存货内部控制问题探讨

□文/鲍 金

（大连财经学院风险管理与内部控制研究中心 辽宁·大连）

一、存货内部控制的含义及目标

（一）存货内部控制的含义。存货的内部控制是企业为了保护在产品、产成品、商品等财产的安全和完整、确保会计信息的准确可靠、实现企业长期或短期的经营目标，在企业内部所采取的一系列具有系统性的相互联系、相互制约的程序、方法、措施及制度。企业希望通过建立健全自身的内部控制，达到加强存货管理的目的。一般说来，存货的流转主要包括采购、验收入库、验收入库后进行保管、发出存货、存货期末计价等过程，进行存货的内部控制主要是防止贪污、浪费、挪用、毁损等情形的发生，从而达到提高存货使用效率和效果的目的。

（二）存货内部控制的目标。企业内部控制的目标是指企业所想达到的预期目标或需要完成的任务。存货内部控制的目标有：

1、保证账实相符。存货内部控制的主要目标之一是保证存货的账面与实际一致，以确保财务报表的真实可靠，从而有效防止存货确认、计量和信息披露出现错误，同时也有利于防止弄虚作假、营私舞弊的出现。存货是企业流动性很强的资产，在资产中占有重要比重，如果存货账面不清晰，账实不符，很容易引起资产负债表中存货数据模糊，从而导致非正常决策的发生。

2、保证存货的安全、完整。企业的存货，会因为内部控制不完善遭受损失。在存货内部控制中，企业应执行不相容职务的分离制度，即授权人和执行人、执行人和保管人、保管人与记账人不能为同一人，存货在不同部门间移动时，每个涉及到的部门都应该做好记录，并签字明确责任的划分。在企业中，不同的部门之间也应建立内部牵制制度，期末应定期将存货的账实进行核对，建立存货盘点制度。在处理存货的盈亏时也应建立相应的授权批准制度，并完善会计处理流程。即在存货流转的各个层面、各个环节、各个部门都建立起完善的控制体系，确保企业存货的安全、完整。

3、提高企业管理水平，重视存货使用效率和效果。内部控制存在的原因不在于消灭内部风险，而在于降低风险，存货内部控制也不例外。对存货的管理，不仅涉及到计划、采购，还涉及到生产、销售等多个部门，如果不通过建立健全完善有效的内部控制体系，可能导致各部门职责不清。因此，在设置存货内部控制体系时，应遵循责权利明确划分的原则，使各个部门权利具体、责任明确、利益协调。这样，才能督促不同的部门之间保持良好的沟通，有利于发挥绩效考核体制的作用。

二、存货内部控制的主要内容

存货的流转包括实物流转和价值流转两个方面。存货实物流转控制，主要是对存货的收发存的内部控制制定一系列的程序，划清职能界限，保证信息及时传递等。存货价值流转控制涉及到的主要是会计部门，会计部门应该根据原始凭证编制记账凭证，并登记账簿，出具财务报告，实现存货全过程的价值跟踪。

（一）存货预算的内部控制。存货预算是存货管理的中心问题，必须建立一定的政策、计划和标准，以便于管理控制者遵照执行。对存货而言，其预算主要涉及的是存货品种、数量、规格等的计划控制。采购的品种、数量和规格，主要是通过各个部门发来的请购单确定的。采购部门根据请购单的要求，结合本单位的具体情况以及产品的销售状况，向高层管理者请求审核并批准后进行采购。采购批量还要经过测算后，制定合理的经济订货批量，以使企业的存货成本降到最低。为了加强控制，每张请购单必须经过对这类支出负预算责任的专管人员签字批准。

（二）材料采购的内部控制。材料采购需要经过制定采购的计划、订立采购合同和审查批准后才能进行采购。采购存货的数量、规格和质量必须按申报程序进行，不同的活动应当由不同的部门和不同的人员来完成。首先，严格制定存货验收和入库的程序、标准和要求。要保证存货采购数量、品种、质量符合合同的要求，做到准确、安全入库。其次，严格制定支付程序。企业应制定完善的支付结算制度，以保证货款及时、准确的支付。手机订购单、验收单和供应商发票等与采购业务相关的凭证；复核供应商发票的内容与相关的验收单、订购单是否一致，供应商发票计算是否准确；编制预先连续编号的付款凭单，并附上相应原始凭证，如订购单、验收单和供应商发票等，在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称；独立检查付款凭单计算的正确性；由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。最后，及时记录以保证账实相符。实物控制主要有仓库管理部门负责，主要包括收发存及日常的存货的核算，及时登记存货明细账；价值的控制主要由财务部门完成，财务部门以入库单、验收单、付款通知单、付款凭证为依据，编制相应的付款凭证或转账凭证，并登记存货总账。月末，采购部门、仓库和财会部门进行账实核对，做到账证、账账、账表相符。

（三）存货验收入库的内部控制。采购入库的存货，应由仓储部门根据订货单的要求对货物的数量、品种、到货时间等情况进行验收，特别对质量是否符合采购要求要加以注意。验收后，验收部门应对已收货的每张订单编制一式多联、预先连续编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。验收人员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立他们对所采购的商品应负的保管责任。验收人员还应将其中的一联验收单送交应付凭单部门。

（四）存货保管的内部控制。存货保管业务包括对存货的管理和对人员的管理，除了对仓库库存材料、产品进行保管、维护外，还应保证存货的安全性。材料和产成品验收入库时，首先进行点验和检查，然后签收。签收后，将实际入库数量通知会计部门。仓库部门应根据产成品的品质特征分类存放，并填制标签。

（五）存货出库的内部控制

1、材料领用出库的主要内部控制内容。实现连续编号的领料单应根据各个部门实际领用材料的情况编制；仓库管理人员在发出材料时，必须查看领料单是否有相关授权人的签字，只有签字后才能依据领料单发出材料。材料出库时，出库单的各个要素要填写齐全，计量单位、规格准确无误；发出材料时要当面进行清单确认最后及时将凭证传递到会计部门。

2、销售产品出库的主要内部控制内容。发货通知单根据销售部门的销售情况和仓储部门的存货情况进行编制；发货通知单应事先连续编号；发货通知单需经过相关的授权人员进行审核，仓管人员才可依据其进行发料作业；产品出库时要做到单据齐全、名称、规格、计量单位等准确，并保证其质量；产品出库的手续齐全，并有相应单据和相关的会计记录等。

（六）存货账务处理的内部控制。收、发、存、退、盘是存货账务处理的主要环节。核算存货应设置存货总账和明细账并定期核对总账与明细账金额，依据明细账定期或不定期清查存货，如出现存货的盘盈盘亏应及时查明原因，明确责任后做相应的账务处理。在计量存货时，应按照取得的不同方式采用不同的初始计量方法，后续计量特别是期末计价严格按照成本于可变现净值孰低计价。

三、保障存货内部控制有效执行的措施

（一）完善存货内部控制环境。企业的内部控制部门欠缺，严重影响了内部控制的执行制度的执行效果。企业应当建立独立的内部控制部门。该部门应当具有如下几个特征：

1、独立存在。应保持内部控制部门在设置上的独立性，既要独立于财务部门，也要独立于行政管理部门，这样才能保持监督的公正性。

2、直接向管理层汇报工作。内部控制部门在检查内部控制是否健全有效时发现的问题应直接向管理层汇报，这样有助于使监控中发现的问题及时反映给上层领导，也有利于获得领导的支持，以便在不同的部门采取措施积极的进行协调和沟通。

3、存货内部控制制定专门人员负责。从事内部控制工作的人员应行使以下职责：制定内部控制，并制定其实施方案，奖惩措施；建立内部控制体系，使内部控制程序化、系统化，全员参与内部控制的制定、执行；定期和不定期向相关部门和管理层汇报内部控制的执行情况以及执行效果，反复依据执行的效果修订内部控制制度，并对执行内部控制时存在的问题提出积极的改进建议；配合公司内部审计人员的工作，配合注册会计师进行的外部审计工作并落实内部审计与注册会计师审计时提出问题的改进措施。

（二）加强存货内部控制检查监督管理

1、建立持续的监督检查机制。公司对存货控制的监督检查应当正常化、制度化。应当增加存货购货手续、出库手续和盘点情况的核对次数，及时发现存货管理中存在的风险被并及时纠正。

2、完善自我监督评价体系。完善监督评价体系，根据情况的变化和出现的问题对相应的存货内部控制制度作出及时修正，才能建立起行之有效的存货内部控制体系。

3、注重人员参与。存货内部控制自我评价使内部审计人员到业务流程具体执行人员全体参与，体现了存货内部控制是全体相关人员的事情，将传统观念中原本仅仅是内部审计人员的工作转化为具体执行人员共同参与的工作。

（三）建立企业存货内部审计制度。内部审计属于经济监督的再监督，是内部控制的重要组成部分之一，是企业改善经营管理方式，是提高企业经济效益的自我需要。一些有条件的企业应当独立设置内部审计机构，不单独设置内部审计机构的企业，可以在财务会计部门设置审计人员，由他们单独从事企业内部审计业务。但是为了确保审计人员工作的独立性，内部审计人员应该直接对企业的最高领导层负责和报告。存货内部审计的主要内容包括：存货的购入、存货的领用、存货的发出及结存情况的审计。内部审计人员抽查存货的盘点表，监督存货盘点的全过程，审核保存管理部门和财务会计部门的日常核算是否正确，各部门的存货数据是否相符，有无舞弊行为和违反规定的程序，对存发领用存货的内部控制措施进行评价。同时还应该审查在途存货，审核各个部门的核算是否正确，各部门反映的存货数据是否相符，有无舞弊等行为和违反规定的程序，对存货的内部控制措施进行评价。（本文指导教师：张丽）

［1］赵远舫.浅析企业内部控制.城市建筑，2014.2.

［2］周美容.探析企业存货内部控制.鄂州大学学报，2012.7.

［3］王敏.完善企业存货内部控制的对策探讨.会计师，2010.1.