关于企业协同办公平台的设计与实现的探讨

李静

[摘 要]随着信息化技术应用日益深入，以及计算机、智能手机等现代电子科技产品的不断更新，每个企业都希望能随时随地了解和处理公司事务，信息沟通与协同工作越来越重要。本文主要阐述企业协同办公平台的设计与实现，使企业协同办公平台不仅成为一个协同办公软件，更成为易用的协同整合平台，提高办公效率和质量，进一步提升企业管理水平。

[关键词]企业管理；协同办公平台；设计；实现

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.062

[中图分类号]TP311.52 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）10-00-01

社会发展日新月异，当前社会已是网络社会，是信息化的社会。传统的手工办公模式耗时、耗力、繁杂、重复，而且离开办公室将很难处理，这些已经远远不能满足新形势下公司发展的需要。在信息化技术、高速发展的今天，企业协同办公平台的设计与实现，可以充分发挥人的创造力和想象力，克服传统办公模式的弊端，更好地为企业各项管理工作服务。

1 传统办公模式存在的问题

1.1 工作效率低下

传统办公模式下办公室人员不停地人工处理收文、发文、流转、督办、归档等繁杂、重复的工作。纸质文件需要领导做批示，一旦离开办公室，文件将无法及时处理。需分享的信息必须依次传阅，决策的制定和实施周期人为地延长，对工作缺乏监督、检查和评价，员工缺乏积极性。

1.2 沟通模糊、不畅

传统办公模式最普遍的是电话沟通，电话沟通虽然实时，但容易打断员工工作，且不可重现，出了问题相互推诿责任。

1.3 信息不能共享

各部门只与自己业务密切相关的部门有联系，企业内的各种信息被分成了一个个孤岛，有价值的经验和信息不能被共享。

1.4 管理成本高，办公资源浪费或闲置

存在几个部门做同一件事的现象，企业有限资源得不到充分利用；纸质办公造成纸张、设备、耗材及人员的极大浪费，办公设备不能共享，造成办公资源闲置；异地机构到总部汇报工作，造成交通费、电话费等办公费用增加。

1.5 企业的分支机构不能协同管理

分支机构得不到总部的及时支持与监管的现象，这将给企业带来巨大的隐患。

2 协同办公平台在企业办公中的作用

协同办公平台是一个沟通平台，是管理和协作的平台，是知识中心和应用运行支持的平台，从某种程度上说，协同办公平台就是员工随身的办公室。同时，在此平台上还能部署一些应用，如人事管理、ERP系统等，开发各种协同化的应用软件。

协同办公平台的作用主要体现在以下几方面。第一，减少手工方式产生的错误与信息不准确的现象；第二，消除信息孤岛，共享信息，提高企业资源的利用率；第三，支撑企业的管理和业务的运作，提升工作效率；第四，借助网络，通过手机、笔记本电脑等移动设备实现随时随地办公；第五，方便获取企业各种数据，为决策提供参考；第六，降低办公成本，节约办公资源。

3 协同办公平台的设计与实现

Java是目前使用最广泛、发展最迅速、认同度最高的企业级应用开发技术，相对其他技术，它具有安全、开放、稳定、跨平台等突出优势。协同办公平台主要包括任务管理、公文管理、档案管理、新闻管理、内部信息、会议管理等功能模块，符合企业办公习惯和特点，使用户轻松的完成日常办公工作。

为了使协同办公平台更人性化，更容易操作，更具有协同性，设计理念需要围绕工作流程、细节管理、灵活性以及可操作性几个基本要点出发，进行开发设计，使实现的协同办公平台不仅是一个协同办公软件，更是一个易用的协同整合平台。

3.1 流程化设计

工作流程是企业工作的程序和标准，如果企业没有工作流程，各工作环节的衔接就会出问题，进而引发一系列问题。所以协同办公平台的设计首先要从企业工作流程着手，按照工作流程和部门间的职责分工设计处理程序，将流程固化到协同中，从而杜绝职责不分、权限不清的现象。

3.2 精细化设计

协同办公平台必须兼容所有应用软件，包括办公软件、视频软件、图片软件、阅览软件等，而且还要适应电脑、手机等各种设备的不同操作系统，实质上就是“工作工具和管理工具”，要想达到很好的效果，顺畅运行，必须考虑所有细节，解决各种问题。

3.3 平台化设计

利用开发商提供的软件平台，快速构建其应用，把协同应用中共性的应用做到足够精致、足够灵活，并通过自定义平台快速构建简单的、个性化应用，各个软件中有大量的开发与自定义工具，能够最大程度地满足不同企业的个性化应用，帮助企业随机应变，不断扩展和延伸功能。

3.4 易用性设计

易用性设计体现在产品设计的每一个细节，需要企业亲身体验和感悟，没有考量标准，总体依照让用户尽量少写东西、少记东西、简洁、易操作、易理解的原则，最大限度地确保产品的易用性、可操作性。

主要参考文献

[1]李志刚，王光旭，关昌慧.机关事业单位办公自动化系统的设计与实现[J].硅谷，2012（23）.