浅议行政事业单位档案管理的创新思路

曹芮馨

[摘要]本文从行政单位档案管理建设的重要性出发，分析了档案管理的定义、档案的概述、档案建立需要具备的条件以及档案管理内容需要注意的问题，进而提出档案管理工作的创新侧率，对行政单位档案管理工作的后续发展和建设具有一定的指导意义。

[关键词]行政事业单位；档案；管理；创新思路

随着我国行政事业单位的转型、重构和重组取得显著效果，其档案工作也面临新的挑战。《中华人民共和国档案法》1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》明确指出我国档案工作的基本原则是“统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”但是从目前行政事业单位档案管理工作所反应的问题看，如何尽快找到最新最科学的档案管理办法是十分必要的。人事制度改革反应到档案工作上涉及到很多问题，特别是在现今档案专业人员缺乏，各单位管理档案的人并非档案专业毕业的专业人才而是其他科室调派的人这样的普遍情况下，如何规范行政单位档案管理工作，如何建立档案管理工作的长效性、保密性和可持续发展性，我们急需解决的问题还有许多。

一、档案概述

研究档案管理首先要知道档案的起源。档案的产生与文字有密切的关系，它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。从古老型载体档案如甲骨、金石、简牍、缣帛档案，到后来的传统型载体档案如纸质档案，再到现在广为宣传的新型载体档案如感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。档案管理的介质一直在更迭变换。但是它背后的意义，却在不同的时代背景下，披上了不同的含义。目前，对档案一次的定义是：档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。一份文件想要转化为档案需要具备三个条件：一是办理完毕；二是有查考利用价值；三是按一定规律保存。

二、档案管理內容及需要注意的几个问题

一份档案的建立，需要经过八个业务环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用。从事档案工作应注意的几个问题有这样几个方面：1.档案与文件的关系问题（文件是档案的前身，档案是文件的归宿）。2.反映基本职能活动的档案与其它档案的关系（突出前者）。3.档案的“动”与“静”的关系（档案具有潜在价值）。4.档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体化）。5.档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆）。6.传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子文件、双套制）。7、管理工作中人与物的关系。

三、档案管理的创新策略

1、提升档案管理意识，宣传档案管理法律法规。

档案管理工作遵循有法必依，依法必严的原则，各级行政事业单位需要提升整体档案管理意识，利用网络等新媒体手段大力宣传档案管理法律法规，端正单位内对档案管理的重视态度。尊重其严肃性、服务性、政治性和科学管理性的特性。端正档案管理的政治态度是其创新策略的根基，也是后续一切规范制度的根基。

2、规范档案管理职责，建立长效考评机制。

行政单位领导应明确档案管理职责，建立档案管理跟踪负责小组，确保责任落实到人，避免交叉做事的情况，科学建立长效考评机制，避免人员更迭引起的责任无人承担情况出现。严格执行奖惩制度，鼓励对档案管理工作献计献策的工作人员，对其在档案管理工作的吐出贡献可考虑作为后续一切工作提升的考核业绩。严惩在档案管理工作中投机的工作人员，严惩推脱职责不务实的工作人员。控制好各个档案管理岗位的工作衔接，参考国内外先进档案管理工作经验建立档案管理工作的长效考评机制。

3、确保档案管理经费投入，构建健康档案管理环境。

行政单位领导应建立档案管理工作固定维护经费，为档案管理工作构建健康的工作环境。档案管理工作是一向专业的，涉及单位人事等保密的细致工作。其电子和纸质档案材料需要定期进行维护更新，需要单位投入固定的维护经费。目前，各行政事业单位从事档案管理工作的多数不是固定的档案管理人员，人员流动频繁，整个档案管理环境非常不稳定，对单位整体的档案建设工作影响十分不好。各行政事业单位应设立确定的档案管理岗位，进行专人负责，建立专门的档案管理部门，形成阶梯式人才队伍建设，构建稳定、健康的档案管理环境。

4、完善档案管理相关工作人才队伍建设。

对已在档案管理工作岗位的人才进行档案管理专业只是培训，从现代化管理手段、管理理念、管理技巧、管理保密性等各个方面进行培训，在保留这批有经验的档案管理人员的前提下，灌输最新的管理知识。对新进的档案管理人员，人事部门应明确档案管理专业的大前提下进行聘用，并逐渐形成老、中、青的培养形式，为单位整体的档案管理建设建立专业的档案管理人才队伍。

5、特殊宣传行政事业单位档案管理保密工作理念。

行政事业单位工作因其体制建设的需要，其档案管理工作多数都是涉密的。档案管理工作需要有保密理念。杜绝一切泄密行为。

6、规范电子档案编号，建立科学、高效、现代化的档案管理流程。

当前，纸质档案管理材料因其查找不方便以及保存占用空间等制约因素，其使用正受到限制。档案管理整体偏向建立电子档案管理。我国行政事业单位进行电子档案管理的建立需要严格遵循档案管理的特性条件下，还要注意形成具有我国行政事业单位可持续发展特色的管理体制。

结语

行政单位有其独特的体制建设过程和体制建设特点，档案管理是记录整个单位建设历程和人事历程的档案存档工作，其科学的建立和可持续的维护事关整个单位的建设成绩。具有不可替代的作用。各级行政事业单位需要高度对其进行重视。本文对行政事业单位档案管理工作的创新性提出的几个策略是结合日常档案管理工作提出，旨在希望在行政事业单位内建立一支高效、科学、严谨、专业的档案管理人才队伍，形成一种健康、可持续发展的档案管理体系，希望对后续档案管理工作的开展具有抛砖引玉的作用。

参考文献

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