基于平衡计分卡理论构建高校办公室工作运行新模式

王佳伟，宋波

（河北民族师范学院，河北 承德 067000）

基于平衡计分卡理论构建高校办公室工作运行新模式

王佳伟，宋波

（河北民族师范学院，河北 承德 067000）

我国高等教育实行大众化以后，全国各地一批地方高等专科学校纷纷升格为本科学院，地方高等教育迎来了前所未有的历史机遇。地方性新建本科院校在提升本科办学水平的同时，又面临着国家对教育改革所提出的新要求，在新要求下如何解决好学校定位、如何提升办学水平，将直接制约着地方高等教育的发展。在此过程中，新建本科院校如何提升办公室行政管理水平，发挥好服务支持功能，更是关系到学校整体发展的问题。本文以平衡计分卡理论为基础，探讨高校办公室工作的新理念、新方法与新模式，服务于新升格本科院校的转型与发展。

平衡计分卡理论；办公室工作；新升格本科院校

我国高等教育实行大众化以后，全国各地一批地方高等专科学校纷纷升格为本科学院，地方高等教育迎来了前所未有的历史机遇。

2014年2月26日，国务院常务会议已通过《关于加快发展现代职业教育的决定》，中国高等教育的人才培养结构将发生重大变化。2014年3月教育部副部长鲁昕在演讲中谈到中国教育结构调整和现代职业教育将进行较大改革，中国将以建设现代职业教育体系为突破口，对教育结构实施战略性调整，而这一调整集中在高中和高等教育阶段。中国现有近2500所高等院校，改革完成后，将有1600-1700多所学校转向以职业技术教育为核心，淡化学科、强化专业，培养技术技能型人才，以就业为导向，转变为应用型本科院校。

新建本科院校正处于发展的起步阶段,在积极提升本科办学水平的同时，又面临着国家对教育改革所提出的新要求。在此过程中，新建本科院校如何提办公室升行政管理水平，发挥好服务支持功能，更是关系到学校整体发展的问题。因此，新升格院校要实现跨越式发展，必须从战略思维的高度规范行政管理工作，制定有效的行政运行机制。

一、新建本科院校发展中存在的主要问题

首先，办学追求规模化效应，脱离自身现状。新建本科院校本科层次办学时间短、基础薄弱，盲目扩大办学规模，容易使新升格院校发展后劲不足，容易忽视、放弃本校办学特色不能有效地满足高校改革的新要求。

其次，科研工作易忽视成果转化问题。新升格本科院校为提升竞争力，加大了科研各方面投入，且对教师提出了更高的科研要求。但高校在如何将科研成果转化生产力方面着力不足，科研项目与支持地方经济发展关系度不高，科学研究与地方经济脱节，这直接影响到对新升格院校发展的支持。

再次，行政权力高于学术权力。新升格本科院校在管理体制上为省地两级政府共管共建，学院行政级别的升格，提高了干部的待遇，而一线教师短时期内难以共享升级成果，若不转变现状，将会导致出现行政至上、唯官是大的现象，导致新入职的青年才俊脱离清贫的一线岗位，纷纷投入到行政岗位的怀抱，行政权力的服务职能体现不出来。

二、新升格本科院校办公室行政管理工作普遍存在的问题

（一）服务职能未能充分体现

新升格本科院校多为地方性高等专科学校升格而来，在管理理念上与老牌本科院校相比有很大差距，对地方性本科院校来说，观念和管理理念的转变尚需要一段时间的实践、磨合与提升。

（二）行政运行机制缺乏整体性、战略性

随着地方性本科院校规模的扩大，行政管理部门的设置逐步膨胀，行政功能的条块分割愈演愈烈，行政性事务工作虽能做到各司其职，行政部门设置能够做到清晰界定，但缺乏整体性、战略性，在学校工作部署中时常出现部门责任互相推诿无人负责、工作职能相互交叉、缺乏牵头协调等现象。

（三）工作流程化弱，“杂”而无章

高校办公室工作涉及面广，涉及学院发展的方方面面。而新升格本科院校在办公室工作中缺乏统一和规范的程序，有时甚至出现办事无章可循的尴尬局面，这些都与高校改革和发展的需要不适应，这将会进一步削弱办公室工作的服务职能，对于整个学院顶层目标的实现极为不利。

（四）办公室工作团队缺乏持续战斗力

新升格本科院校由地方性高等专科学校升格而来，受传统行政管理工作理念的束缚，受传统工作方式、经验的影响，学院、系、部各层级办公室行政管理人员整体水平不高，整体上缺乏经营理念和开拓进取精神，难以满足学院所面临的新形势的需要，办公室工作团队缺乏持续的战斗力。

三、平衡计分卡理论

1996年，哈佛大学教授卡普兰与复兴全球战略集团总裁诺顿首次提出平衡计分卡（Balanced Score Card，简称BSC）思想，随后经过两人不断的实践与理论创新，2004年平衡计分卡理论最终形成。

平衡计分卡理论即是一种高效的战略管理工具，又是一种实用性强的战略性绩效管理工具。平衡计分卡理论既可运用在企业绩效管理工作中，又可以在非营利性组织的管理实践中使用。将平衡记分卡理论运用到高校办公室建设与管理中，可以使办公室工作更加系统化、规范化，使办公室工作战略指向性更加明确，大大提高工作的有效性。

四、平衡计分卡理论在高校办公室工作中应用的初步探索

图1 高校办公室工作的战略地图模板

根据平衡计分卡理论，结合非营利性组织的特点，本文使用战略地图工具将高校办公室工作绘制成‘高校办公室工作的战略地图’（图1）。该战略地图共分为五个层面，分别为学院目标与定位层面，利益相关者层面，办公室工作定位层面，内部流程层面，学习与成长层面。

（一）战略层面—明确学院办学定位

学院目标与定位层面处于最高层面，是一切工作的核心，办公室行政管理工作也由该层面统领。作为新升格本科院校，本科院校建设的要求与新的应用型院校建设的新要求是该层面设计的基础，学院层面结合本校实际与特色，进行顶层设计，学院各部门尤其是办公室各科室应紧紧围绕学院目标与定位开展工作，以便提升工作效率与工作效用。

（二）利益相关者层面——找准服务对象

第二层面为利益相关者层面。第一层面目标的实现取决于利益相关者层面的各种需求是否能够得到满足。新生本院校办公室工作目标是否得以实现，与办公室相关的各单位、部门、教学单位等的需求能否得到满足密切相关。只有满足、实现了利益相关者层面的需求，第一层面的、与办公室工作相关的目标才能够得以实现。

该层面内容为高校办公室工作的对象，即高校办公室工作对谁开展。只有明确了服务对象，高校办公室工作人员才能够认清楚角色，认清楚开展不同工作时应该承担的不同角色。本部分将办公室工作的利益相关者分为内外两部分，第一部分体现在协调左右、贯通上下方面，包括上级领导、平级各职能部分、各教学单位或教研室、学生等；第二部分体现在联系内外方面，包括对外宣传统战等。

（三）办公室工作定位层面

第三层面为工作定位层面。第三层面的具体内容取决于前两个层面的内容的确定。第二层面利益相关者层面找出利益相关者之后，需要进一步确定各相关者在办公室工作上的需求，需求确定之后，办公室工作的定位也就非常清晰。

办公室定位层面包括：工作类型定位、发展目标定位、管理层次定位、服务面向定位、服务功能定位。在工作类型定位上，明确独立于领导层与具体部门之外的大综合职能部门，是沟通上下、协调左右、联系内外的桥梁与纽带。在发展目标定位上，应该明确指向将办公室建设为综合的行政管理机构，这是办公室发展的客观方向。在管理层次定位上，表现在要加强学校机构的战略职能的管理与自我完善的建设式管理。在服务面向定位上，根据其沟通上下、协调左右、联系内外的性质决定其服务面向的多元化定位。在服务功能定位上，体现由战略到具体、自下向上传递与综合、左右向中的共性整合。

（四）内部流程层面

第四层面为流程层面，流程层面具体表现在办公室工作的五大职能上。包括：综合性业务流程、协调性业务流程、参谋性业务流程、服务性业务流程、监督性业务流程。五大流程的具体确定是在明确第一层面战略目标与定位，熟知第二层面办公室工作利益相关者层面的需求，摆正第三层面办公室的工作定位的基础上，制定具有可操作性的工作流程，以确保办公室工作的效率与效用。

在综合性业务流程方面，掌握好综与合的平衡，具体做好收集、掌握与梳理、抽象之间的关系，不仅要做到收与发，还要做到不重复、不积压、不拖沓。在协调性业务流程方面，要做到协与调的平衡，既要建立好连接，又要调整好秩序排列。在参谋性业务流程方面，要做到参与谋的平衡，参与是为了切实的谋划，谋划为更好的参与。在服务性业务流程上，要做到服与务的平衡，既要做到明确无误的接受指令，又要在行动上拿出切实可行的措施并体现在行动上。在监督性业务流程上，要做到监与督的平衡，在工作中既要对行为进行整体检查、把握，又要对行为进行原则上的督促。

（五）学习与成长层面

第五个层面为学习与成长层面。该层面的设置是为了保障第四层面—流程层面更好、更顺畅的运行而设计。好的流程需要人来运行，要想使好的流程能够持续、良好、顺畅的运行下去，必须要有一支学习型队伍。学习型团队的建设，能够为良好的流程的运行提供人力、组织、信息等方面的支持，能够提升高校办公室无形资本的价值。

第五层面包括：人力资本、组织资本、信息资本三个方面。在人力资本方面，高校办公室要组建一支素质优良、结构合理、相对稳定的办公室工作人员队伍。围绕人才的选拔、录用、培养、使用、激励等内容，构建良好的文化环境、制度环境、人际环境，以便提升办公室队伍的整体质量，保证办公室工作的专业化。在组织资本方面，要制定切实可行制度，制度化是建立科学的高效办公室运行、管理机制的基础。在信息资本方面，营造良好的工作氛围，建立健全知识共享体系，将每一个人在工作中学到的新知识、新技能、新技巧内化成每一个人的知识与技能，加速信息共享的速度。

五、结束语

新升格本科院校在转型期中，高校办公室工作至关重要，她是领导的参谋与助手、也是顺承上下、协调左右、沟通内外的桥梁。本文将平衡计分卡—战略地图引入到办公室工作中，从五个方面进行阐述，描述了各层面之间关系的同时，对每一层面的构建提出看法与注意事项。希望通过本文能够加强对办公室工作的重视，推动办公室工作更有成效。

I206

A

2095-3763（2015）04-0126-03

2015-03-17

王佳伟（1986-），女，河北承德人，河北民族师范学院馆员，主要研究方向信息服务、图书馆管理。

2013年承德市科学技术研究与发展计划项目“新升格本科院校行政管理工作规范化研究”（项目编号20132205）。