关于事业单位档案管理中的电子档案管理分析

高永峰

摘 要：目前，我国的事业单位档案管理中，纸质管理模式已逐渐被无纸化所取代，电子档案管理成为了新时期事业单位档案管理的主要方式，在事业单位档案管理中发挥着重要的作用。电子档案管理具有明显的优势，它能有效提高事业单位档案管理的效率，但同时也存在一些问题。本文从电子档案管理的优点、电子档案管理之中的问题阐述和强化电子档案管理的措施三个方面对课题进行了分析。

关键词：事业单位；电子档案管理；分析

随着信息技术的快速发展，事业单位党案管理工作中的信息需求量在不断增加，信息档案管理的模式也发生了很大变化。传统的档案管理是对纸张记录的档案进行管理，而纸张记录的档案管理信息资源具有易更改、易丢失、不易查找和记录内容单一等缺陷，这促使了电子档案管理模式的出现和发展。本文对事业单位档案管理中的电子档案管理进行了探讨。

1 事业单位档案管理中电子档案管理的优点

与传统的纸质档案管理模式相比较，电子档案管理应用于事业单位的档案管理中具有明显的优势，主要包括以下几个方面，下面我们对此进行介绍。

1.1 高效、方便和快捷

电子档案管理减少了工作人员的工作量，在一定程度上替代了人力劳动，同时也提高了事业单位档案管理工作的质量和效率。电子档案管理是通过网络进行数据传输的，降低了数据传输的成本。此外，电子档案管理的信息具有很高的综合性和集中性，减少了查询过程中的信息遗漏。大部分的电子档案都是以表格的形式进行存储，这提高了资料检索的速度。数据存入电脑，不易被更改，保密性和安全性得到了提高。

1.2 提高了档案信息的利用率

事业单位进行档案存储的目的是对信息进行使用，而有充分利用价值的档案必须具备完善的卷宗和充足的信息量。传统纸质档案的卷宗是通过人为方式进行立卷，而立卷人通常是根据自己的理解立卷，这导致档案卷宗的标准不统一，对信息的使用价值和质量造成一定的影响，增加了档案使用工作的难度。电子档案管理将数据信息通过微机进行管理，使立卷工作有了统一的标准，提高了档案信息的利用率。此外，电子档案管理减少了立卷的工作量，为立卷人员提供了更多研究和探索立卷工作的时间[1]。

2 事业单位档案管理中电子档案管理之中的问题阐述

电子档案管理在事业单位档案管理中的应用，虽然具有很多的优点，但是仍然存在一些问题。下面，我们对此进行阐述。

2.1 档案管理人员素质不高

电子档案管理的使用对档案管理人员的素质提出了更高的要求，它要求档案管理人员不仅要具备较强的自我约束能力、较高的政治思想水平，对计算机的实际操作和理论知识进行熟悉地掌握，同时还要对电子档案的管理优势进行充分的发挥。但就当前情况而言，我国大多数事业单位的档案管理人员精力分散，工作量大，岗位的人员流动性也较大，档案管理人员的素质不高，这使得档案管理人员无法长期稳定地进行电子档案管理工作，影响了电子档案管理工作的长期稳定发展。

2.2 电子档案的安全问题

电子档案管理是以计算机信息技术为基础的，它通过计算机等设备对档案信息进行传输、收集和归档。传统的纸质档案管理是采用纸张记录的形式，对信息进行整理、分类和保存。电子档案管理的工作效率要比纸质档案管理的高，而且查阅也比纸质档案方便。但是，电子档案具有安全性问题。电子数据信息在传输、保存和归档的过程中，可能会遭受病毒的窃听、篡改、入侵、泄密和伪造等，这些安全性问题对电子档案的管理存在威胁。例如，有很多高校的电子档案遭受不法分子的窃取，导致学生的信息泄密，这使得学生的安全隐私受到侵犯。

2.3 电子档案管理不规范

传统的纸质档案管理模式时期，档案管理人员对纸质材料保存的重要性具有一定的认识，因为纸质是档案信息的直接载体。但是，档案管理人员对电子档案的管理在思想上还没有转变观念，对怎样保存电子档案的物质载体没有形成充分的认识。电子档案管理的物质载体是光盘、U盘和移动硬盘等，档案管理人员对这些物件的放置具有很大的随意性，没有像放置纸质档案那样进行备份登记。在对重要的文档、数据和系统的管理上，备份也只是一个笼统的要求，没有对需要备份的数据进行明确的指出，也没有对备份保存的介质进行清楚的说明。电子档案的管理不规范，还没有形成统一的标准[2]。

3 强化电子档案管理的措施

3.1 强化档案管理者权限的管理

对档案管理人员的权限加强管理，能有效提高电子档案信息的安全性。事业单位应对档案管理人员的管理工作进行监督，并让档案管理人员了解《档案法》等相应的法律法规，以此来提升档案管理人员的安全保密意识和管理意识，促使电子档案管理工作有法可依，同时使得电子档案管理工作正常有序地开展。

3.2 加强技术保障

加强技术保障是强化电子档案管理的一项重要措施。事业单位要想提高电子档案管理的质量，就必须要对技术保障问题引起足够的重视，努力加强电子档案管理的技术保障，健全电子管理系统。事业单位可以以数据库技术、多媒体技术和网络技术为依托，对档案管理的软件进行改造、升级和更新。同时，事业单位要构建并完善电子档案管理技术，对电子档案资源进行集中的管理和统一的规划。此外，事业单位要以单位实际管理工作的特点为基础，构建技术含量高、方便快捷的管理系统，实现档案管理工作中数据收集、分类和鉴定及保存的信息化、自动化和数字化。

3.3 提升档案管理人员技能

管理人员的技能高低对电子档案管理工作的效率具有重要的影响。电子档案管理过程，对人才的需求主要表现在以下几个方面：（1）转变档案管理的工作方式，需要高素质的档案管理人才；（2）促进电子档案管理的规范化，需要高素质的档案管理人才；（3）提高档案管理的质量，需要高素质人才。因此，事业单位应根据档案管理工作的需要，培养管理型人才、研究型人才和操作型人才，并对这三种人才进行合理的配置。在提升档案管理人员的技能方面，事业单位要树立正确的人才观，采用激励的机制调动档案管理人员的积极性和对自身知识进行更新的积极性，同时对档案管理人员进行培训和考核等，促进档案管理人员技能的提高。

3.4 安全保障体系建设

安全问题是电子档案管理中的重要问题，建设安全保障体系对确保档案管理工作的质量具有重要的作用。事业单位在建设安全保障体系时，要从三个方面入手，分别为：网络安全保障、硬件设施安全保障和应用系统安全保障。事业单位应定期对档案文件进行扫描和检测，制定连网规则，对服务器的状态进行监控，更换老化的线路和设备。此外，事业单位还应构建日志文档中心和用户访问平台[3]。

4 结语

电子档案管理是新时期出现的一种新的档案管理模式，它改善了纸质档案管理的缺陷，是时代发展的必然产物，符合社会发展的需求。本文介绍了电子档案管理的优点，对电子档案管理中存在的问题进行了阐述，并提出了强化电子档案管理的措施。

参考文献

[1]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].图书与档案，2014，90（12）：289-290.

[2]吴秀娟.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].公共管理，2014，29（20）：890-891.

[3]陈群.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理初探[J].公共管理，2014，66（27）：1010-1011.