刍议城建档案管理工作

吴锦源

摘 要我们要立足我国城建单位管理的现状，吸收和借鉴优秀的研究成果，不断适应城建档案理工作的新形势，逐步完善城建档案管理工作，使之走上科学化、规范化和法制化的道路。 本文分析了城建档案管理工作中存在的问题，并对城建档案管理工作提出了相应的对策。

【关键词】城建；档案管理；分析

1 存在的问题

1.1 城建档案管理队伍管理意识薄弱。

1.1.1 建设单位对城建档案重要性认识不充分

城建档案是在城市规划建设与管理过程中直接形成的，对国家和社会具有极大保存价值的文字、图纸、图表、声像等各类载体的文件材料，是城市丰富的历史文化资源。而一些建设单位重建设、轻档案的思想严重，他们只注重工程的投资、工艺、质量等问题，对建设工程档案是否完整、真实等重视不够，没有把档案管理提到正常的工作范围，更没有建立一套规范的管理机制。

1.1.2 建筑行业档案管理人员专业水平有待加强

在建筑行业中，许多资料员由施工员兼职，他们对城建档案的建立、整理的水平较低，对归档标准、要求没有具体的掌握，使工程档案与建设工程难以同步形成，工程档案资料接收时产生资料不全、零散、遗漏、丢失等现象。

1.1.3 有关部门对城建档案工作不重视，无法提供严谨的职能管理作用

城建档案的收集、保管工作需要建设行政管理部门和有关部门的相互协作，密切配合，城建档案部门并不能独立完成。虽然，国家有关法规明确规定：建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管或其他相关部门移交建设项目档案。但在具体实施过程中，除了一般的建设工程由于要工程备案而必须取得建设工程档案合格证外，其他的档案门类，由于其行业的跨度、法规的制约，特别是对与城市安全息息相关的电力、通信、地下管线等重要工程项目都不能及时接收进馆。

1.2 城建檔案管理队伍缺乏专业的有经验的档案工作人员

1.2.1 现有从事档案管理工作的人员已无法满足工作需要

随着建设工程量的不断增加，城建档案馆的档案接收、管理、利用工作压力倍增，造成工程项目档案入库存档缓慢，许多急待实施的工作，如工程声像档案采集、现场档案业务指导、城建档案编研、地下管线档案接收、经常性的档案业务培训、档案数字化建设等，都因专业技术人员缺少而无法深入开展。

1.2.2 严重缺乏技术人才

由于建设系统管理范围较宽，涉及的技术较广，信息化建设要求较高，现有人员无法满足信息化建设工作的需求，对建设系统信息化建设的发展造成了极大的困难。

1.3 城建档案管理缺乏安全保障

1.3.1 自然因素

包括保存档案的管理体制、物质设施和防护设施。一般来说，各个城建档案馆都会有特定的保存场所，专门的管理机构，以及相应的管理体制。其安全困境一方面在于管理体制不顺，机构重叠，职能交叉等，使城建档案不能统一集中管理，流失严重；另一方面在于防火、防盗设施的缺乏。

1.3.2 人为因素

主要体现在网络技术的开发与应用。网络技术为城建档案高效服务提供了最佳途径，加快了城建档案信息资源的收集并促进资源的及时沟通与交流。同时，利用网络发布信息，使城建档案信息资料共享成为现实，可大大提高工作效率。但是个别电脑黑客利用一些破坏程序干扰正常的档案管理工作，如窃取资料，破坏数据库，造成无法挽回的损失。

1.4 城建档案管理缺乏现代化数字信息技术

“重复建设”是城建档案数字化存在的主要问题。相互封闭性的开发，致使软件的通用性较差，为信息的交流和先进技术的提升带来了极大的困难。更重要的是财力的浪费。“观念束缚”是制约城建档案数字化的主要瓶颈。部分城建档案馆的工作人员一心想少花钱， 甚至不花钱，找技术水平较低、缺乏专业经验的软件开发人员来做，等开发完后才意识到是一堆过期的“ 演示软件”。管理体制不顺是城建档案数字化难于实践的关键。从商业角度来看， 城建档案的上级业务（主管）部门应当统一配发相关软件，而目前仅有指导和检查业务的职能， 无力推动下级业务部门的事业发展。

2 完善工作对策

2.1 切实加强城建档案管理队伍建设

首先，提高档案管理人员的思想政治素质。城建档案管理人员要树立正确的人生观、价值观，以高度的责任感和事业心，勤勤恳恳，兢兢业业地做好档案工作。要以档案事业为重，树立全心全意为人民服务的思想，甘当无名英雄。要团结协作，互相尊重，互相理解、密切配合；其次，提高档案人员的业务素质。主要包括：编目能力、编研能力、馆藏熟悉能力、社会需求探知能力、信息服务能力等。城建档案工作者既要有城市建设方面的知识，又要有档案管理方面的知识。要掌握相关工程技术知识、多媒体知识、通讯技术、信息处理技术。要加强《档案管理学》、《科技档案管理学》等理论知识学习，熟悉档案管理的各个业务环节和基本技能。再次，提高档案人员的现代意识和创新精神。

21 世纪是信息快速传递和快速增长的时代，要求档案管理者必须树立信息观念，利用网络技术管理档案，改进管理方式和方法，提高管理水平，实现档案管理的科学化、现代化。同时，要求档案工作人员树立创新意识，克服墨守陈规、自我封闭的思想，积极发挥主观能动性和创造性，努力探索档案工作的新模式、新途径，增强市场意识和竞争意识，学会利用市场规律来开发利用档案，按照信息市场的要求提供高质量的档案服务。

2.2 促进城建档案管理向数字化方向转变

改变城建档案保管方式。由于数字化城建档案载体的特殊性，其保管工作要注重档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑，主要抵御自然灾害和突发事件。而信息安全则需要（采取）一系列措施保证数字档案的可读性和可利用性，对设备更新情况进行跟踪，在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上，同时，为防止信息丢失，被非法更改等，尤其在网络环境中，更应该注意共享和保密，逻辑性处理与物理存储等问题。

3 结语

随着城市建设进程的加快，反映城市建设的档案将会越来越多，因此我们要不断加强档案管理工作，坚持走科学化发展道路，践行科学发展观，加强对从业人员的培训工作，加快档案管理的立法工作，制定适合实情的管理制度，确保档案管理工作健康、快速发展，只有这样才能更好地发挥城建档案为城市建设管理服务的水平，才能保证实现城建档案的现代化管理。

作者单位

浙江省岱山县档案管理处 浙江省岱山县 316000