以来，由于大家对档案资料的神秘影响，从而制约了学校档案的服务功能，所以，学校档案工作人员要充分认识新形势下对档案工作的新要求，更新观念、与时俱进，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，使档案从过去馆藏为主转发为现在的利用为主。健全学校有利用价值的编研资料，利用各种辅助的档案管理，使档案管理更加科学化、标准化、制度化，不断增强档案的服务功能，为学校的各项工作服务。

4.加强制度建设，树立资源共享意识。做好档案管理工作、发挥档案作用的根本保证是建立健全档案管理制度。学校应成立档案管理、鉴定销毁领导小组，建立健全档案管理网络图，制定适合本单位的立卷制度、借阅制度、查阅制度、保管利用制度等，实行档案工作责任制，将档案工作摆上学校的工作日程，纳入年度工作目标，使学校档案工作有章可遁、有据可依，增强缜密性，防止随意性。目前中职学校的档案管理仍是传统的管理模式，提供利用的范围有限，主要停留在本单位，信息资源难以共享。随着知识经济的发展，中职学校的档案必须破除过去的旧观念，树立为整个社会服务的意识和分工协作、资源共享的新观念。为满足各个行业、各种层次的利用需求，要提倡和鼓励档案系统内外部之间的相互信息交流合作，逐步做到在信息资源服务整体化、网络化前提下，实现信息资源共享。

5.规范档案内容、强化服务意识。学校要根据档案管理分类的要求，根据学校自身的特点，将本校及上级部门形成的具有保存利用价值材料进行系统分类，制定详细的分类方案及保管期限表。搞好文件材料收集是保证档案材料齐全和完整的前提和基础，档案工作人员要及时收集材料，进行编排归档，以确保档案材料齐全、完整。服务意识在学校档案管理中不容忽视，直接关系到档案事业的可持续发展和生存，特别是对于中职学校档案管理如何适应社会主义市场经济，迎接新的挑战来说，服务意识尤为重要。中职学校的档案能否朝着正确的方向发展，发挥档案管理的价值，很大程度取决于档案部门的工作态度。如果中职学校档案管理的各项业务能够紧紧围绕学校的发展和学生的成长服务的这一主题来开展，中职学校档案事业的发展就会拓宽。

在知识经济时代，现代化的社会里，传统的手工档案管理已不能适应档案管理的要求，不能满足广大职工和社会对档案的要求，利用档案管理软件进行档案管理，提高档案管理人员的档案现代化管理水平是今后学校档案管理的一项重要内容。因此，中职学校档案管理必须转变观念，将传统的整理转向为信息化的创新，利用现代科学技术，提升档案管理水平，使学校档案信息的潜能得到充分发挥。