医院档案管理中权变管理理论的应用探析

李娣

摘 要：医院档案作为一种特殊的资源，对医院的发展有着极为重要的作用，档案是医院医疗技术与管理经验的总结，加强对档案的管理，保证档案的完整性对医疗工作的展开有重要意义。因此档案管理人员更要运用科学的管理方法对档案进行保管，本文主要阐述了权变管理理论的主要内容以及医院档案管理中权变管理实施的意义，探究权变管理在医院档案管理中的应用。

关键词：权变管理理论；医院档案管理；应用

1 概述

权变管理理论是20世纪70年代在美国形成的一种管理理论。这一理论的核心是研究组织的各子系统内部和各子系统之间的相互联系，以及组织和其所处的环境之间的联系。权变理论为人们分析处理管理问题提供了一种新思路。它要求管理者根据组织的具体条件极其面临的外部环境，灵活地处理各项具体管理业务[1]。使管理者能够更注重实际情况，在分析内部环境与外部环境的基础上，提出相应的灵活的管理策略，使管理活动更加实际有效。美国尼布拉加斯大学的卢桑斯教授提出，权变管理理论把环境的作用具体化，使得管理实践与管理理论紧密结合。权变管理理论从宏观的角度去思考管理方式，这种理论，实际上是一种因地制宜的管理理论[2]。

2 医院档案管理中权变管理实施的意义

2.1 权变管理理论能够使医疗档案管理的作用得到更好的发挥。医院的档案是对医院发展历程的一种记录，它是现代医院管理的一部分，能够从各个角度展现医院不同历史背景下的重要工作、人物与事件。在医院的各种活动中积累沉淀下来的极具价值的文件、图表以及录音录像等各种档案资料是医院的宝贵财富，有丰富的文化内涵和参考价值。对医院档案资源的有效管理，可以极大地推动医院管理科学化程度，建立先进的现代医院管理体系。医院通常设有综合档案管理室，管理医院党政文书、人事记录、会计记录以及基建档案等。病案在医院中有着一定的特殊性，存放于病案保管室。依据档案管理的基本理论，档案管理是一个与外界有直接的信息交换和制约关系的开放系统，并且不断和外部环境发生能量和要素的交换[3]。

2.2 能够有效解决医院档案管理中出现的问题。医院工作以治疗工作的开展为重心，主要活动集中在如何提高医疗水平和对医疗环境的改善中。档案管理工作在以往的医院组织管理中往往不被重视。近年来，由于档案目标管理评审活动的开展，医院对档案管理工作的重视程度也在不断增加，但在对医院档案管理过程中仍然有很多不足。主要表现在：一是档案的分散管理，缺乏有效的系统监管。在医院的发展中，各地区的医院都能够做到从自身实际出发，制定出符合医院发展现状的管理制度，但在医院档案的管理方面，涉及档案管理的制度并不完善，档案管理人员的责权划分也不明显，使得部分档案文件仍然分散在科室或者个人手中，档案资料的收集整理迟滞。二是管理制度不健全、管理水平低。医院的发展规划中并没有对涉及档案管理的部分管理制度作出明确的指示，没有专业的档案管理工作人员对档案进行科学系统的收纳整理，档案室的开放进度缓慢，档案管理工作与医疗业务的发展不同步，这些问题都严重制约了档案管理水平的进步，同时也对医院基础设施修缮和后续医疗技术的发展产生影响。

2.3 能够促进医院文化的发展、培育优秀的医院文化。培养医院文化需要从对医院发展历程的了解与对传统医院文化的继承和发展开始。医院档案是医院历史文化的载体。医院文化体现的是医院的人文精神，是医院办院宗旨的所在。

档案对医院的历史、重要人物与发展历程都做了详尽的记录，对这些档案的开发，有利于医院工作者对医院文化精神的深入了解与继承发扬。

3 权变管理在医院档案管理中的应用

3.1 在医院档案管理观念中的应用。权变管理理论要求档案管理工作者的管理理念随着外部环境的变化而变化，新的《全国档案信息化建设实施纲要》指出，档案信息化建设要与国家信息化发展步调一致，适应档案事业发展的要求，促进档案事业的可持续发展。这就要求档案管理者在管理档案的同时，运用权变管理的思路，注意与外部世界的沟通，时刻关注新的政策与技术在档案管理工作中的作用，并运用到医院档案管理中去。

3.2 在医院档案管理的组织结构中的应用。权变管理理论要求档案管理工作者既要把档案管理工作看成封闭的，维护好档案资料的完整性，又要把档案资料看做是开放的，做好借阅工作。权变管理理论对医院档案管理工作的组织结构产生了极大的影响[4]。在医院的发展过程中，档案工作部门对档案的管理就不再局限于档案保存与维护，而且要注重档案资源的开发，避免档案资源的浪费。

3.3 在醫院档案管理的人员管理中的应用。医院的工作量大，部门结构复杂，在不同的时期医院各项档案存积在不同的部门，随着医院的发展、组织结构的调整，医院档案资料的完整性受到威胁。这种现状，对现代医疗事业的发展和档案资源的开发都有着不利影响。医院档案管理是一个过程，要注意对管理人员组织的培养，对人员的选拔录用也要遵从权变管理理论的要求。首先是要依据权变管理理论的指导制定出符合当前实际的管理政策，就医院档案管理工作而言，可以设立一个单独的档案室，由专业人员进行档案维护和管理[5]。其次，要依据管理人员的层次进行管理，明确责权，防治医疗资源的滥用与浪费；再次要运用权变管理理论对档案管理工作者进行培训、录用与奖惩。

4 总结

综上所述，权变管理理论的实施对医院档案管理有着积极的作用，它能够积极的、全面的促进医院档案管理事业的发展，保证医院档案资料的完整性与有效开发。因此，在当代管理工作中，依据各地区的实际情况，重视权变管理理论的指导，对传统档案管理模式的不足进行反思。针对医院发展的内部环境与社会环境的变化，采用不同的管理模式，使档案在医疗事业中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]张秀玲.现代医院档案管理体会[J].经营管理，2010（1）：87.

[2]姜月仙.新形式下医院档案管理现状分析与对策[J].医学信息，2010（1）：96-97.

[3]苏艳梅.浅谈档案管理在医院管理中的重要地位与作用[J].临床医药实践，2010（1）：106-108.

[4]林清.加强医院档案信息化管理工作的探讨[J].医学信息，2010（11）：3958-3959.

[5]王凡，李金梅，魏海建.加强医院档案管理的探讨[J].中国临床研究，2010（3）：258-259.