信息化背景下的传统档案和电子档案的交互作用

苏悦 杜丽杰

摘 要：档案管理工作是各级各部门开展业务研究的重要基础，也是干部职工获取最新情报信息的主要途径。面对新形势下档案事业的现代化、信息化、智能化、社会化、国际化，应当说，信息环境是档案管理工作开展信息服务所必需的诸多客观条件和力量的综合，主要包括档案资源体系、各种技术手段和服务方式等。传统档案与电子档案的交互程度，直接决定着高下档案服务成效的高度。本文认为，应当以信息环境优化来打造档案服务体系，真正做到传统档案与电子档案的深入结合，取长补短为使用者服务。

关键词：信息化;传统档案;电子档案;交互作用

基于实践，在现有的信息环境下，档案管理信息环境建设的优化过程主要集中在档案信息资源体系的建设和多种信息管理和服务的提供上，具体而言就是要运用先进的网络技术、通信技术和图像数据库技术，把信息资源重新配置，优化组合，从而使其构建成一个崭新的有机整体，充分挖掘各类信息资源的潜力，为档案教学和科学研究提供强有力的信息资源支撑。

一、建立科学的档案信息资源体系

档案信息资源是档案管理信息环境的基本构成要素，营造良好的档案管理信息环境，必须以建立科学的档案信息资源体系为前提。

（1）优化传统档案。对于传统印刷型档案，工作人员应当根据档案管理的任务和读者需要，适应各级档案管理部门的地方特色和整体需求，建立一个具有连续性和系统性的档案信息资源体系。同时，工作人员要重点收集适应市场经济发展需要、实用性强、社会需求量大的方面的档案，分门别类将文件进行区分，使档案管理成为既适应地方特色，又反映时代特征的信息窗口。

（2）转化和新增电子档案。电子档案具有容量大、体积小、成本低、检索快等优点。档案管理在重点收藏印刷型档案的同时，应针对地区特点，从市场上采购或者从网络上下载一些使用价值高、并获得使用权的电子转化软件，由专门人员进行系统分类转化，同时大力推行电子档案新增活动，以增加档案信息资源量。

二、实行现代化、多样化的档案管理和服务

为了促进档案信息交流与利用，实现档案信息资源共享，档案管理要实行现代化、多样化的管理与服务，即管理和服务的计算机化、网络化。

（1）实行联网和网上信息处理。档案管理要抓住通过档案信息服务网络和档案信息资源的数字化处理，初步实现省内档案查询以及档案之间的地区资源共享，最终实现联网处理，能够异地查询。

（2）建立关键词、姓名等二次档案数据库。档案管理多年积累的非电子档案文献资源，只有通过数字化处理，以数据形式在网上查询，才能得到充分广泛的应用。所以，档案管理应加快关键词等二次档案文献数据库的建设，让使用者能够全面了解和充分利用档案资源。

（3）大力建设专题与特色档案数据库。由于档案管理工作涉及的文献数量庞大，任何一个单位都无力也不必将所有档案文献都数字化。同时，为了减少网上信息的重复和避免相互撞车，与其他档案管理单位相同的文献就不必加工上网，以防止信息过載，带来不便。

（4）工作流程计算机化。为了给使用者提供广泛、快捷、精确的高效优质服务，档案管理部门对编目、流通、采访、参考咨询等日常业务工作要全部实行计算机化，以创造良好的内部与外部联机服务环境。例如，利用信息网络实行联合、集中、统一编目，可以提高编目的及时性和准确性，避免重复劳动，共享编目成果。查询实行计算机网络化和利用光盘后，使用者只需要十几秒钟就可以阅读档案原文，需要时还可以打印，大大节省查阅时间。

（5）服务方式多样化。档案管理部门要以计算机为依托，结合传统服务手段，开展多样化服务，满足用户的各种需求。一是开展定题跟踪服务。针对热门档案借取需求，分课题、专业提供定题跟踪服务。二是主动参与科研项目，利用档案优势，多提供综述、述评、研究报告等深层次的三次文献。三是提供复印、复制、录音、录像、光盘服务，为使用者在机上检索书目、篇名、文摘、全文、机读目录等提供联机检索服务，并提供电传互借、电子邮件等现代化的信息服务。四是用户掌握网络技术。档案管理可以电子阅览室为基地，对用户分级进行计算机网络技术培训。做好这一项培训工作，能增强用户运用计算机网络获取和交流信息的能力。

基于以上几方面考虑，笔者认为，如今，在当代信息飞速发展的情况下，原有传统档案资源不足以满足信息时代的发展要求，新的网络档案资源也难以完全取代实体档案，二者的资源调配和有机整合主要集中在档案信息资源体系的建设，及档案管理信息环境建设的优化过程中多种信息管理和服务的提供。

参考文献：

[1]陈忠海，孟祥喜.1997—2007年国内档案信息化建设研究综述[J].档案学通讯，2008（05）.

[2]张 锐.档案信息化理论体系建设的理性思考[J].档案学研究，2008（02）.

（作者单位：苏 悦 哈尔滨万达城投资有限公司;  杜丽杰 哈尔滨职业技术学院）